Kako koristiti To Do u Outlooku s Microsoft 365 za svoju prednost u produktivnosti

Microsoft Outlook ima integraciju s To Do, alatom za upravljanje zadacima koji vam može pomoći da budete malo produktivniji. Evo kako ga možete koristiti.

• Prikaz "Moj dan" omogućuje vam dodavanje zadataka koje želite izvršiti svaki dan
• Prikaz "Važno" omogućuje dodavanje važnih i hitnih zadataka
• Prikaz "Planirano" vam omogućuje dodavanje zadataka za budućnost
• Također možete vidjeti zadatke iz e-pošte i Microsoft Planner s odjeljcima "Dodijeljeno vama" i "Označena e-pošta"

Ako ste pretplatnik na Microsoft 365 Personal, Family ili Business, možda ste primijetili malu kvačicu u donjem desnom kutu poštanskog sandučića kada ste gledali bočnu traku u Outlooku na webu. Ako također kliknete prekidač Isprobajte novi Outlook, ovo je veza koja će vas odvesti da isprobate integraciju pregleda s To Do, novim Microsoftovim alatom za upravljanje zadacima.

Ovaj alat je nešto što bi vlasnicima malih tvrtki, studentima, roditeljima ili nastavnicima moglo biti od koristi. Može povući vaše važne označene e-poruke, pokazati vam stvari koje su planirane, pa čak i povući vaše zadatke u Microsoft Planner. Evo pogleda na sve to i kako to možete iskoristiti za svoju produktivnost.

Moj dan i zadaci koje treba obaviti

Prva stvar koja se primjećuje u To Do je ono što je poznato kao "Moj dan". Moj dan je svježi čist list za dodavanje određenih zadataka koje želite izvršiti svaki dan. Možete ručno dodati uobičajene zadatke pomoću gumba Dodaj zadatak ili možete vidjeti predložene planove puta i druge stavke za svoj dan pomoću ikone žarulje na vrhu zaslona. Prijedlozi će se grupirati prema Jučer, Kasnije i Ranije, na temelju toga kada Završetak smatra da biste ih trebali dodati. Možete kliknuti ikonu + pored zadatka da biste ga dodali ili okvir u krug da biste ga dovršili. Ostale opcije dostupne na stranici Moj dan uključuju opcije za sortiranje. Vidjet ćete opcije za sortiranje prema važnosti, datumu dospijeća, abecednom redu ili datumu izrade.

Također je važno napomenuti odjeljak "Zadaci" u Zadacima. Ovo se pojavljuje na dnu bočne trake i vaš je popis svih stvari koje ste dodali za učiniti iz svih kategorija o kojima ćemo dalje raspravljati.

Važno u To Do

Sljedeće u To Do je ono što je poznato kao "Važno". Važna je zbirka zadataka koje ste označili kao hitne, recimo prisustvovati tom važnom sastanku, ocjenjivati ​​papire ili čak nahraniti mačiće. Oni će dobiti dodatnu vizualnu pažnju zahvaljujući ikoni zvjezdice koju ćete vidjeti pored njih. Međutim, važni zadaci funkcioniraju kao i drugi zadaci. Nakon što ga izradite pomoću gumba Dodaj zadatak, vidjet ćete da popunjava popis i možete ga označiti kao važan zvjezdicom. Moći ćete ga dovršiti klikom na potvrdni okvir kruga. Svi zadaci u To Do imat će i ikonu pored zadatka koja će vam reći odakle je došao --- bio to Moj dan ili e-mail.

Planirano u To Do

Treće područje u To Do je ono što je poznato kao planirano. Kao što ime govori, planirani zadaci su zadaci za budućnost. Ove zadatke možete stvoriti pomoću ikone +, a zatim kliknite na dodaj. Nakon dodavanja, možete promijeniti datum dospijeća tako da kliknete desnom tipkom miša i odaberete drugi datum. Tradicionalni lijevi klik na zadatak će vam u međuvremenu dati opcije podsjetnika, korake i više opcija za postavljanje drugog datuma. Možete čak priložiti datoteke ili ostaviti bilješke ako je potrebno.

Dodijeljena vama i označena e-pošta u Zadacima

Ako je vaša mala tvrtka ili škola pretplaćena na Microsoft 365 i koristi Microsoft Planner, onda je ovaj odjeljak Zadatka za vas. Odjeljak "Dodijeljeno vama" prikazat će vam zadatke koje vam je dodijelila uprava putem To Do ili Microsoft Plannera.

Možda ćete ga morati vidjeti tako da kliknete gumb Stvori u skočnom prozoru na bočnoj traci da povežete svoj račun Plannera sa Zadatkom. Nakon postavljanja, svi zadaci Planera prikazat će se u Zadacima. Čak možete vidjeti i stare klikom na . . . a zatim odabirom Prikaži dovršene zadatke. To je zgodna mala značajka koja vam daje dobar poticaj produktivnosti i uvid u sve zadatke koje trebate završiti za taj dan.

Također ćemo razgovarati o odjeljku označene e-pošte. Ako ste označili bilo koju e-poštu u Ourlooku, ona će se pojaviti u ovom odjeljku Zadatka. Odavde možete desnom tipkom miša kliknuti zadatak da ga dodate na popis "Moj dan", uklonite važnost ili promijenite rok. Doube klikom na nju u međuvremenu će vam pokazati informacije iz poruke i omogućiti vam da je otvorite u Outlooku. Opet, to je lijep mali prečac da izbjegnete klikanje na više stvari da biste pronašli ono što je važno.

Ostali aspekti To Do

Dotaknuli smo se temeljnih aspekata To Do, ali također možete iskoristiti funkciju popisa usluge. Nakon što dodate zadatak u Zadatak, možete stvoriti popis za njega. Recimo, ako je zadatak ići u kupovinu, možete desnom tipkom miša kliknuti zadatak, a zatim stvoriti popis za njega. Popis će se prikazati na bočnoj traci i moći ćete provjeriti stvari dok ih dovršite. To je stvarno izvrstan način upravljanja kompliciranim situacijama, poput ocjenjivanja radova ili čak popisa stvari.

Ako smatrate da su Zadaci korisni, javite nam u komentarima u nastavku. I slobodno provjerite naš centar vijesti , gdje govorimo o drugim Microsoft 365 aplikacijama i uslugama.