Vanhojen sähköpostien automaattinen poistaminen Gmailista

Sähköpostia voi olla vaikea hallita. Työympäristössä on ehdottoman tärkeää pitää postilaatikkosi järjestyksessä tehokkuuden ylläpitämiseksi. Sekava postilaatikko voi osoittautua melko suureksi tuskaksi, varsinkin kun joudut selaamaan vanhoja sähköposteja, joita et ehkä enää tarvitse. Kerran nuo vanhemmat sähköpostit saattoivat palvella tiettyä tarkoitusta, mutta ne ovat sittemmin muuttuneet lisäesteiksi tietyn sähköpostin etsimisessä. Roskapostilla täynnä oleva postilaatikko voi todellakin viedä sähköpostikirjastosi hallintamahdollisuuden, ja vaikka on monia tapoja estää sähköpostisi joutumasta uusille roskapostilistoille – suosittelemme lähettämään sähköpostisi nimettömänä – sinun on silti tyhjennettävä sähköpostisi vanhoja roskapostiviestejä, jotka joutuivat alun perin postilaatikkoosi.

Suuren ajankulutuksen välttämiseksi en suosittele kaikkien vanhempien sähköpostien poistamista manuaalisesti. Sen sijaan suodattimien avulla pääset eroon näistä sähköposteista paljon nopeammin. Luomalla suodattimen voit poistaa vanhoja viestejä tietyn ajanjakson perusteella. Ainoa ongelma, jonka näen suodattimien käytössä, on, että ne koskevat vain uusia viestejä. Voit käyttää suodattimia jatkossa varmistaaksesi, että kasaantumista ei tapahdu toista kertaa, mutta entä ne sähköpostit, jotka täyttävät postilaatikkosi nyt?

Poista vanhat sähköpostit automaattisesti Gmailissa

On muutamia asioita, joihin kannattaa sukeltaa, kun haluat päästä eroon Gmail-postilaatikkoasi vaivaavista vanhoista, tarpeettomista sähköpostiviesteistä. Käyn läpi, kuinka voit määrittää suodattimet, ottaa ne käyttöön tulevaa käyttöä varten ja päästä eroon kaikista nykyisistä vanhoista sähköpostiviesteistä Gmail-lisäosan Email Studion avulla .

Suodattimien määrittäminen

Ensinnäkin määritetään suodattimet .

Aloittaa:

1. Kirjaudu Gmail-tilillesi vaadituilla tunnistetiedoilla.
2. Etsi Hammaskuvake . Tämä on Gmailin Asetukset-valikko, ja se löytyy ikkunan oikeasta yläkulmasta. Napsauta tätä kuvaketta ja valitse sitten pudotusvalikosta Asetukset .
3. Napsauta Suodattimet - välilehteä ja napsauta sitten Luo uusi suodatin .
4. Kirjoita Sisältyy sanoja -ruutuun seuraava: vanhempi_kuin:x , jossa "x" on poistettavien viestien aikakehys. Tämä on numero, jota seuraa kirjain. Seuraavat kirjaimet koskevat aikakehystä. Sinun on käytettävä kirjainta "d" päiville, "w" viikoille ja "m" kuukausille. Esimerkki voisi olla vanhempi_than:3d, jos haluat poistaa yli kolme päivää vanhemmat sähköpostit.
5. Napsauta sitten Luo suodatin tällä haulla -painiketta.
6. Täytä Poista ja Käytä myös suodatinta -ruudut valintamerkillä napsauttamalla niitä.
7. Napsauta lopuksi Luo suodatin nähdäksesi kaikki vanhemmat sähköpostisi juuri asettamasi päivämäärän perusteella, ja ne siirtyvät postilaatikostasi roskakoriisi.

Kun viestit poistetaan Gmailista, ne eivät katoa hetkessä. Sen sijaan löydät ne Roskakori-kansiostasi. Tämä tarkoittaa, että nämä sähköpostit lasketaan edelleen kokonaistietokapasiteettiisi. Poistaaksesi ne kokonaan, voit joko odottaa, että Gmail poistaa ne automaattisesti 30 päivän kuluttua, tai poistaa ne kaikki nyt itse. Voit suorittaa jälkimmäisen napsauttamalla Roskakori - kansiota ja napsauttamalla sitten linkkiä Tyhjennä roskakori nyt .

Suodatin tulevaa poistamista varten (uudelleenhaku)

Tämän artikkelin otsikko käsittelee automaattista poistamista. Valitettavasti suodattimia ei voi laukaista automaattisesti. Sinun on palattava takaisin ja käytettävä suodatinta uudelleen nykyiseen postilaatikkoosi.

Suodattimen käyttäminen uudelleen:

1. Palaa asetuksiin napsauttamalla Gmail-ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa hammasrataskuvaketta ja valitsemalla Asetukset avattavasta valikosta.
2. Napsauta Suodattimet- välilehteä.
3. Koska olet jo luonut suodattimen aiemmin, voit nyt napsauttaa Muokkaa , joka sijaitsee suodattimen vieressä. Jos olet aiemmin luonut useita suodattimia, voit helposti löytää haluamasi, koska kunkin suodattimen kriteerit tulevat näkyviin.
4. Napsauta Jatka osiossa, joka tulee näkyviin hakuehtojesi kanssa. Se on samanlainen näyttö kuin se, joka ilmestyi, kun määritit alkuperäisen suodattimen.
5. Valitse vielä kerran Käytä suodatinta -kohdan vieressä oleva valintaruutu .
6. Tällä kertaa aktivoi suodatin napsauttamalla Päivitä suodatin . Kaikki vanhemmat sähköpostisi, jotka on asetettu määritettyyn aikaväliin, siirretään nyt Roskakori- kansioon .

Sähköposti Studio

Email Studiossa on hieno ominaisuus, joka poistaa automaattisesti kaikki vanhemmat sähköpostisi tietyltä lähettäjältä tai ne, jotka sijaitsevat tietyssä kansiossa. Sisäänrakennettu automaattinen tyhjennysominaisuus auttaa pitämään Gmail-postilaatikkosi paljon paremmin järjestyksessä, mikä tekee työympäristöstä tehokkaamman.

Email Studion avulla voit arkistoida ja käyttää "Merkitse luetuksi" -toimintoa kaikkiin tällä hetkellä postilaatikossasi oleviin sähköposteihin, jotka ovat olleet siellä yli kolme kuukautta. Sen avulla voit myös poistaa pysyvästi kaikki sähköpostit roskakori- ja roskapostikansioista automaattisesti kahden päivän kuluttua. Lisäbonuksena Auto-Purge sisältää sähköpostin tilauksen peruutusominaisuuden, jonka avulla voit helposti poistaa sähköpostiosoitteesi kaikista ärsyttävistä uutiskirjeiden postituslistoista. Lisäosalla on myös paljon muuta, mutta minusta tuntuu, että jo mainitut korostavat juuri sitä, mitä tarvitsemme tähän artikkeliin.

Peruspaketti on ilmainen käyttää, mutta saadaksesi kaiken irti tuotteesta, premium-versio tarjotaan 29 dollarin vuosihintaan. Päivityksen avulla voit luoda useita tyhjennyssääntöjä, ja se sisältää sähköpostin ajoittimen, edelleenlähettimen ja automaattisen vastaajan.

Määritä ja ota käyttöön automaattinen tyhjennys Gmailissa

Ilmeisesti ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on ladata ja asentaa Email Studio -lisäosa. Kun se on saavutettu, näet Email Studio -kuvakkeen oikeassa sivupalkissa, kun avaat Gmail-sähköpostiviestisi.

Voit käyttää sitä seuraavasti:

1. Avaa Email Studio -lisäosa ja kirjaudu sisään Gmail-tililläsi.
2. Näet luettelon vaihtoehdoista. Valitse näistä vaihtoehdoista Sähköpostin puhdistustyökalu .
3. Napsauta sitten Lisää uusi sääntö asettaaksesi säännön (kuten teit suodattimien kanssa ) .
4. Säännön määrittämisessä on kaksi osaa – sinun on määritettävä ehto ja sitten toiminto. Ajattele "syytä ja seurausta". Toiminto käynnistyy, kun määritetty ehto täyttyy.
5. Ehdon asettamiseen voit käyttää Gmailin tarkennettuja hakuparametreja, kuten uudempi_than tai has:attachment tai large_than . Näiden avulla löydät tarkan vastaavuuden Gmail-sähköpostiviesteille, jotka haluat arkistoida , lähettää roskakoriin tai siirtää toiseen kansioon.
6. Kun sääntö on luotu, napsauta Tallenna- painiketta . Email Studio toimii nyt taustalla ja suorittaa ajontarkistuksen joka tunti ja suorittaa määritetyn toiminnon, kun sähköposti täyttää siihen liittyvät ehdot. Sinun ei tarvitse tehdä mitään manuaalisesti.