Os 3 principais consellos para a conversión da túa oficina a sen papel

Elixir converterse no papel sen papel é un gran paso para moitas oficinas hoxe en día. Non só é unha opción ecolóxica para a túa empresa, senón que tamén é unha excelente opción para organizar e coidar certos documentos na oficina. Aquí tes algúns dos nosos mellores consellos para a túa conversión a sen papel.

Contidos

• 1 1. Tómao despacio
• 2 2. Teña o software adecuado preparado e esperando
• 3 3. Decide que arquivar

1. Tómao despacio

Unha das peores cousas que podes facer aquí é completar a transferencia demasiado rápido. Isto debe ser o máis lento e metódico posible. Se es demasiado rápido, existe o risco de que algo se perda facilmente. Cómpre ir despacio para estar seguro de que todo se contabilizou correctamente.

Podería decidir xestionar o departamento de conversión por departamento ou de calquera outra forma que considere conveniente. Non obstante, decide facelo, asegúrate de que ningún documento quede atrás. Debe asegurarse de que todo se converta a un formato sen papel. Pode ser incriblemente trivial ou pode ser un dos ficheiros máis importantes da túa oficina. Todos merecen o mesmo coidado e atención durante a conversión a un sistema sen papel.

2. Teña o software adecuado preparado e esperando

Antes de comezar a conversión, cómpre asegurarse de ter instalado o software axeitado. Ao escoller algo como o software CAFM , terás todo o que necesitas para garantir que a conversión de copia impresa a copia dixital se faga sen problemas.

Non é tan sinxelo como facer o cambio para quedar sen papel. Debes asegurarte de ter a infraestrutura adecuada para substituír algúns dos procesos que poderías ter xestionado anteriormente en papel. Asegúrate de que este software é intuitivo e doado de usar, e estea preparado para adestrar aos teus empregados sobre el para que a transferencia pase sen problemas.

3. Decida que arquivar

Só porque estea facendo un cambio á versión sen papel non significa necesariamente que vaia destruír todos os documentos que se moven ao novo sistema. Aínda que estarás dixitalizando moitos deles, hai algúns dos que tamén queres conservar as copias en papel. Os exemplos poden incluír contratos importantes ou outros documentos similares.

Con estes, é importante que estean debidamente arquivados e arquivados para a súa conservación. Se optas por destruír un documento , asegúrate de facelo correctamente, especialmente se o ficheiro contén algún tipo de información confidencial.

Elixir converterse nunha oficina sen papel é un gran movemento, pero é un que levará moito coidado e planificación. Tómese o tempo para atopar o camiño e o ritmo correctos para o seu negocio neste esforzo, especialmente se aínda está a traballar como sempre mentres se realiza a conversión. Con moito traballo, pronto estarás rematado e listo para embarcarte neste novo capítulo sen papel na historia da túa empresa.