Sähköpostin salaaminen Outlookissa Windows 11:ssä ja sen verkkoversiossa

Jos käytät Windows 11: ssä Outlookin työpöytäsovellusta tai verkkoversiota, voit salauksen avulla lisätä ylimääräisen suojauskerroksen muille lähettämiisi sähköposteihin ja suojata arkaluonteisia viestejäsi ja tiedostojasi. Tässä oppaassa näytän, miten tämä tehtävä suoritetaan.

Vaikka Outlook.com-osoitteesi kautta lähettämäsi sähköpostit käyttävät erityyppisiä suojauskerroksia (kuten Transport Layer Security (TLS) ) laitteesi ja Microsoftin palvelimien välisen yhteyden salaamiseen tietojen suojaamiseksi siirron aikana, nämä ovat vain perussuojausominaisuuksia.

Jos sinulla on Microsoft 365 Personal- tai Family -tilaus , Microsoft tarjoaa myös ominaisuuksia sähköpostiesi sisällön salaamiseen sekä siirron aikana että tallessa. Tämä tarkoittaa, että sähköpostiviesti ja liitteet sekoitetaan lukukelvottomaan muotoon, jonka vain aiottu vastaanottaja voi lukea oikealla salausavaimella.

Tässä oppaassa näytän vaiheet salattujen sähköpostien lähettämiseen Outlook.com-, Hotmail.com-, Live.com- tai MSN.com-sähköpostiosoitteella Outlook-sovelluksessa tai Microsoft-palvelun verkkoversiossa.

Lähetä salattuja sähköposteja Outlook-sovelluksella ja -verkkoselaimella

Lähetä sähköpostiviesti täysin salattuna Outlook-sovelluksen tai -verkon kautta seuraavasti:

1. Avaa Outlook- sovellus (tai verkkoversio).

    

    

2. Napsauta Uusi -painiketta kirjoittaaksesi uuden viestin.

3. Napsauta Asetukset -välilehteä.

4. Napsauta Salaa- painiketta.

5. (Vaihtoehto 1) Valitse Älä lähetä edelleen -vaihtoehto viestin ja tiedostoliitteiden salaamiseksi.

   Pikahuomautus: Tätä vaihtoehtoa käytettäessä Microsoft 365 (Office) -asiakirjat Wordista, Excelistä, PowerPointista jne. pysyvät salattuina lataamisen jälkeen. Vastaanottaja voi kuitenkin ladata muita tiedostoja, kuten PDF-tiedostoja ja kuvia, ilman salausta.

6. (Vaihtoehto 2) Valitse Salaa- vaihtoehto viestin ja tiedostoliitteiden salaamiseksi.

   

   Pikahuomautus: Tätä vaihtoehtoa käytettäessä viestit pysyvät salattuina eivätkä poistu Microsoft 365 -säilöstä. Vastaanottaja voi ladata liitteet ilman salausta Outlook.comista tai mobiilisovelluksesta. Jos he kuitenkin käyttävät kolmannen osapuolen sähköpostiohjelmaa, tiedostojen lataamiseen Microsoft 365 Message Encryption -sivustolta vaaditaan salasana.

7. Kirjoita viestisi.

8. (Valinnainen) Määritä tiedostoliite.

9. Napsauta Lähetä - painiketta.

Kun olet suorittanut vaiheet, vastaanottaja voi lukea ja vastata salattuihin viesteihin normaalisti Outlook-sovelluksen tai Outlook.com-sivuston avulla.

Voit aina napsauttaa "Poista salaus" -painiketta poistaaksesi suojausominaisuuden tietyltä sähköpostilta ennen sen lähettämistä. Jos olet jo lähettänyt viestin, et voi poistaa salausta, mutta voit aina lähettää toisen salaamattoman viestin.

Sähköpostin salaus eri vastaanottajille

Kun lähetät salatun sähköpostin ja vastaanottaja käyttää kolmannen osapuolen sähköpostisovellusta, hän saa erillisen viestin, jossa on ohjeet salatun sisällön käyttämiseen. Jatkaakseen hänen on kirjauduttava sisään Microsoft-tilillä tai Microsoft 365 -tilillä.

Jos vastaanottaja käyttää Gmailia tai Yahoo Mailia, hän voi käyttää viestiä kirjautumalla sisään omilla tileillään. Vaihtoehtoisesti hän voi käyttää sähköpostissa annettua väliaikaista salasanaa.

AOL:n tai muiden harvinaisempien sähköpostipalveluntarjoajien kohdalla vastaanottajan on käytettävä väliaikaista salasanaa salatun viestin lukemiseen.

Liitteiden käyttöoikeudet

Jos valitset ”Salaa” -vaihtoehdon, Outlook.comia, Hotmail.comia, Live.comia tai MSN.comia (Outlookin verkkoversion tai työpöytäsovelluksen kautta) käyttävät vastaanottajat voivat ladata liitteitä ilman lisäsalausta.

Muita sähköpostipalveluita tai -ohjelmia käyttävien vastaanottajien on kuitenkin käytettävä salasanaa ladatakseen liitteitä Microsoftin latausportaalista.

Kun valitset Älä lähetä edelleen -vaihtoehdon, Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostot pysyvät salattuina, vaikka vastaanottaja lataisi ne. Jos vastaanottaja lähettää tiedoston edelleen jollekulle toiselle, tiedosto ei avaudu uudelle vastaanottajalle, koska hänellä ei ole käyttöoikeutta.

Outlook.com-käyttäjät voivat kuitenkin avata salattuja Office-tiedostoja Windows 11:n työpöytäsovelluksilla. Lisäksi Microsoft 365 -käyttäjät voivat avata näitä tiedostoja millä tahansa Microsoft Office -sovellusten tukemalla alustalla.

Nämä rajoitukset koskevat vain Microsoft 365 (Office) -tiedostomuotoja, kuten Wordia, Exceliä ja PowerPointia. Muita tiedostotyyppejä, kuten PDF-tiedostoja, kuvia tai videoita, voidaan yleensä ladata ilman salausta, ellei toisin ole määritetty.