Kokouksen zoomaus: Ota käyttöön, liity, isännöi, ajoita, käytä virtuaalista taustaa ja paljon muuta

Maailma on eristyksissä ja tekee parhaansa estääkseen COVID-19:n leviämisen – kauhistuttavan pandemian, joka on tartuttanut yli 1,4 miljoonaa ihmistä eri puolilla maailmaa. Sosiaalinen etäisyys on ainoa tehokas strategia tässä vaiheessa, ja meidän on noudatettava tiukasti sääntökirjaa estääksemme taudinaiheuttajaa hankkimasta lisää isäntiä.

Lukitustoimenpiteiden myötä yritykset, oppilaitokset ja jopa kirjakerhot ovat etsineet turvaa videopuhelu- /konferenssialustoilta. Valittavana on tietysti useita vaihtoehtoja, mutta mikään muu alusta ei ole nähnyt käyttäjäkuntansa nousevan yhtä korkealle kuin yksi segmentin johtavista sovelluksista: Zoom.

Tässä kappaleessa käymme läpi sovelluksen kulmat ja varmistamme, että saat oikean käsityksen alustan toiminnasta ja sen ominaisuuksista riippumatta siitä, oletko ilmainen Zoomin versio vai lisensoitu versio . Joten, ilman pitkiä puheita, mennään asiaan.

Sisällys

• Mikä on Zoom-kokous?
• Zoom-kokouksen asetukset: Mitä tarvitset
• Onko Zoom-kokouksille erillistä sovellusta?
• Kuinka järjestää Zoom-kokous?
• Kuinka kutsua ystäviäsi tapaamiseen
• Kuinka korjata "isännällä on toinen kokous meneillään" -virhe?
• Kuinka liittyä Zoom-kokoukseen?
• Kuinka löytää kokouksen salasana
• Kuinka järjestää tapaaminen?
• Kuinka ajoittaa toistuvia kokouksia?
• Kuinka lopettaa Zoom-kokous
• Mikä on Zoom Meeting ID?
• Tarvitsetko koodeja liittyäksesi Zoom-kokouksiin?
• Zoom Videokokousvinkkejä
• Zoomaa kokouksen tallennus
• Voitko tallentaa Zoom-kokouksen ilman lupaa?
• Voitko liittyä satunnaiseen Zoom-kokoukseen?
• Mikä on Zoombombing?
• Zoomin taistelu Zoombombingia vastaan
• Kuinka tehdä Zoom-kokouksistasi turvallisempia?
• Zoomaa kokoustaustat
• Mikä on Zoom-webinaari?
• Zoom Webinaarien tunnusmerkit

Mikä on Zoom-kokous?

Zoom on ylpeä toimistoympäristön helpottamisesta jopa syrjäisimmissä paikoissa. Antamalla sinulle pääsyn joukkoon tuottavuustyökaluja ja luokkansa parhaan äänen/videon selkeyden, Zoom varmistaa, että kokouksesi ovat yhtä tehokkaita kuin helppoja.

Zoom-alustalla isännöityä etäkonferenssikokousta kutsutaan Zoom-kokoukseksi. Kokouksen isännöitsijällä on suurin määräysvalta, kun taas muilla osallistujilla – jos apuisäntäjiä ei ole määrätty – on sama painoarvo.

Zoom Meeting Setup: Mitä tarvitset

Koska johtaisit koko istunnon verkossa, on äärimmäisen tärkeää, että sinulla on vakaa Internet-yhteys. Muut vaatimukset ovat:

• Zoom-tili (ilmainen tai maksullinen)
• Verkkoselain tai Zoom-sovellus (saatavilla sekä pöytäkoneelle että puhelimelle)
• Valinnainen:
  • Web-kamera videokonferenssia varten
  • Mikrofoni
  • Hyvät valaistusolosuhteet
  • Tehokas laitteisto helpottaa virtuaalistaustaa

Päivitys [20. elokuuta 2020] : Zoom on lisännyt mahdollisuuden liittyä kokouksiin käyttämällä Zoomia kotona älynäytöillä. Ominaisuuden avulla pääset kokouksiin napin painalluksella tai äänikomentojen avulla. Ensimmäinen vastaanottaja on Facebook-portaali (syyskuussa), jota seuraavat Amazon Echo Show ja Google Nest Hub Max loppusyksystä 2020.

Onko Zoom-kokouksille erillistä sovellusta?

Asiakas, jonka lataat Zoomissa rekisteröitymisen jälkeen, toimii all-in-one-sovelluksena kaikille Zoom-palveluille. Yksin Zoom-kokouksille ei ole erillistä sovellusta. Yhden sovelluksen avulla voit isännöidä Zoom-kokouksia ja liittyä niihin riippumatta siitä, onko sinulla puhelin tai tietokone.

Kuinka järjestää Zoom-kokous?

Kuten yllä olevassa osiossa mainittiin, tarvitset Zoom-tilin kokousten isännöintiin tai niihin liittymiseen. Jos et ole vielä rekisteröitynyt, napsauta tätä linkkiä rekisteröityäksesi. Rekisteröitymisen jälkeen sinun tarvitsee vain kirjautua sisään ja aloittaa kokouksen isännöinti luomalla uusi kokous.

Isännöi kokous PC-sovelluksesta

Jos käytät työpöytäasiakasta, avaa sovellus, kirjaudu sisään ja napsauta sitten Uusi kokous tai Jaa näyttö -vaihtoehtoa.

Isäntäkokous selaimesta

Käy Zoomissa , kirjaudu sisään ja vie hiiri kotisivulla HOST A METING -vaihtoehdon kohdalle ja valitse sitten jokin kolmesta vaihtoehdosta: Video pois päältä, Video päällä ja Vain näyttö.

Kuinka kutsua ystäviäsi tapaamiseen

Voit kutsua ystäviäsi kokouksessa tai luodessasi ajoitettua kokousta. Tutkitaan kuinka.

Kutsu kokouksessa

Järjestä kokous yllä kuvatulla tavalla. Napsauta avautuvassa kokousikkunassa Kutsu lisätäksesi osallistujia. Sinun on joko lisättävä hänen yhteyshenkilönsä nimi tai sähköpostiosoite, jotta voit lisätä hänet kokoukseen.

Kutsu sovittuun tapaamiseen

Käy Webissä Tulevat kokoukset -sivulla, valitse Aikatauluta kokous > ja napsauta sitten Kopioi kutsu  -linkkiä.

Näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa on kokouksen tiedot alla olevan kuvan mukaisesti.

Napsauta PC-sovelluksessa ensin yläreunassa olevaa kokousvälilehteä saadaksesi luettelon kaikista ajoitetuista kokouksista. Napsauta nyt sen kokouksen linkkiä, johon haluat kutsua tiedot, ja napsauta sitten Kopioi kutsu (kuten alla).

Tiedot kopioidaan tietokoneesi leikepöydälle. Joten jaaksesi yksinkertaisesti kirjoita sähköposti ja liitä tiedot sähköpostin tekstiosaan . Tai jaa se muiden kanssa viestinä.

Kuinka korjata "isännällä on toinen kokous meneillään" -virhe?

Zoom on yksi käyttäjäystävällisimmistä videoneuvottelualustoista maailmassa. Mutta kätevimmillekin asioille on yleensä joitain rajoituksia. Zoomissa se on kokousten määrä, jonka voit isännöidä samanaikaisesti.

Alusta ei salli yhdenkään käyttäjän – maksullisen tai ilmaisen – pitää useita kokouksia samanaikaisesti. Joten jos toivoit pääseväsi kokouksesta toiseen, Zoom ei ehkä ole sinulle paras vaihtoehto.

Jos kohtaat tämän ongelman – "isännöitsijällä on toinen kokous meneillään" - osallistujana, pyydä isännöitsijää lopettamaan edellinen kokous kunnolla. Tämä ongelma voi ilmetä vain, jos isäntä ajoittaa kaksi päällekkäistä kokousta ja ottaa käyttöön " Liity ennen isäntä " -toiminnon molemmille.

Kuinka liittyä Zoom-kokoukseen?

Näin voit liittyä kokoukseen PC-sovelluksella tai verkkoselaimella.

Liity kokoukseen PC-sovelluksella

Zoom-kokoukseen liittyminen on yhtä yksinkertaista kuin kokouksen isännöinti. Kun olet kirjautunut sisään työpöytäohjelmallesi, napsauta Liity-painiketta.

Anna Zoom-kokouksen tunnus, tarkista muutama vaihtoehto – haluatko Zoomin käyttää mikrofoniasi ja verkkokameraasi – ja paina Liity . Sinun tulee syöttää kokouksesi salasana, joka sinulla on oltava kokouksen isäntä.

Liity kokoukseen verkossa

Toisaalta, jos käytät selainta , kirjaudu ensin sisään ja napsauta sitten ensin LIITY KOKOUKSEEN. Tai napsauta tätä linkkiä siirtyäksesi suoraan Liity kokoukseen -sivulle. Syötä sitten kokouksen isännältä saamasi kokouksen tunnus

Kuinka löytää kokouksen salasana

Jos isännöit kokousta, voit napsauttaa kokousikkunan Kutsu- painiketta ja sitten uudessa ponnahdusikkunassa Kopioi kutsu -painiketta.

Jos kuitenkin yrität liittyä kokoukseen, sinun on kysyttävä kokouksen isännältä salasana. Lue lisää alla olevasta linkistä.

► Kuinka löytää Zoom-kokouksen salasana

Kuinka järjestää tapaaminen?

Olemme jo nähneet, kuinka helppoa on isännöidä kokous Zoomissa. Tässä osiossa kerromme sinulle, kuinka voit ajoittaa tapaamisesi alustalla. Mitä tulee ajoitettuihin kokouksiin, sinulla on kaksi vaihtoehtoa – verkkoportaalin tai työpöytäohjelman kautta.

verkkoportaali

Siirry Zoomin viralliseen portaaliin ja kirjaudu sisään oikeilla tunnuksilla. Napsauta nyt Oma tili ladataksesi profiilisivun . Siirry nyt Kokoukset-välilehteen . Kokoukset-välilehti antaa sinulle täyden hallinnan tulevista kokouksista, mutta sen avulla voit myös ajoittaa uuden kokouksen muutamalla napsautuksella.

Aloita napsauttamalla Ajoita uusi kokous . Aseta kokouksen aihe, päivämäärä ja kellonaika, kesto, salasana, sallitko sinä (isäntä) ja osallistujat kytkeä päälle videosyötteen, äänilähteen ja paljon muuta. Kun olet vahvistanut vaihtoehdot, lopeta prosessi napsauttamalla Tallenna .

Työpöytäasiakas

Kun olet kirjautunut sisään, napsauta Aikataulu-painiketta Zoom-asiakasohjelman kojelaudassa. Kuten verkkoportaalissa, voit asettaa keskustelun aiheen, päivämäärän ja kellonajan, salasanan ja paljon muuta. Napsauta Lisäasetukset paljastaaksesi lisävaihtoehtoja, kuten odotushuoneen, liittymisen ennen isäntää ja paljon muuta. Kun olet tyytyväinen, vahvista kokous napsauttamalla Aikatauluta .

Kuinka ajoittaa toistuvia kokouksia?

Yrittääkseen helpottaa päivittäisiä, viikoittaisia ​​tai kuukausittaisia ​​kokouksia järjestävien isäntien elämää, Zoom on ottanut käyttöön ominaisuuden nimeltä Toistuvat kokoukset. Ominaisuuden avulla voit ajoittaa tapaamisia, joissa on useita tapahtumia, käyttämällä samaa kokoustunnusta. Tällä tavalla osallistujien ei tarvitse joutua kirjautumaan sisään joka kerta, kun järjestetään kokous – samasta aiheesta.

Ota se käyttöön kirjautumalla ensin työpöytäohjelmaan ja napsauttamalla Aikatauluta . Valitse Toistuvat kokoukset -vaihtoehto ja paina Aikatauluta . Salli pääsy valitsemaasi kalenteriin, valitse toistuminen ja paina lopuksi Tallenna .

Kuinka lopettaa Zoom-kokous

Kun olet kokouksessa, voit lopettaa sen yhdellä napsautuksella.

Jos olet kokouksen isäntä, saat kolme vaihtoehtoa yllä olevassa kuvakaappauksessa. Jos olet kuitenkin osallistuja, et saa "Lopeta kokous kaikille" -vaihtoehtoa.

Mikä on Zoom Meeting ID?

Jokainen Zoom-kokous tunnistetaan yksilöllisen numeerisen tunnuksen avulla, jota kutsutaan kokoustunnukseksi. Nämä ovat 9-numeroisia, satunnaisesti määrättyjä numeroita, joissa kaksi yhdysmerkkiä (-) tulee kolminumeroisten välien jälkeen.

Jos olet isäntä, sinun on välitettävä kokouksen tunnuksesi osallistujille. Osallistujien on puolestaan ​​pyydettävä isännältä kokouksen tunnus. Kokoustunnukset löytyvät myös kokouskutsuista.

On huomattava, että Zoom määrittää myös yksilöllisen henkilökohtaisen kokoustunnuksen jokaiselle käyttäjälle. Voit myös käyttää tätä 12-numeroista numeroa kokouksen järjestämiseen. Toisin kuin tavalliset kokoustunnukset, henkilökohtaiset kokoustunnukset eivät kuitenkaan muutu jokaisen kokouksen yhteydessä.

Tarvitsetko koodeja liittyäksesi Zoom-kokouksiin?

Ei, et tarvitse koodia. Zoom-kokoukset tunnistetaan niiden yksilöllisistä kokoustunnuksista. Joten sinun on kysyttävä isännältäsi kokouksen tunnus ennen kuin jatkat. Jos kokous on suojattu salasanalla, tarvitset myös salasanan. Muita koodeja ei tarvita.

Zoom Videokokousvinkkejä

Nyt kun tunnet Zoomin toimintatavan, on aika pohtia, miten voit parantaa videoneuvottelujasi. Ulkonäöstäsi videon taustan ulkoasuun on tarjolla paljon jännittäviä asioita. Keskitymme kuitenkin viiteen parhaaseen vihjeeseen.

Näytön jako

Näytön jakaminen on yksi Zoomin kätevimmistä ominaisuuksista, eikä siihen tarvita asiantuntijaa. Kun kokouksesi alkaa, napsauta näytön alareunassa olevan paneelin Näytön jakaminen -painiketta. Voit joko jakaa koko työpöytäsi tai valita tietyn avoinna olevan ikkunan. Napsauta Lopeta jakaminen - punaista painiketta - lopettaaksesi näytön jakamisen.

Virtuaalinen tausta

Jos haluat saada ammattimaisemman näköisen – tai hauskan – taustan, voit hyödyntää Zoomin alan johtavaa Virtual Background -ominaisuutta. Siirry Asetukset-kohdan Virtuaalitausta-kohtaan asettaaksesi uuden hienon virtuaalisen taustan. Saat lisätietoja tutustumalla ilmaisiin Zoom-taustavalikoimaamme täällä .

Kytke mikrofoni/video pois päältä, kun liityt kokoukseen

Voit halutessasi sammuttaa mikrofonin ja verkkokameran heti alusta alkaen. Voit tehdä tämän siirtymällä kohtaan Asetukset, Ääni (Video) ja napsauttamalla Mykistä mikrofoni, kun liityt kokoukseen (Sammuta videoni, kun liityt kokoukseen).

Mykistä/poista mykistys painamalla välilyöntiä

Näppäimistön välilyönti toimii kätevänä vaihtokytkimenä Zoom-kokousten aikana. Paina ja pidä painiketta painettuna mykistääksesi/poistaaksesi mikrofonin. Luottavainen puhuminen Zoom-kokouksissa ei ole koskaan ollut helpompaa.

Kätevät pikakuvakkeet

Muutaman näppäinyhdistelmän hallitseminen voi parantaa tehokkuuttasi Zoom-kokouksissa. Zoomilla on verkkosivustollaan erityinen pikaopas , joka kattaa melkein kaiken perustoiminnoista edistyneisiin pikkuasioihin.

Zoomaa kokouksen tallennus

The leading video conferencing platform also allows you to record your meetings, making sure you don’t miss out on anything important.

Cloud

If you are a paid Zoom user — Pro and above — you can choose to Record to the Cloud. This option is enabled by default for paid subscribers and additional storage can be bought for as low as $40 per month — 100 GB. You can download your recordings to your PC or stream them directly through a browser.

You can also pick the recording layout — active speaker, gallery view, and shared screen — for varying the tone of the recordings. Click on the record option to start.

Local

All Zoom users — free users, too — can opt for local recording. Here, instead of shooting your recordings up to the cloud, you’re keeping them safely on your PC. After the recording is processed, you can upload it to Google Drive and distribute it among your peers. There’s no limit on how much you can record, so, feel free to log entire sessions.

Can you record a Zoom meeting without permission?

As mentioned earlier, hosts pretty much have full control over the meeting. So, if you were looking to record a meeting, sneakily, without notifying your boss, you’re sadly out of luck. Zoom’s built-in screen recorder is an exceptionally handy tool, but it doesn’t allow you to record without your host’s permission.

When a meeting’s underway, hosts can enable recording for some users by going into More — adjacent to the attendee’s name — and clicking on Allow record. If that said participant starts recording, the participants’ menu will prompt that the user’s been recording the meeting.

To bypass the permissions and record without making a peep, you could choose some third party software to record your entire desktop. Not only will it allow you to maintain a personal video journal, but it will also give you more flexibility in terms of the output file type.

Can you join a random Zoom meeting?

To join any Zoom meeting, you’ll need to have the unique meeting id of the said meeting. Additionally, Zoom has started encouraging hosts to make their meetings password protected, which acts as a fail-safe against malicious intrusions. So, unless you somehow get hold of both the meeting id and password, there’s no way for you to crash a random Zoom meeting.

What is Zoombombing?

Until very recently, Zoom didn’t have an air-tight security policy in place, which led to embarrassing incidents and abandoned meetings.

Zoom’s userbase has been expanding exponentially since the COVID-19 outbreak, and not all of them are happy campers. Many hackers and people with malicious intent took this opportunity to invade private, non-protected, Zoom meetings, and broadcast disturbing or pornographic content. Zoombombing, as people are calling it, has been classified as a form of online trolling, and the platform has taken some drastic measures to curb the onslaught.

Zoom’s fight against Zoombombing

Having seen many of its meetings abandoned, Zoom has introduced some effective security measures. The platform has now enabled password for meetings and toggled on Waiting Room by default. The latter adds an extra layer of security by allowing the host to screen the participants waiting to join. Additionally, Zoom has released an update that removes the meeting id from the title bar. This makes sure your private meeting id isn’t exposed even if you take a screenshot.

How to make your Zoom meetings more secure?

Zoom itself is doing all it can to make sure you’re not exposed to online trolling aka Zoombombing, despite making use of password mandatory now. However, there are a few things you could do to make sure your Zoom calls are as safe as possible.

Use Zoom meeting ID only

The option of giving away your Personal Meeting ID (PMI) might seem more convenient — as they don’t change with every meeting — but they expose you to greater risks. So, avoid using your Personal Meeting ID. Make sure you only use the random meeting ID Zoom generates when you create a new meeting; nothing else.

Lock your meetings

After all of your attendees have joined, always lock your meetings. This little step keeps intruders at bay, making your meetings super secure. To do so, open the Participants List, go to More, and hit Lock Meeting.

Use the Waiting Room

As mentioned in the previous section, Zoom has turned on Waiting Rooms by default for all users. This allows you to see the participants in the waiting room and only let in the ones you deem as important.

Zoom meeting backgrounds

Virtual Backgrounds is one of Zoom’s most-celebrated features. It allows you to set a custom image or video as your meeting background and dissipate any visual distractions that may arise. There are loads of excellent background images floating around the internet, and we’ve picked out some of the best for you. Check out our Virtual Backgrounds article to know more and download your favorites.

What is a Zoom Webinar?

Apart from hosting meetings, you can also use the Zoom platform to host Webinars. Webinars allow you to reach up to 10,000 people at once, giving you the opportunity to get your ideas across. Think of it as a virtual TED Talk or a lecture. You (the host) get to share your screen, talk freely, and use your webcam’s video feed to be more expressive. The audience can use the chat and Q/A options to get their opinions or concerns across.

Zoom Webinars’ distinguishing traits

Zoom meetings and Webinars might look eerily identical, but there are some traits that set the two apart. In this section, we’ll chalk down some characteristics unique to Zoom Webinars.

• Only available for paid subscribers (Pro and above)
• The audience can range between 100 and 1000 (depending on add-on package)
• Participant roles: Panelist, Host/Co-host, Attendee
• Sopii yli 50 hengen yleisölle
• Vähemmän interaktiivisia kuin Zoom-kokoukset
• Osallistujat voivat olla vuorovaikutuksessa vain chatin ja Q/A-vaihtoehtojen kautta
• Ei Breakout-huoneita

Toivomme, että vastasimme kaikkiin Zoom-kokouksia koskeviin kysymyksiisi. Jos tarvitset apua Zoom-kokouksiin liittyen, muista kysyä yllä olevassa kommenttiosiossa.