Tuottavuusvinkki: IFTTT:n käyttäminen prosessin automatisoimiseen – Twitter-ilmoitusten lähettäminen Microsoft Band 2:lle

Microsoftin uusi ja kattava strategia on tehdä itsestään "pilvi-ensimmäinen, mobiili-ensimmäinen" tuottavuusyritys, joka on valtava muutos pääasiallisesti "Windows-yhtiöstä", kuten se oli ollut vuosikymmeniä. Tarjoamalla laajan valikoiman tuottavuusratkaisuja, jotka toimivat kaikilla tärkeillä alustoilla, Microsoft on hyvässä vauhdissa kohti todella kaikkialla olevien tuotteiden ja palveluiden toimittajaa, joka voi auttaa sinua saamaan asioita aikaiseksi.

Yrityksen ratkaisut eivät kuitenkaan toimi tyhjiössä. On olemassa useita kolmansien osapuolien vaihtoehtoja, jotka voivat auttaa tekemään Microsoftin eri tuotteista entistä tehokkaampia. Ja koska Microsoft työskentelee lujasti varmistaakseen, että asiat toimivat iOS- ja Android-käyttöjärjestelmissä oman Windows 10 -alustan ohella, on hyvä mahdollisuus, että voit käyttää kaikkia näitä erilaisia ​​työkaluja Microsoft-suosikkituotteidesi kanssa valitsemastasi älypuhelimesta riippumatta.

Eräs tällainen työkalu on IFTTT (joka tulee sanoista IF This Then That), joka toimii taustalla ottaakseen erilaisia ​​syötteitä tai "laukaisimia", prosessoi niitä ja lähettää ne sitten tavalla tai toisella toiseen laitteeseen tai anturiin. Vaikka IFTTT:ssä on sovelluksia, jotka toimivat iOS:ssä ja Androidissa, ei Windows 10:ssä (PC tai mobiili), se on ensisijaisesti palvelu, joka tukee useita tärkeitä Microsoftin taustatuotteita.

Tässä on luettelo IFTTT:n tällä hetkellä tukemista Microsoft-tuotteista:

• Yksi huomio
• OneDrive
• OneDrive for Business
• Office 365 Business and Education (eli ei-kuluttajaversiot)
  • Office 365 kalenteri
  • Office 365 -yhteystiedot
  • Office 365 Mail

Vaikka IFTTT:n tuki Microsoftin tuoteperheelle saattaa tuntua rajoitetulta, on vielä paljon saavutettavissa. IFTTT voi tukea niin monia muita palveluita (yhteensä 305 kanavaa on saatavilla tämän postauksen aikana), että saatat yllättyä siitä, mitä voit saada aikaan. Minulle OneNote on erittäin tärkeä osa tuottavuustyökalujani – OneNote on paikka, jossa lopulta tallennan kaiken – joten IFTTT sopii työnkulkuuni erittäin hyvin.

Windows Insider -yllätysjulkaisun tapaus

Eilen illalla minua muistutettiin eräästä IFTTT:n käytöstä, joka on erittäin hyödyllinen minulle WinBeta-editorina. Microsoft julkaisi vahingossa Windows 10 Insider Preview -koontiversion 13432 , ja se alkoi levitä Insidersille noin klo 19.30 PST. Oletettavasti kukaan ei odottanut, että kyseinen versio julkaistaan, joten en pitänyt sitä silmällä.

Tämän sivuston toimittajana olen vastuussa muiden päivystävän toimittajan kanssa siitä, että ilmoitamme tällaisista päivityksistä niiden saapuessa. Joskus versiot julkaistaan, kun olen sivuston ainoa editori, ja joskus se tarkoittaa, että olen astunut pois työpöydältäni juuri sillä hetkellä, kun Gabe Aul painaa isoa punaista nappia (tarkoituksella tai ei). Tässä tapauksessa söin myöhäisen illallisen.

WinBeta haluaa saada ensimmäiset ilmoituksemme mahdollisimman pian versioiden julkaisun jälkeen, koska yleisömme odottaa sitä meiltä. Jos odotamme 30 minuuttia, jotta tiedämme, että uusi versio on saatavilla ja mitä se sisältää (ja ei), menetämme arvoa. Kuka tahansa voi kertoa sinulle tunteja myöhemmin, mitä tapahtuu – 10 minuutin viive on mielestämme liian pitkä. Tapahtuu tietysti, ettemme ole ensimmäisten joukossa uutisten kanssa ja että olemme joskus myöhässä, mutta emme todellakaan pidä siitä.

Nyt, vaikka olen sivustolla, en aina keskity Twitteriin, jossa Gabe ilmoittaa ensimmäisenä, että uusi versio on saatavilla. Saatan kirjoittaa alkuperäistä materiaalia, tarkistaa RSS-syötteet, Reddit tai PRNews tai monet muut lähteet ajankohtaisten tarinoiden saamiseksi - tai kokonaan poissa kaikista järjestelmistä, kuten olin viime yönä. Viimeinen asia, jonka haluan kuitenkin, on, että joku kertoisi minulle, että Gabe twiittasi viisi minuuttia sitten, että versio julkaistiin - koska silloin minun on kirjoitettava alkuperäinen tarina ja julkaistava se, vaikka kuinka nopeasti olisinkin. postauksen kirjoittaminen vie muutaman minuutin. Jos aloitan heti twiitin painamisen jälkeen, olen pelin edellä.

IFTTT ja Band 2 tulevat apuun

Ja niin, kysyin itseltäni eräänä päivänä, mikä on paras tapa tietää, kun Gabe twiittasi uutiset - varsinkin jos olen poissa työpöydältäni, ja varsinkin jos minulla ei ole puhelinta tai mitään muuta mukanani? Vastaus osoittautui yksinkertaisemmiksi kuin luulin. Yksi asia, joka on melkein aina mukanani - itse asiassa minulla - on Microsoft Band 2 . Ainoa kerta, kun otan sen pois, on, kun käyn suihkussa ja kun se tarvitsee aikaa laturissa, joka on kotitoimistoni pöydällä.

Se oli palapelin ensimmäinen osa. Jos astun pois työpöydältäni työaikana, minulla on melkein taatusti Band 2 ranteessani. Band 2 pystyy välittämään ilmoituksia niin kauan kuin puhelimeni on Bluetoothin kantaman sisällä, mikä on melkein kaikkialla kotonani. Vaikka Band 2:ssani ei ole niin montaa ilmoitusta käynnissä, minulla on jatkuvasti ilmoituksia puheluista, tekstiviesteistä ja Cortana-muistutuksista.

Tämä jätti minut kysymään seuraavaa kysymystä: onko olemassa mitään tapaa saada ilmoitus puhelimitse tai tekstiviestillä, kun Gabe twiittasi uudesta rakennuksesta? Puhelut eivät tule tapahtumaan, ainakaan helposti, ja ne ovat häiritseviä. Mutta tekstiviestit, nyt on vaihtoehto, joka saattaa toimia minulle.

Miten sitten saan tekstiviestin, kun Gave twiittasi uudesta versiosta? Siellä IFTTT tulee mukaan, ja prosessi on itse asiassa melko yksinkertainen. Näin tein sen.

Vaihe 1: kirjaudu IFTTT:hen

Se on tarpeeksi yksinkertaista - loin IFTTT-tilin reilusti yli vuosi sitten ja olen käyttänyt sitä tuottavasti siitä lähtien. IFTTT:ssä on hyvä muistaa, että palvelu vaatii yhteyden muodostamisen useisiin muihin palveluihin (esim. ks. vaihe 2) ja toimintojen valtuuttamisen. Jos olet huolissasi tällaisista asioista turvallisuus- ja/tai tietosuojasyistä, IFTTT ei ehkä ole sinua varten.

Aloita ilmaisen ifttt:n luominen kirjoittamalla sähköpostiosoitteesi ja luomalla salasana.

Henkilökohtaisesti hyväksyn sen, koska sikäli kuin voin kertoa, riskit ovat rajalliset. Esimerkiksi OneNote-kanava näyttää pystyvän vain luomaan sivuja, ei pääsemään niihin, joten ei vaikuta siltä, ​​että joku voisi murtautua OneNoteen IFTTT-tilini kautta ja tehdä mitään muuta kuin luoda uusia muistiinpanoja. Olisin enemmän huolissani, jos IFTTT voisi lukea henkilökohtaisia ​​muistiinpanojani ja mikä vielä pahempaa, kopioida tai julkaista ne jonnekin muualle.

Yleisesti ottaen en ole huolissani siitä, mitä joku voi tehdä muiden yhdistämieni kanavien, kuten Facebookin tai Twitterin, kanssa. Enimmäkseen ne olisivat noloa, jos joku hakkeroi ja julkaisee jotain loukkaavaa. Ja tietysti IFTTT on vain yksi monista hakkerointivektoreista - jos ajattelen liikaa tällaisia ​​asioita, lopetan tekniikan käytön kokonaan.

Se on kuitenkin asia, joka on pidettävä mielessä

Vaihe 2: muodosta yhteys IFTTT:n Twitter-kanavaan

Kanavat ovat taustapalveluita, joiden kanssa IFTTT voi olla vuorovaikutuksessa tehtävien suorittamiseksi. Yhdistäminen Twitter-kanavaan vaati sisäänkirjautumisen Twitteriin ja sen jälkeen IFTTT:n valtuutuksen käyttämään Twitter-tiliäni. Huomautus: IFTTT:n käyttö vaatii jälleen pääsyn tileille, joita et ehkä halua sallia. Jos olet ollenkaan huolissasi tällaisen käyttöoikeuden sallimisesta, voit lopettaa lukemisen, koska se on pakollinen näiden hienojen asioiden tekemiseen.

Yhdistäminen Twitter-tiliin.

Huomaa, mitä sallit, kun annat ifttt:lle luvan käyttää twitter-tiliäsi.

Vaihe 3: muodosta yhteys IFTTT:n SMS-kanavaan

Toinen IFTTT-kanava, joka minun piti valtuuttaa, oli palveluiden tekstiviestikanava. Tämä vaati yksinkertaisesti matkapuhelinnumeroni syöttämistä ja PIN-koodin syöttämistä, jonka IFTTT lähetti tekstiviestillä vahvistukseksi. Sitten minun piti napsauttaa kehotteita, jotka ilmoittivat minulle, että minua voidaan veloittaa kaikista IFTTT:n kautta lähetetyistä tekstiviesteistä.

Yhdistetään tekstiviestikanavaan.

Huomaa tekstiviestien yhdistämiseen liittyvät varoitukset.

Vaihe 4: luo IFTTT-resepti.

Tässä taika tapahtuu. Seuraavaksi loin IFTTT:n "reseptin", joka valvoisi Twitterin twiitin varalta Gabe Aulin Twitter-tililtä ja välitti sitten viestin puhelimeen tekstiviesteinä. Perusprosessi on kuvattu alla.

Ensimmäinen vaihe on valita reseptin luominen.

Napsauta seuraavaksi "tätä" ja valitse sitten laukaisukanava. Tässä tapauksessa valitsin Twitterin.

Valitse, millainen laukaisin haluat aloittaa reseptin.

Täydennä laukaisu syöttämällä kriteerit. Tässä tapauksessa annoin gabeaulin Twitter-tiliksi.

Napsauta seuraavaksi "tästä" ja valitse sitten toimintakanava reseptin tulosteelle. Valitsin tekstiviestin tässä tapauksessa.

Valitse toiminto, jonka haluat reseptin suorittavan. Tarvitsen ifttt lähettääkseni tekstiviestin puhelimeeni.

Viimeistele toiminto määrittämällä, mitä haluat sisällyttää. Tässä tapauksessa haluan tekstiviestin, joka sisältää Gaben twiitin.

Varmista lopuksi, että resepti on oikea.

Ja tältä valmis resepti näyttää.

Vaihe 5: ota tekstiviesti-ilmoitus käyttöön Band 2:ssa

Kuten mainitsin, se osa oli jo asennettu, joten olin hyvä mennä. Band 2 värähtelee vain tarpeeksi ranteessani kiinnittääkseen huomioni, mutta ei tarpeeksi esimerkiksi häiritsemään perhettäni päivällisellä.

Olen ottanut viestiruutu käyttöön nexus 6p:n terveyssovelluksessa. Tulos: saan surinaa ranteessani aina, kun gabe lähettää twiitin.

Nyt aina, kun Gabe julkaisee twiitin, kun resepti on käytössä, IFTTT lähettää tekstiviestin matkapuhelimeeni. My Band 2 vastaanottaa sitten ilmoituksen ja värisee. Tarkistan tekstiviestini, näen, että se on twiitti uudesta versiosta, ja ryntään takaisin pöytääni julkaisemaan.

Tässä on joitain ifttt:n lähettämiä tekstejä, kun gabe twiittasi uudesta rakenteesta.

Otan reseptin käyttöön vain, kun on järkevää odottaa koontiversiota (esim. Gabe on vihjannut, että rakennus saattaa olla tulossa), olen ainoa editori ja tiedän olevani poissa työpöydältäni, koska muuten voisin täyttyä viesteistä. Laitoin reseptin päälle maanantaina, koska vihjattiin, että uusia rakennelmia saattaa olla tulossa tällä viikolla, joten olin valmis.

Mutta siinä ei vielä kaikki

Tietenkin voit luoda monia muita reseptejä. Muita käyttämiäni ovat seuraavat:

• Luo muistiinpano OneNotessa aina, kun jostain twiitistäni tykätään.
• Luo muistiinpano OneNotessa aina, kun minut merkitään Facebookissa.
• Luo muistiinpano OneNotessa aina, kun luon uuden tilaviestin Facebookissa.
• Luo Twitter-hashtag, jonka voin lisätä twiittiin lähettääkseni kopion automaattisesti OneNoteen.
• Luo muistiinpano OneNotessa aina, kun pidän twiitin suosikeistani.

Selvästikin käytän IFTTT:tä OneNoten kanssa melko paljon, ja minulla on useita muita, ei-Microsoftin IFTTT-reseptejä, joita olen käyttänyt. IFTTT-sivustolla on satoja (tai tuhansia?) reseptejä, joita voit hyödyntää oman luomisen lisäksi.

Jos etsit hyvää tapaa automatisoida joitain prosesseja, sinun kannattaa kokeilla IFTTT:tä. Se varmasti auttoi eilen illalla, kun build 14342 julkaistiin vahingossa, ja vaikka illalliseni kylmeni, uutinen julkaistiin. Ja se on sellainen asia, jonka tämän tekniikan pitäisi tehdä, eikö?