Tietokannan luominen mielessä

Notionin tietokannat ovat pohjimmiltaan sivukokoelmia, joita voit muokata itsesi tai organisaatiosi tarpeiden mukaan. Voit lisätä tietoja luodaksesi suunnitelmiasi, hallitaksesi tietojasi tai tehdäksesi yhteistyötä muiden ihmisten kanssa.

Käsitys voi kuitenkin olla ylivoimainen aloittelijalle. Tämä artikkeli yrittää auttaa sinua voittamaan Notion-aloittelijan kamppailut ja luomaan ensimmäisen tietokantasi.

Luo käsitetietokanta

Käsitetietokannat voidaan kuvata älykkäiksi tiedostokaapeiksi, jotka voivat sisältää tuhansia sivuja. Kuten Excel ja OneNote, Notion eroaa seuraavista näkökohdista:

• Jokainen tietokannan kohde voidaan avata uutena sivuna ja muokata sitä vastaavasti.
• Voit mukauttaa jokaista tietokantakohdetta lisäämällä niihin kontekstia, kuten päivämäärät, määräajat, linkit, osallistujat jne.
• Tietokantoja voidaan tarkastella eri tavoin, ei vain taulukkona.

Ensimmäisen tietokannan luomiseksi sinun on luotava tili. Voit kirjautua sisään sähköpostilla, Google-tilillä tai Apple-tilillä. Valitse sitten, mihin tarkoitukseen aiot käyttää Notionia (henkilökohtaiseen käyttöön, tiimiisi tai kouluun), ja olet valmis.

Heti alkuun saat valmiita malleja, joiden avulla pääset alkuun. Sinut myös esitellään perusasiat, jotka auttavat sinua muodostamaan ensimmäinen tietokanta. 

Voit luoda tietokannan Notionissa kahdella tavalla:

• Napsauta "Lisää sivu"
• Aloita "/tietokanta" kirjoittaminen ja valitse tietokanta pudotusvalikosta

Tietokannan mukauttaminen

Nyt voit alkaa mukauttaa tietokantasi haluamallasi tavalla.

1. Valitse yksi kuudesta tietokannan asetteluvaihtoehdosta: taulukko, taulu, luettelo, galleria, kalenteri tai aikajana.
   
2. Oikeasta paneelista voit valita tietolähteen linkittääksesi sisällön työtilasi olemassa olevasta tietokannasta tai napsauta "+ Uusi tietokanta" aloittaaksesi alusta.
   
3. Sivun yläosassa voit nimetä uuden tietokannan.
   
4. Jokaisella tietokannan asettelulla on jo tietyt ohjeet ja rakenne, jonka voit täyttää. Huomaa, että taulukossa on oletusarvoisesti nimi, tunnisteet ja päivämäärä, mutta voit muuttaa niitä ja lisätä niin monta riviä ja saraketta (kutsutaan "ominaisuuksiksi" Notionissa) kuin tarvitset projektiisi.
   
5. Kun olet lisännyt uuden kohteen (kuten projektiin osallistujan nimen), voit avata kohteen uutena sivuna viemällä osoittimen sen yläpuolelle ja napsauttamalla "Avaa".
   
6. Siellä voit kirjoittaa päätietokanta-osioon muita yksityiskohtia, joita et pidä tarpeellisena.
   
7. Lisää tunnisteita, kommentteja tai ominaisuuksia.
   
8. Kun olet luonut tietokannan, voit siirtää sitä työtilassasi tai lisätä sen olemassa oleville sivuille.

Kuinka lisätä ominaisuuksia käsitetietokantaan

Ominaisuudet viittaavat tietoihin, jotka näkyvät jokaisella yhteen tietokantaan tallennetulla sivulla. Niitä käytetään ensisijaisesti tietojen lajitteluun ja suodattamiseen. Voit poistaa valinnan siitä, mitkä haluat näyttää ja mitä et. Tämä antaa sinulle paremman yleiskuvan tietokannasta.

Kuten mainittiin, voit lisätä niin monta ominaisuutta kuin tarvitset. Niitä on eri muotoisia, kuten päivämääriä, valintaruutuja, kaavoja, URL-osoitteita jne. Voit muuttaa ja lisätä ominaisuuksia sarakkeina tai lisätä ominaisuuden jokaiselle rivimerkinnälle.

Näin voit lisätä ominaisuuden taulukkoon Notionissa:

1. Napsauta "+" -kuvaketta taulukon viimeisessä sarakkeessa.
   
2. Valitse kiinteistötyyppi.
   
3. Mukauta omaisuutta muokkaamalla sen nimeä, valitsemalla tai poistamalla sen kuvake jne.
   

Jos valitset ominaisuuden, kuten "Tila", voit lisätä niin monta tilavaihtoehtoa kuin tarvitset, kuten "Ei aloitettu", "Käynnissä" ja "Valmis", muuttaa kunkin tilavaihtoehdon väriä, tai näytä ne valintaruutuina.

Voit piilottaa jokaisen kohteen napsauttamalla sitä ja valitsemalla Piilota näkymässä. Samassa kontekstivalikossa voit kopioida, poistaa tai näyttää ne nousevassa tai laskevassa järjestyksessä. 

Kun olet mukauttanut omaisuutta, sinun ei tarvitse painaa "Tallenna" tai vastaavaa painiketta. Se tallennetaan taulukkoon, kun teet sen.

Kuinka lisätä tietokantanäkymiä

Notion-tietokantojen näkymien avulla voit nähdä samat tiedot eri järjestelyissä. Huomaat, että tämä on hyödyllinen ominaisuus, kun luot omia tietokantojasi ja syötät ajan myötä enemmän ja enemmän tietoa. 

Jotkut asettelut eivät vain tee oikeutta tiedoillesi hetken kuluttua. Jos olet esimerkiksi aloittanut taulukon asettelun ja lisännyt enemmän päivämäärään perustuvia tietoja, sinun kannattaa todennäköisesti vaihtaa kalenteriasetteluun. 

Onneksi sinun ei tarvitse luoda täysin uutta tietokantaa ja lisätä samoja tietoja uudelleen. Voit vain lisätä toisen näkymän eri asettelulla säilyttäen samalla alkuperäisen näkymän. 

Voit lisätä näkymän olemassa olevaan tietokantaan seuraavasti:

1. Napsauta olemassa olevan näkymäsi nimen vieressä olevaa "+" -kuvaketta.
   
2. Kirjoita näkymän nimi ja valitse näkymän asettelu.
   
3. Mukauta uutta näkymää. 
   

Jokaisella näkymällä on oma valikko, jonka avulla voit suodattaa pois kaikki tiedot, jotka eivät sovi sen asetteluun. Voit piilottaa, lajitella tai suodattaa tiettyjä ominaisuuksia tietojen lopullista järjestämistä varten. Se, mitä muutat yhdessä näkymässä, muuttuu myös saman tietokannan muissa näkymissä. Mutta se, miten muokkaat näkymää, ei vaikuta muihin näkymiin.

UKK

Mitä tietokannan lukitseminen Notionissa tekee?

Näkymän lukitseminen Notion-tietokantaan estää muita muuttamasta tietokannassasi näkymiä ja ominaisuuksia. He voivat kuitenkin edelleen muuttaa tietokannan sisältöä haluamallaan tavalla. Lisäksi kuka tahansa, jolla on pääsy tilillesi, voi avata näkymän.

Kuka voi muokata käsitetietokantaani?

Löydät Notion-yhteistyövaihtoehdot napsauttamalla "Jaa" -painiketta sivun yläosassa. Siellä voit muokata, kuka voi tarkastella, kommentoida, muokata tai kopioida tietokantaasi. Sitten sinun tarvitsee vain kopioida tietokantalinkki ja lähettää se kenelle tahansa.

Järjestä työtilasi ajatuksen avulla

Käsitetietokannat ovat täydellinen ratkaisu työtilan järjestämiseen ja päivittäisten tehtävien hoitamiseen. Voit käyttää sitä jopa henkilökohtaisessa elämässäsi matkasuunnitelmien tekemiseen, tapahtumien järjestämiseen tai taloutesi seuraamiseen. Notion tarjoaa runsaasti ominaisuuksia, joiden avulla voit hallita elämäsi kaikkia osa-alueita yhdessä paikassa.

Oletko jo yrittänyt luoda tietokantaa Notionissa? Jos on, mitä varten tietokanta oli? Kerro meille alla olevassa kommenttiosassa.