Consellos útiles sobre como organizar as reunións virtuais do xeito correcto

As reunións virtuais fixéronse máis comúns, especialmente durante a pandemia, cando a maioría da xente comezou a traballar a distancia. Algunhas empresas teñen oficinas en todo o mundo polo que adoitan realizar reunións en liña para comunicarse de forma eficaz.

Sería moi difícil conectarse cos teus colegas, clientes ou empregados sen aplicacións de reunións virtuais. Para levar a cabo unha reunión virtual do xeito correcto, hai que ter en conta algunhas cousas, que se comentarán neste artigo.

Contidos

• 1 Elaboración dunha lista de verificación de reunións
• 2 Elixir a plataforma correcta
• 3 Comunicación e compromiso

Elaboración dunha lista de verificación de reunións

É importante entrar nas reunións virtuais tendo un plan en mente para facer uso do teu tempo tal e como o farías nunha reunión presencial. En primeiro lugar, cómpre establecer os obxectivos e metas que lle gustaría acadar nesta reunión. Escribe todos os puntos que queres tratar na axenda da reunión para manter as cousas organizadas e levar a cabo unha sesión de reunión sen problemas.

Anota quen será o anfitrión da reunión e quen introducirá un determinado tema. Escribe estes nomes xunto a cada punto de conversa na axenda da túa reunión. Despois de rematar, envía esta axenda por correo electrónico a todos os posibles asistentes con antelación para darlles a oportunidade de revisala e animarlles a preparar preguntas sobre eses temas.

Escollendo a plataforma correcta

Existen numerosos programas de reunións en liña que a xente usa en todo o mundo para realizar as súas reunións virtuais. Para escoller o correcto, hai que ter en conta algúns factores. Se a túa empresa quere realizar encontros virtuais para grandes eventos, intenta buscar unha plataforma específica para este fin.

Para reunións diarias habituais, busca un programa que che permita gravar as reunións para futuras consultas ou, se alguén se perdeu a reunión, pode revisalo máis tarde. Algúns programas conteñen un chat lateral para facer preguntas ao orador sen interromper a súa fala. Ás veces, a xente quere facer varias preguntas ao mesmo tempo, e se falan á vez, isto pode interromper a reunión e perder o tempo.

Outra característica útil é ver se o programa che permite sincronizar os horarios das reunións co teu calendario en liña. Facilita invitar persoas á reunión e envía recordatorios automáticos a cada persoa.

Algúns programas permítenche engadir o logotipo da súa empresa e os temas de cores nas salas de reunións virtuais para que reflicta a súa identidade profesional cando se reúna cos clientes. Outras funcións, como o envío de cuestionarios e xogos aos teus empregados durante a reunión, poden axudar a facelo activo e animar á xente a participar. Necesitará todas as ferramentas posibles para garantir que a xente participe activamente nunha reunión virtual.

Comunicación e Compromiso

Para garantir que a reunión se desenvolva sen problemas, debes establecer algúns puntos básicos de etiqueta de reunión que todos os asistentes deben seguir. En primeiro lugar, decide como poden facer preguntas os asistentes cando alguén está a falar.

Deberían premer o botón "levantar a man" ou facer as súas preguntas no chat? En calquera caso, pídelles aos asistentes que premen o botón de silencio cando alguén fale para bloquear os ruídos de fondo e que falen só cando o anfitrión lles pida que participen na conversa para evitar interrupcións.

Teña en conta que pode haber diferenzas nas velocidades de conexión a Internet, o que provoca atrasos e interrupcións na fala que poden levar moito tempo. Asegúrate de dedicar uns minutos a preguntar como está a xente antes de comezar a reunión. Podes manter unha conversa amigable durante cinco minutos para conectar cos teus empregados e permitirlles comunicarse entre eles.

Involucrar aos asistentes a participar nunha reunión virtual pode ser complicado. Se os empregados tenden a durmir durante as reunións presenciais, como pensas que actuarán nas reunións virtuais? Asegúrate de chamar a cada persoa polo seu nome para chamar a súa atención e facer unha pregunta aquí e alí.

Se cres que unha persoa non responde ou non participa no chat lateral, permítelle que fale de cando en vez e pídalle que participe na conversación. Isto fará que outros presten atención tamén, no caso de que lles fagas unha pregunta. Tamén lles fai sentir que quere escoitar a súa opinión na reunión.

O importante en calquera reunión virtual é asegurarse de que cada persoa participe unhas cantas veces ou tanto como o permita. Permite que cada persoa fale polo menos unha vez na reunión e anímaa a escribir preguntas no chat lateral.

Tamén é útil realizar unha reunión divertida polo menos unha vez ao mes para que as persoas poidan familiarizarse, facendo que as reunións se desenvolvan de forma máis natural.