Siga estes pasos para xestionar mellor os seus activos dixitais

Cando se trata de xestionar unha empresa, pronto descubrirás que moitos aspectos requiren unha atención e análise especial. A xestión de activos dixitais refírese ao proceso de organización dos bens dixitais dunha empresa. Isto inclúe o logotipo, as imaxes, os papeis brancos, os casos prácticos e outros tipos de contidos. Dado que son valiosos para unha empresa, faise súper esencial almacenalos e supervisalos. É por iso que imos presentarche algúns consellos sorprendentes sobre a xestión de activos dixitais.

Contidos

• 1 1. Constrúe unha biblioteca
• 2 2. Manteña a seguridade na parte superior da lista de verificación
• 3 3. Facilita a navegación
• 4 4. Usa modelos aprobados pola empresa
• 5 5. Deshacerse do contido antigo
• 6 6. Consulte o seu equipo
• 7 7. O mantemento é a clave

1. Construír unha biblioteca

Pode ser difícil atopar ficheiros importantes se non tes un cartafol centralizado que conteña todos os datos necesarios. Ademais, tamén aumenta as posibilidades de perder documentos que conteñan información esencial. Entón, as marcas deben construír unha biblioteca e manter todo nun só lugar. Non obstante, se queres simplificar aínda máis o proceso, o mellor é ir co mantra menos é máis. Deste xeito, pode proporcionar acceso limitado aos datos a diferentes empregados.

2. Mantén a seguridade enriba da lista de verificación

Tanto se se trata dunha tarxeta de visita como do PDF dunha empresa, cada activo dixital é igual de valioso. Polo tanto, é moi importante protexelos. Asegúrate de invertir unha boa cantidade de tempo en dar acceso protexido por contrasinal aos teus ficheiros e cartafoles. Ademais, segue cambiando os contrasinais regularmente. Isto garante que os ex-empregados non teñan rastro de información sobre a súa empresa.

3. Facilita a navegación

Na maioría das veces, os empregados leva moito tempo navegar por centos de ficheiros e cartafoles só para atopar unha imaxe. Polo tanto, para evitar calquera confusión, asegúrate de xestionar e ordenar o contido de forma máis sinxela.

Sen un sistema concreto de xestión de activos dixitais, os datos confidenciais da túa empresa poden estar en xogo. Polo tanto, é importante manter un control dos empregados que teñen acceso aos ficheiros. Se queres xestionar os activos da túa marca , a mellor forma de facelo é investindo en software que facilite moito a navegación polo proceso. Descubrirás que hai opcións fiables en liña que debes buscar.

Isto inclúe engadir datas, etiquetas, palabras clave e ter unha xerarquía de cartafoles óptima que facilita a personalización do contido. Isto pode ser utilizado posteriormente polos outros membros do equipo tamén.

4. Use modelos aprobados pola empresa

Tanto se se trata dunha presentación de PowerPoint como dun documento de Word, cada empresa ou empresa ten unha estrutura estrita que hai que seguir. O mellor destas estruturas é que están preconstruídas e, polo tanto, os teus empregados non terán que reelaboralas unha e outra vez. Tamén lles impide cometer grandes erros.

A pesar de ter un modelo aprobado pola empresa, sempre hai espazo para engadir un pequeno xiro e personalizar as presentacións ou documentos.

5. Deshacerse do contido antigo

É esencial actualizar os activos actuais e mantelos dispoñibles. Non obstante, moitas empresas non senten a necesidade de desfacerse da información obsoleta. Sobrecargan os sistemas, o que finalmente afecta a produtividade dos seus empregados.

O obxectivo principal dun sistema de xestión de activos dixitais é axudar ao teu equipo a atopar datos rapidamente. Pero cando o sistema está sobrecargado con datos non desexados, pode resultar unha enorme barreira á hora de cumprir os prazos e a finalización das tarefas. Ademais, tamén ocupa moito espazo o que ralentiza aínda máis a eficacia da busca.

6. Consulte o seu equipo

Antes de lanzar un sistema DAM para a súa organización, é mellor falar sobre iso cos seus empregados. Isto aclarará as súas dúbidas e terán unha mellor visión de como funciona. Ademais, guíalles calquera pauta que os anime a traballar de forma intelixente mentres usan cartafoles compartidos. Dálles unha breve información sobre quen todos poden acceder a diferentes ficheiros e cartafoles para evitar calquera confusión.

7. O mantemento é a clave

Unha vez que o teu sistema de xestión de activos dixitais estea listo para funcionar, debes mantelo. Axuda a detectar problemas menores e evita que se convertan nunha gran desorde. Dado que os activos dixitais nunca deixarán de crecer, tamén se aconsella manterse actualizado coa tecnoloxía e as posibles ameazas.

Un sistema de xestión de activos dixitais axuda ás organizacións a controlar os datos importantes en tempo real. Permite entregar o contido adecuado ás persoas adecuadas. Ademais, os empregados poden rastrexar e comprobar facilmente se o sistema funciona de forma eficiente. Se estás pensando en integralo na túa organización, recibe axuda dos pasos mencionados anteriormente.