Kuinka saada kaikki irti Microsoftin uudelleen suunnitelluista (ja uudelleen nimetyistä) To Do -tehtävistä

Microsoft on uudistanut To Do -luettelon laatimissovelluksensa kattavaksi tehtävienhallintajärjestelmäksi. Voit saada siitä kaiken irti

Tuo olemassa olevat luettelot

Luo ja jaa luetteloita

Työskentele tehtävien kanssa

Käytä älykkäitä luetteloita

To Do on yksi uusimmista lisäyksistä Microsoftin tuottavuustyökalujen valikoimaan. Se sai äskettäin kattavan käyttöliittymäpäivityksen lukuisten uusien ominaisuuksien jälkeen, joten päätimme tarkastella uudelleen, mitä se voi tarjota vuonna 2019.

To Do sai aikaan sen, että Microsoft osti Wunderlistin. Vaikka Wunderlist on edelleen toiminnassa, suunnitteluresurssit on ohjattu To Do -palveluun. Microsoft on rakentanut sovelluksen uudelleen Office 365 -infrastruktuurinsa päälle varmistaakseen, että se täyttää yrityskäytön vaatimustenmukaisuusvaatimukset. Tämä arkkitehtuuri mahdollistaa myös To Do -toiminnon synkronoinnin sähköpostien ja tehtävien kanssa Outlookissa.

To Do:n uudelleensuunnittelu aiemmin tässä kuussa siirsi sovelluksen lähemmäs Wunderlistin suunnittelukieltä. Siellä käytetään enemmän värejä ja kiinnitetään enemmän huomiota käyttöliittymäelementtien välisiin pehmusteisiin. Uusi ulkoasu, jonka nimi muuttuu hienovaraisesti (tehtävästä tehtäväksi), osoittaa Microsoftin kasvavan luottamuksen tuotteeseen.

Päästä alkuun

Today's To Do on saatavilla lähes kaikilla tärkeimmillä alustoilla. Sovelluksia tarjotaan Windows 10:lle, macOS:lle, iOS:lle, Androidille ja verkossa. Lisäksi To Do integroituu kasvavaan Microsoft-tuotteiden valikoimaan. Näitä ovat Outlook, Cortana ja Microsoft Planner, joten sovelluksesta voi tulla kaikkien tehtäviesi keskus.

Tämän oppaan tarkoituksia varten käytämme Windows 10 -tietokoneessa To Do. Useimmat näytöt ovat hyvin samankaltaisia ​​kaikilla alustoilla, joten sinun ei pitäisi kohdata ongelmia omalla laitteellasi.

Kun olet ladannut To Do, sinun on ensin kirjauduttava sisään. Sekä henkilökohtaisia ​​Microsoft-tilejä että yrityksen Office 365 -tilejä tuetaan. Sovelluksen asetusnäytön avulla voit lisätä muita tilejä myöhemmin.

Kun olet kirjautunut sisään, pääset To Do -sovelluksen "My Day" -näyttöön. Käyttöliittymän arvioimiseen kannattaa käyttää hetki. Pöytäkoneilla To Do käyttää kahden ruudun näkymää. Tehtäväluettelosi näkyvät vasemmalla, kun taas keskiosa päivittyy näyttämään luetteloiden sisällön. Kun valitset tehtävän, oikealle tulee näkyviin lisäruutu, jossa voit muokata sen ominaisuuksia. Mobiiliasettelu on hyvin samanlainen, ja navigointi on piilotettu hampurilaisvalikon taakse.

Pääset sovelluksen asetussivulle napsauttamalla profiilikuvaasi vasemmassa yläkulmassa. Valitse "Asetukset" avattavasta valikosta tai "Hallinnoi tilejä", jos haluat lisätä ja poistaa Office 365 -tilejä.

Tuodaan olemassa olevia tehtäviä

Asetukset-näytössä voit tuoda olemassa olevat tehtäväsi Wunderlistista. Tämä tarkoittaa, että voit jatkaa siitä, mihin jäit vanhemmassa sovelluksessa. To Do luo automaattisesti luetteloita Wunderlist-luettelosi korvaamiseksi ja täyttää ne Wunderlistin tehtävilläsi.

Asetusten avulla voit myös muuttaa joitain sovelluksen perusasetuksia. Siellä on vaalea tai tumma teematuki ja mahdollisuus poistaa poistovahvistukset ja -äänet käytöstä.

Alempana löydät joukon "Älykkäiden listojen" vaihtopainikkeita. Palaamme älykkäisiin listoihin myöhemmin, mutta tiedä nyt vain, että on mahdollista estää käyttämättömien älykkäiden listojen näkyminen sovelluksessa. Viimeisen vaihtopainikkeen avulla voit hallita, näkyvätkö merkityt Outlook-sähköpostit Tehtävässä – tämän poistaminen poistaa Merkitty sähköposti -osion siirtymispalkista.

Luetteloiden luominen

Luo luettelo napsauttamalla "Uusi luettelo" -painiketta navigointivalikon alaosassa. Kirjoita luettelollesi nimi ja paina Enter. Vaihtoehtoisesti voit lisätä mukautetun emojin käytettäväksi luettelon navigointikuvakkeena. Valitse emoji napsauttamalla luettelon nimeä keskiruudussa ja sitten hymiöpainiketta.

Onko sinulla useita aiheeseen liittyviä luetteloita? Yritä luoda ryhmä. Napsauta "Uusi luettelo" -painikkeen oikealla puolella olevaa painiketta luodaksesi ja nimetäksesi ryhmäsi. Voit sitten vetää yksittäisiä luetteloita ryhmään, jolloin heistä tulee lapsia. Tämä voi auttaa siivoamaan navigointivalikkoasi piilottamalla harvoin käytetyt luettelot.

Listaa vaihtoehdot

Pääset luettelon asetusvalikkoon napsauttamalla kolmen pisteen kuvaketta sovelluksen oikeassa yläkulmassa. Voit säätää sovelluksen teemaa erikseen jokaiselle luettelolle, muuttaa tehtävien lajittelujärjestystä tai nimetä luettelon uudelleen.

Tämä valikko antaa sinulle myös tavan näyttää (tai piilottaa) valmiit tehtävät luettelossasi. Lopuksi on valikkokohteita, joilla voit kiinnittää pikakuvakkeen Käynnistä-valikkoon tai poistaa luettelon. Tämä poistaa kaikki luettelon tehtävät sekä itse luettelon.

Listojen jakaminen

Voit jakaa luetteloita muiden käyttäjien kanssa yhteistyön helpottamiseksi. Aloita napsauttamalla luettelon asetuspainikkeen vieressä olevaa henkilökuvaketta.

Napsauta "Luo kutsulinkki" saadaksesi jaettava linkki. Anna linkki ihmisille, jotka tarvitsevat pääsyn luetteloon. He voivat tarkastella, lisätä ja muokata tehtäviä luettelossa. Jos haluat hallita jakamisasetuksia jatkossa, napsauta jakamispainiketta uudelleen. Näet yhteiskäyttäjiä lisättynä luetteloon ja mahdollisuuden peruuttaa jaetut käyttöoikeudet.

Työskentely tehtävien kanssa

Tehtävät ovat tärkeimmät tehtävät-kohteet. Tehtävän luominen on yksinkertaista: valitse luettelo ja napsauta sitten "Lisää tehtävä" näytön alareunassa. Kirjoita tehtävän nimi ja paina enter.

Perusmuodossaan siinä on kaikki. Voit jatkaa tehtävien lisäämistä kirjoittamalla kuvaukset ja painamalla Enter. Tehtävissä on kuitenkin monia muita vaihtoehtoja, joten yritä napsauttaa yhtä saadaksesi sen tietoruudun näkyviin.

Täällä voit asettaa tehtävälle muistutuksen, eräpäivän ja toistumisaikataulun. Siellä on tekstikenttä lisähuomautuksia varten (kätevä verkkosivustojen osoitteisiin) ja tiedostojen valitsin liitteiden lisäämistä varten.

Ruudun yläreunassa olevan "Lisää vaihe" -linkin avulla voit luoda joukon alitehtäviä. Tämä on hyödyllistä luoda yksinkertaisia ​​tarkistuslistoja laajemmassa prosessissa. Voit esimerkiksi lisätä "matot", "lattiat" ja "pinnat" "Siivoa talo" -tehtävään.

Lopuksi pienen tähtikuvakkeen avulla voit merkitä tehtävän tärkeäksi. Tämä johtaa siihen, että se näkyy Tärkeä-luettelossa, joka näkyy tehtävän navigointivalikossa. Vastaavasti "Lisää päivääni" näyttää tehtävän "My Day" -luettelossa – lisää tästä seuraavassa osiossa...

Älykkäiden luetteloiden käyttäminen

Älykkäät listat ovat To Do tapa kuvata luetteloita, jotka automaattisesti kokoavat tehtäviä muista luetteloista. Et voi luoda älykkäitä luetteloita, mutta voit valita, mitkä niistä näytetään, kuten näimme Asetukset-sivulla.

Olemme jo tutustuneet kahteen älykkääseen luetteloon: Tärkeä ja Minun päiväni. My Day vaatii lisäselvityksiä, koska se on yksi tapa, jolla To Do erottuu kilpailijoista.

Sen sijaan, että luottaisit täysin eräpäiviin, To Do antaa sinulle mahdollisuuden valita tehtäviä, joita haluat tehdä joka päivä. Ajatuksena on, että tarkistat odottavat tehtäväsi aamulla, lisäät muutaman "My Day" -kohtaan ja työskentelet sitten luettelosta. Tämä auttaa sinua välttämään luettelojesi tekemättömien tehtävien häiritsemisen.

To Do on tarpeeksi älykäs pystyäkseen ehdottamaan tehtäviä lisättäväksi My Day -ohjelmaan. Saatat nähdä ehdotuksia, kun vierailet My Day -sivulla aamulla. Yleensä To Do ehdottaa tehtäviä, joiden eräpäivä on lähellä. Se sisältää myös kaikki tehtävät, jotka lisäsit eilen My Day -kohtaan, mutta et ehtinyt suorittaa loppuun. Tämä auttaa sinua pääsemään nopeasti takaisin sinne, missä olit, kun hallitset päivän työtaakkaasi.

Tehtävässä on tällä hetkellä kolme muuta älykästä luetteloa: Suunniteltu, Merkitty sähköposti ja Määrätty minulle. Suunniteltu pinnat jokaisen tehtävän eräpäivän kanssa. Merkitty sähköposti näyttää kaikki sähköpostit, jotka olet merkinnyt toimiviksi Outlookin avulla. Jokainen sähköposti muunnetaan tavalliseksi tehtäväksi.

Assigned to Me, joka koskee Office 365 -tilejä, sisältää Microsoft Planner -tehtäviä, joita työskentelet parhaillaan. Tämä tarkoittaa, että voit käyttää tiimisuunnittelijaa säilyttäen silti henkilökohtaisen tehtäväluettelosi. Sinun ei tarvitse vaihtaa sovellusten välillä, kun käytät Outlookia ja Planneria rinnakkain.

Microsoft To Do

Tämä on nopean To Do -kierroksemme loppu. Kuten olet toivottavasti nähnyt, To Do on kypsynyt yhä kattavammaksi tehtävänhallintaratkaisuksi. Se on täynnä ominaisuuksia ja pystyy integroimaan suuren osan Microsoftin ekosysteemistä.

Saadaksesi siitä kaiken irti, sinun on hyödynnettävä ominaisuuksia, kuten älykkäitä luetteloita. Nämä kosketukset nostavat To Don yleisön yläpuolelle. Se on kuitenkin yhtä hyödyllinen yksinkertaisena tehtäväsovelluksena henkilökohtaiseen käyttöön – uusien kohteiden lisääminen vie muutamassa sekunnissa.

To Do:n suurimmat tuottavuuden lisäykset tulevat todennäköisesti yhdistettynä muihin Microsoftin tuotteisiin. Microsoft käyttää sovellusta erilaisten palveluiden yhdistämiseen. To Do on tulossa tuottavuuskeskukseksi, joka kokoaa tietoja Outlookista, Cortanasta ja Plannerista. Mahdollisuus käyttää sovellusta kaikilla alustoilla varmistaa, että voit aina käyttää kaikkia tehtäviäsi missä tahansa.

Yhteistyön tuen, yksilöllisten tehtävien vahvojen vaihtoehtojen ja päivittäisten suunnittelutoimintojen ansiosta To Do on kasvanut monipuoliseksi tehtävienhallintaalustaksi. Se on pystynyt tekemään niin, mutta sen aloittaminen on pysynyt erittäin yksinkertaisena, joten mitä tahansa vaatimuksiasi ovatkin, To Do voi todennäköisesti täyttää ne.