Työskenteletkö kotoa käsin? Näin voit käyttää Microsoft Teamsia yhteydenpitoon

Joudutko yhtäkkiä etätöihin? Mutta sinulla ei ole aavistustakaan siitä, miten se tehdään? Älä huoli, tässä on kattava opas Microsoft Teamsin käyttöön.

Microsoft Teams on suhteellisen uusi toimija viestinnän, tiimiyhteistyön ja videoneuvottelujen markkinoilla. Zoomiin liittyvien yksityisyyteen ja turvallisuuteen liittyvien huolenaiheiden kasvaessa piilotetut helmet tulevat esiin.

Yksinkertaisesti sanottuna Microsoft Teams on työkalu, joka integroituu Office 365 :een ja yhdistää ominaisuuksia, kuten videoneuvottelut, tiedostojen tallennus, chat jne.

Sen avulla voit luoda toimiston verkkodokumentteja, jakaa ideoita ja asiantuntemusta, hyödyntää botteja ja tehdä paljon muuta.

Tärkeintä on, että sinun ei tarvitse edes maksaa käyttääksesi tätä upeaa työkalua.

Edut – Microsoft Teamsin ilmainen työkalu

• Rajoittamattomat chatit, ääni- ja videopuhelut
• 10 Gt tiedostotallennustilaa joukkueelle
• 2GB jokaiselle henkilölle
• Se integroituu Office Online -sovellusten kanssa – Word, PowerPoint, Excel, OneNote ja 140 muuta yrityssovellusta
• Voit lisätä jopa 300 henkilöä yhteystietoluetteloosi (organisaation sisällä tai sen ulkopuolella)

Huomautus : Microsoft Teamsin ilmainen versio on saatavilla vain niille, jotka eivät ole maksaneet kaupallisesta Office 365 -tilauksesta.

Kohokohdat – Microsoft Teams

• Kokoa joukkue
• Office 365 integraatio
• Mukauta tiimejä sovellusliittymien ja bottikehysten avulla
• Muokkaa ja avaa tiedostoja samanaikaisesti
• Azure Active Directory -integraatio

Etkö ole vieläkään vakuuttunut siitä, haluatko edelleen pitää kiinni Zoomista ?

Tässä on nopea vertailu Microsoft Teamsin ja Zoomin välillä

Yleiskatsaus – Microsoft Teams

Aloita Microsoft Teamsin käyttö vierailemalla: Microsoft Teams -verkkosivulla ja luomalla tilin. Kun sinulla on tili, voit verrata sekä maksullisia että ilmaisia ​​suunnitelmia ja päättää, mitä suunnitelmaa haluat käyttää. Tämän lisäksi voit myös ladata Microsoft Teams -työpöytäsovelluksen.

Joukkueet ja kanavat

Nyt kun Microsoft Team on asennettuna, sinun on perustettava ryhmä antamalla nimi ja kuvaus. Jokaisella joukkueella on alaosastot nimeltä Kanavat; yleinen kanava luodaan automaattisesti. Aina kun toimintaa on, kanava korostetaan.

Kanavavälilehdet – Jokaisella kanavalla on oletusvälilehdet – keskustelut, tiedostot, muistiinpanot, tiimipalvelut. Voit halutessasi lisätä omia välilehtiä.

Keskustelu – Tämä on Microsoft Teamsin olennainen ja keskeinen ominaisuus, ja se toimii keskitettynä keskustelupalstana, jossa kaikki viestintä tallennetaan ja tehdään haettavaksi.

Tiedostot – Teams-ikkunassa voit suorittaa erilaisia ​​tehtäviä ikkunassa, kuten keskustelun ryhmän kanssa, poistamisen, lataamisen, kopioimisen, tiedoston avaamisen jne. Tämä auttaa välttämään vaihtamista eri sovellusten välillä.

Muistiinpanot – Tämä välilehti vie tiimisi OneNoteen. Tämä tarkoittaa, että voit muokata ja tarkastella OneNotesia.

Välilehtien lisääminen – Auttaa lisäämään Power BI -hallintapaneeleja, Planneria, laskentataulukoita jne.

Valikko – Teamsin vasemmalla puolella on erilaisia ​​vaihtoehtoja – Chatit, Kokoukset, Tiedostot ja Toiminta. Suurin osa niistä on itsestäänselvyys. Ne, jotka tarvitsevat selitystä, kuvataan.

Aktiviteetit – Näyttää Teamsin viimeiset toiminnot.

Chat – Tarjoaa täydellisen keskusteluhistorian tallentamalla Skype for Business -keskustelun.

Teams – Yleiskatsaus kaikista tiimeistä ja kanavista Teamsissa.

Kokoukset – Hakee kokoukset Outlookista ja mahdollistaa kokousten ajoituksen.

Tiedostot – Tarkastele ja etsi tiedostoja OneDrivessa, OneNotessa.

Nyt kun tiedämme Microsoft Teamsista ja mitä voimme saavuttaa sillä. On aika opetella käyttämään Microsoft Teamsia.

Microsoft Teamsin käyttäminen

Microsoft Teams yhdistää neljä keskeistä liiketoimintatoimintoa yhdeksi alustaksi. Sen avulla voit lähettää viestejä, koordinoida työryhmien kanssa, soittaa ääni-/videopuheluita ja lopulta integroida Microsoft 365:n.

1. Käynnistä Microsoft Teams

Voit käyttää Microsoft Teamsia suoraan selaimesta tai ladata työpöytäsovelluksen (Mac tai PC) tai mobiililaitteeseen (Android ja iOS).

Tätä opetusohjelmaa varten käytämme selainversiota. Koska siinä on samat toiminnot, et kohtaa ongelmia, kun käytät sitä työpöytä- tai älypuhelinsovelluksena.

Voit käyttää tiimejä osoitteessa https://teams.microsoft.com/start

Täältä saat mahdollisuuden rekisteröityä ilmaiseksi. Voit luoda Microsoft-tilin tällä hetkellä tai kirjautua sisään käyttämällä olemassa olevaa tiliä.

Jos kuitenkin käytät jo Microsoft Office 365:n yritysversiota, Teams on asennettuna.

Kun olet kirjautunut sisään, sinulta kysytään käyttötarkoitusta, kuten ystävät, yritys, perhe jne. Jokainen vaihtoehto mukauttaa profiileja vastaavasti, mutta perustoiminnot pysyvät ennallaan.

Koska useimmat meistä työskentelevät kotoa käsin COVID-19:n vuoksi, valitsemme "Työlle" -vaihtoehdon.

Luodaan nyt ensimmäinen joukkue.

2. Luo tiimi

Luo tiimi tai liity siihen napsauttamalla Tiimi-osio > Liity tai Luo tiimi. Jos julkisia tiimejä on jo luotu, näet ne, napsauta sitä. Jos kuitenkin haluat liittyä erityisryhmään, voit syöttää koodin.

Tässä esimerkissä valitsemme Luo ryhmä -vaihtoehdon.

Nyt voit päättää, tehdäänkö tiimistä julkinen, yksityinen vai koko organisaation laajuinen.

• Julkista tiimiä voivat käyttää kuka tahansa
• Yksityinen on vain kutsuttavissa
• Organisaatio lisää automaattisesti kaikki yrityksen työntekijät

Kun olet päättänyt tyypin, tiimisi, joka haluaa luoda, sinun on seuraavaksi nimettävä se ja annettava kuvaus.

3. Tiimien lisääminen

Voit lisätä ihmisiä Teamsiin useilla tavoilla. Mutta yksinkertaisin tapa on lähettää linkki sähköpostitse. Kun vastaanottaja napsauttaa sitä, hänet rekisteröidään automaattisesti. Vaihtoehtoisesti voit lisätä sähköpostiosoitteita suoraan Teamsiin tai tuoda nimiä, sähköpostiosoitteita Outlookista, Ihmisistä jne.

Kun ihmiset ovat yhteydessä, näet heidät Teams-luettelossa ja voit vastaanottaa jäseniä ja heidän toimintaansa.

Oletuksena siinä on Yleiset-aliosio nimeltä Kanavat. Voit lisätä yhden näistä kanavista ja alkaa olla vuorovaikutuksessa muiden kanssa.

4. Lisää kanava

Luo kanava antamalla sille otsikko ja kuvaus. Voit päättää pitääkö sen vakiona vai yksityisenä. Jos haluat keskustella yksityisesti, voit valita yksityisen vaihtoehdon.

Kun kanava on luotu, voit ladata tiedostoja, lisätä viestejä ja olla vuorovaikutuksessa tiimin jäsenten kanssa.

5. Kanavakeskustelut

Keskusteleminen tavallisella kanavalla ei ole yksityistä; se on kuin äänekäs keskustelu. Jos olet esimerkiksi lähettänyt Jimille viestin, kaikki keskustelun osallistujat näkevät sen. Mutta vain Jim saa hälytyksen, jotta hän voi keskittyä viestiin. Lisäksi, jos haluat, voit vastata kanavalle, vaikka sitä ei mainittaisi.

6. Videokeskustelu

Oikean paneelin alareunassa näet tärkeimmän vaihtoehdon: Tapaa. Se muistuttaa videokameraa ja lukee Meet Now.

Aloita videokeskustelu napsauttamalla tätä kuvaketta. Voit mykistää, poistaa videon käytöstä, jakaa tiedostoja ja näyttää osallistujia. Voit myös jakaa työpöytäsi tai käyttää taulun toimintoja.

7. Kanavien hallinta

Voit liittyä ja poistua mistä tahansa kanavasta. Jos liity kanavaan etkä pidä sitä sopivana, voit poistaa sen. Muista ennen kuin päätät poistaa sen, kun teet niin, kaikki keskustelut, tallenteet ja kaikki muu kyseiseen kanavaan liittyvä poistetaan.

Kuitenkin, jos liitetiedostoja on, ne säilytetään Sharepointissa.

8. Toimintojen lisääminen

Selitimme esimerkiksi vain ydintoiminnot. Voit kuitenkin lisätä Teamsiin erilaisia ​​ominaisuuksia ja integraatioita, kuten kalenterin, aikatauluttaaksesi kokouksia ja pysyäksesi ajan tasalla.

Voit myös muodostaa yhteyden laajaan valikoimaan kolmannen osapuolen tuotteita, kuten Zoom, Trello, KUDO jne.

Tämä oli se; Näiden yksinkertaisten ohjeiden avulla voit käyttää Microsoft Teamsia ja tehdä yhteistyötä tiimisi jäsenten kanssa. Tämän lisäksi voit myös ilmaista itseäsi käyttämällä tarroja, hymiöitä ja GIF-tiedostoja. Toivomme, että kokeilet Microsoft Teamsia. Kun olet käyttänyt sitä, jaa kokemuksesi kanssamme.