Hyödyllisiä vinkkejä virtuaalisten kokousten järjestämiseen oikein

Virtuaalikokoukset ovat yleistyneet varsinkin pandemian aikana, jolloin useimmat ihmiset aloittivat etätyön. Joillakin yrityksillä on toimistoja ympäri maailmaa, joten ne järjestävät usein verkkokokouksia kommunikoidakseen tehokkaasti.

Olisi erittäin vaikeaa saada yhteyttä kollegoihin, asiakkaisiin tai työntekijöihin ilman virtuaalisia kokoussovelluksia. Virtuaalikokouksen järjestämiseksi oikealla tavalla on otettava huomioon muutamia asioita, joita käsitellään tässä artikkelissa.

Sisällys

• 1 Kokouksen tarkistuslistan laatiminen
• 2 Oikean alustan valitseminen
• 3 Viestintä ja sitoutuminen

Kokouksen tarkistuslistan laatiminen

Virtuaalisiin tapaamisiin on tärkeää osallistua suunnitelmalla, jotta voit käyttää aikasi aivan kuten kasvokkain tapaamisessa. Ensinnäkin sinun on määritettävä tavoitteet ja päämäärät, jotka haluat saavuttaa tässä kokouksessa. Kirjoita kaikki kohdat, jotka haluat käsitellä kokouksen esityslistalla , jotta asiat pysyvät järjestyksessä ja sujuisi sujuvasti.

Merkitse muistiin, kuka isännöi kokousta ja kuka esittelee tietyn aiheen. Kirjoita nämä nimet jokaisen keskustelukohdan viereen kokouksen esityslistassasi. Kun olet valmis, lähetä tämä esityslista sähköpostitse kaikille mahdollisille osallistujille etukäteen, jotta he voivat tarkastella sitä ja kannustaa heitä valmistelemaan kyseisiä aiheita koskevia kysymyksiä.

Oikean alustan valinta

Verkossa on lukuisia kokousohjelmia, joita ihmiset käyttävät maailmanlaajuisesti virtuaalisten kokoustensa järjestämiseen. Oikean vaihtoehdon valitsemiseksi on otettava huomioon muutama tekijä. Jos yrityksesi haluaa järjestää virtuaalisia tapaamisia suuria tapahtumia varten, yritä etsiä tähän tarkoitukseen sopiva alusta.

Etsi säännöllisiä jokapäiväisiä kokouksia varten ohjelmaa, jonka avulla voit tallentaa kokoukset myöhempää käyttöä varten tai jos joku on jäänyt pois kokouksesta, hän voi tarkistaa sen myöhemmin. Jotkut ohjelmat sisältävät sivukeskustelun, jossa voit esittää puhujalle kysymyksiä häiritsemättä hänen puhettaan. Joskus ihmiset haluavat kysyä useita kysymyksiä samanaikaisesti, ja jos he puhuvat kerralla, se voi häiritä kokousta ja tuhlata aikaa.

Toinen hyödyllinen ominaisuus on nähdä, mahdollistaako ohjelma kokousaikataulujen synkronoinnin online-kalenterisi kanssa. Se helpottaa ihmisten kutsumista kokoukseen ja lähettää automaattisia muistutuksia jokaiselle henkilölle.

Joidenkin ohjelmien avulla voit lisätä yrityksesi logon ja väriteemoja virtuaalisiin kokoushuoneisiin, jotta heijastat ammatillista identiteettiäsi asiakkaita tapaaessasi. Muut ominaisuudet, kuten tietokilpailujen ja pelien lähettäminen työntekijöillesi kokouksen aikana, voivat auttaa tekemään siitä aktiivisen ja rohkaisemaan ihmisiä sitoutumaan. Tarvitset kaikki mahdolliset työkalut varmistaaksesi, että ihmiset osallistuvat aktiivisesti virtuaalikokoukseen.

Viestintä ja sitoutuminen

Varmistaaksesi, että kokous sujuu sujuvasti, sinun tulee laatia joitain kokousetiketin peruskohtia, joita kaikkien osallistujien tulee noudattaa. Päätä ensin, kuinka osallistujat voivat esittää kysymyksiä , kun joku puhuu.

Pitäisikö heidän painaa "nostaa käsi" -painiketta vai kysyä kysymyksiä chatissa? Pyydä joka tapauksessa osallistujia painamaan mykistyspainiketta, kun joku puhuu estääksesi taustaäänet ja puhumaan vain, kun isäntä pyytää heitä osallistumaan keskusteluun keskeytysten välttämiseksi.

Muista, että Internet-yhteyden nopeuksissa voi olla eroja, mikä aiheuttaa puheviiveitä ja häiriöitä, jotka voivat olla aikaa vieviä. Muista käyttää muutama minuutti ja kysy, kuinka ihmiset voivat ennen kokouksen aloittamista. Voit käydä ystävällistä keskustelua viiden minuutin ajan, jotta saat yhteyden työntekijöihisi ja anna heidän kommunikoida keskenään.

Osallistujien saaminen osallistumaan virtuaaliseen kokoukseen voi olla hankalaa. Jos työntekijöillä on tapana torkkua kasvokkain tapaamisten aikana, miten luulet heidän toimivan virtuaalisissa kokouksissa? Muista kutsua jokaista henkilöä heidän nimellä, jotta saat heidän huomionsa ja esitä kysymys siellä täällä.

Jos sinusta tuntuu, että henkilö ei vastaa tai ei osallistu sivukeskusteluun, anna hänen puhua silloin tällöin ja pyydä häntä osallistumaan keskusteluun. Tämä saa muutkin kiinnittämään huomiota, jos kysyt heiltä kysymyksen. Se saa heidät myös tuntemaan, että haluat kuulla heidän panoksensa kokoukseen.

Virtuaalikokouksessa on tärkeää varmistaa, että jokainen osallistuu muutaman kerran tai niin paljon kuin kokous sallii. Anna jokaisen henkilön puhua vähintään kerran kokouksessa ja kannusta heitä kirjoittamaan kysymyksiä sivukeskusteluun.

On myös hyödyllistä järjestää hauska tapaaminen vähintään kerran kuukaudessa, jotta ihmiset voivat tutustua toisiinsa ja tapaamiset sujuu luonnollisemmin.