Inbox Zero: kaikki mitä sinun tarvitsee tietää

Sähköpostilaatikko – mikä on ensimmäinen asia, joka tulee mieleesi kuultuasi tämän termin? No, jotkut teistä ovat varmaan alkaneet kuvitella tulvii postilaatikkoa, jossa tuhansia mainossähköposteja leijuu näytön päällä, eikö niin? Joten milloin viimeksi yritit puhdistaa postilaatikkosi? Tuhannet sähköpostiviestit makaavat postilaatikossamme vuosia ja vuosia, emmekä valitettavasti tee asialle mitään.

Sähköpostin hallinnasta puhuttaessa Inbox Zero on uusi lähestymistapa, jonka tavoitteena on pitää postilaatikkosi tyhjänä. Ja tyhjällä emme tarkoita, että siinä on ehdottoman nolla määrä sähköposteja. Itse asiassa Inbox Zero on enemmän tiukka strategia, joka hallitsee sähköpostisi tehokkaasti ja parantaa tuottavuuttasi. Kuulostaa mielenkiintoiselta, eikö? Mietitkö, mikä on Inbox Zero ja miten se voidaan saavuttaa? Älä huoli! Olet tullut oikeaan paikkaan. Tässä viestissä puhumme Inbox Zerosta ja kaikesta muusta, joka pyörii tämän termin ympärillä.

Kuvan lähde: Help Scout

Aloitetaan.

Mikä on Inbox Zero?

Inbox Zero -konseptin esitteli vuonna 2006 tunnettu tuottavuusasiantuntija Merlin Mann. Inbox Zero -lähestymistavan ymmärtämisen kannalta on ensinnäkin ymmärrettävä, että Zero termissä "Inbox Zero" ei tarkoita sitä, että postilaatikko on tyhjä.

Koska sähköposteista on ajan mittaan tullut yksi tehokkaimmista viestintätavoista, tämä sattuu olemaan ainoa luotettava lähde, jolla joku yrittää ottaa sinuun yhteyttä. Olipa kyseessä työasiakkaasi tai mainosmarkkinoijasi, lähes kaikki ympärillä olevat kohdistavat viestiillään sähköpostiisi. Kuvittele kuinka kauheaa se on, kun avaamme sähköpostimme lomatauon jälkeen? Tonnia lukemattomia lakkaamattomia sähköposteja tunkeutuvat postilaatikkoomme ja tuijottavat suoraan läpi meitä odottaen vastausta. Ja ajan myötä saamiensa sähköpostien määrä vain kasvaa, mikä tekee sähköpostilaatikostamme entistä sotkuisemman.

Kuvan lähde: Kinkread Tech

Joten mikä Inbox Zero oikein on? Jos yritämme ymmärtää sen yksinkertaisin sanoin, Inbox Zero on sähköpostinhallintastrategia, jonka tavoitteena on järjestää postilaatikkomme. Saapuneet-kansion nollan perimmäinen tavoite on, kun postilaatikossasi ei ole yhtään lukematonta sähköpostiviestiä ja kaikkiin sähköposteihin vastataan asianmukaisesti, ne luetaan, merkitään tai kaikki sen edellyttämät toimenpiteet on suoritettava tehokkaasti.

Katso myös:-

PST-tiedoston hallinta Microsoft Outlookissa Microsoft Outlook on erittäin hyvä väline synkronoida kaikki sähköpostitilisi yhteen paikkaan. Se tallentaa kaikki tiedot...

Kuinka Inbox Zero voi parantaa tuottavuuttamme?

Kuvittele, että sinulla on kiireinen päivä töissä, kun sinulla on paljon keskeneräisiä tehtäviä suoritettavana päivän aikana. Ja heti kun kirjaudut sisään sähköpostitilillesi, näet joukon sähköposteja, jotka odottavat sinua vastaamaan. Et varmasti halua kirsikkaa päälle, vai mitä? Vaikka yrität suorittaa muita työtehtäviäsi, nuo lukemattomat sähköpostit vaivaavat sinua jatkuvasti.

Inbox Zero -lähestymistavan noudattaminen on oikea tapa lisätä tuottavuuttasi. Jos et halua tuottavuutesi kärsivän, kannattaa ottaa Inbox Zero -strategia käyttöön. Ota vähän aikaa kiireisestä aikataulustasi ja suorita tarvittavat toimet päästäksesi eroon kaikista lukemattomista sähköpostiviesteistä postilaatikostasi. Tässä on joitain tärkeitä sähköpostitoimintoja, joita voit tehdä saavuttaaksesi Inbox Zero -strategian.

Saapuneet-kansion nollastrategiat

Kuvan lähde: Tech Soup Canada

• Poista: Onko sähköposti sinulle tärkeä? Ei edes Zilchiä! Mitä sinä sitten odotat? Napauta poistopainiketta ja lähetä sähköposti heti roskakoriin.
• Edustaja: Onko kyseisellä sähköpostilla mitään tekemistä kanssasi? Jos kyllä, niin vastaa. Ja jos se vaatii jonkun muun huomion, siirrä sähköposti heti osoittamalla se asianomaiselle henkilölle.
• Arkisto: Jotkut sähköpostit eivät vaadi välitöntä huomiota, mutta sisältävät tärkeän viestin. Tällaisten sähköpostien käsittelyssä paras toimenpide on "arkistoida", jotta voit käyttää niitä jatkossa milloin haluat.
• Vastaa: Vaikka aika olisi vähissä ja sähköposti vaatii kiireellistä huomiota, älä viivyttele siihen vastaamista. Tuskin vie kahta minuuttia aikaasi vastauksen laatimiseen, eikö niin? Joten miksi odottaa koko päivä tehdä niin ja kärsiä tuottavuudestasi? Tee se heti!

Johtopäätös

Riippumatta siitä, mitä yllä mainittua Inbox-Zero-strategiaa käytät, se antaa sinulle varmasti mielenrauhan. Lukemattomien sähköpostien käsitteleminen lisää myös tuottavuuttasi, koska sinulla on yksi huoli vähemmän päivässä. Toivomme, että tämä viesti poisti kaikki epäilyksesi siitä, mikä Inbox Zero on ja miten se voidaan saavuttaa sähköpostin postilaatikon hallinnassa. Joten mitä mieltä olet tästä sähköpostinhallintastrategiasta? Voit vapaasti jakaa näkemyksesi ja palautteesi alla olevassa kommenttikentässä.