Flow:n luominen Microsoft Teamsissa ja miksi saatat haluta auttaa sinua pysymään tuottavana

Power Automaten ja Microsoft Flown avulla voit luoda tiettyjä "kulkuja", joiden avulla voit seurata liiketoimintaasi ja parantaa tuottavuuttasi. Näin

Ota Power Automate -sovellus käyttöön Microsoft Teamsissa asentamalla se Teamsin vasemman sivupalkin sovellusluettelosta

Kun olet määrittänyt, sinut ohjataan Power Automaten kotisivulle. Napsauta Uusi virtaus -painiketta. Valitse sitten yksi, joka sopii Microsoft Teamsiin.

Muista yhdistää tilisi Flow'hun, jotta se palaa vihreänä

Jatka ja seuraa näytön ohjeita ja napsauta sitten Luo kulku

Flow täyttyy Teamsissa ja näkyy Power Automate -pääsivun luettelossa

Oletko koskaan halunnut saada ilmoituksen Teamsin sisällä tapahtuvista toimista, jotka liittyvät asiakirjojen lataamiseen, lomakkeiden allekirjoittamiseen tai jopa Plannerissa suoritettaviin tehtäviin? Yleensä sinun on ehkä tarkistettava jokainen näistä Microsoft 365 -sovelluksista yksitellen, jotta pääset asioihin nopeasti. Power Automaten ja Microsoft Flown avulla voit kuitenkin luoda tiettyjä "kulkuja", jotka auttavat sinua seuraamaan liiketoimintaasi ja parantamaan tuottavuuttasi. Tänään näytämme sinulle, kuinka voit tehdä sen.

Power Automaten lisääminen tiimeihin

Ensinnäkin sinun on lisättävä Power Automate Microsoft Teamsiin jatkaaksesi. Voit tehdä tämän napsauttamalla Apps-osiota Teamsin sivupalkissa. Etsi sieltä Power Automate. Valitse sitten avautuva Power Automate -sovellus ja valitse violetti lisäyspainike. Jos haluat kulkua tietyssä kanavassa tai koko ryhmässä kaikille käyttäjille, voit myös valita alanuolta ja valita Lisää tiimiin, jos sinulla on oikeudet lisätä automaatio kaikille. Kun olet valmis, sinun pitäisi nähdä Power Automate -sovellus avautuvan Teamsin sivupalkissa.

Esivalmistetun, "suositun" Flow'n luominen Teamsissa

Seuraavaksi sinun pitäisi siirtyä suodatettuun vaihtoehtoon, joka näyttää vain Microsoft Teams -virtaukset ja -mallit. Voit halutessasi suodattaa muihin Floweihin napsauttamalla Hae Flows -painikkeen vieressä olevaa suodatuspainiketta (mutta siitä lisää myöhemmin). Joka tapauksessa sinun pitäisi myös huomata joitakin suosittuja Flows-malleja Teamsissa. Nämä ovat Microsoftin valmiita malleja, jotka voit ottaa käyttöön muutamalla napsautuksella ilman koodausta!

Keskitymme ensin näihin, koska nämä ovat suosituimpia ja auttavat vastaamaan joihinkin Teamsin yleisimpiin ilmoitustarpeisiin. Alla on luettelo, mutta muista, että näet luettelon kaikista Teams-virroista valitsemalla Power Automate -sovelluksen alareunassa Näytä kaikki Teams-mallit. Yleisesti ottaen mikä tahansa Teams-luettelon Flows on helppo määrittää, ja se vaatii vain muutaman yksinkertaisen vaiheen.

• Ilmoita tiimille, kun uusi Forms-vastaus lähetetään
• Kun tehtävän tila Plannerissa muuttuu valmiiksi, ilmoita siitä kanavalle
• Ilmoita tiimille, kun uusi kohde luodaan SharePoint-luetteloon
• Tallenna viesti OneNoteen
• Luo työkohde viestistä
• Ilmoita tiimille, kun Trello-taululle lisätään uusi tehtävä
• Ilmoita tiimille, kun työkohteen tila muuttuu Azure DevOpsissa
• Ilmoita tiimille, kun hälytys laukeaa PowerBI:ssä.

Jos haluamasi kulku on tässä luettelossa, napsauta sitä. Saat ponnahdusikkunan, jonka avulla voit määrittää sen. Käytämme esimerkkinä Flow-toimintoa tehtävien muutoksissa Plannerissa. Yleensä sinun pitäisi nähdä laatikko, jossa voit nimetä kulun. Sen alla on sitten luettelo tarvitsemistasi kirjautumisista (tai liittimistä). Varmista, että kirjaudut sisään jokaiseen, napsauta sitten Jatka ja seuraa näytön ohjeita. Meidän tapauksessamme meidän on määritettävä ja valittava Planner-ryhmän tunnus, suunnitelman tunnus, Teams-tiimi ja sitten kanava jatkaaksesi.

Kun olet valmis, voit valita Luo kulku. Ja sinun pitäisi sitten nähdä ponnahdusikkuna, jossa sanotaan, että työnkulkusi on luotu. Se näkyy nyt Power Automate -pääsivun Flows-luettelossa! Ja se toimii automaattisesti tästä lähtien.

Muun ja mukautetun Flow'n luominen Teamsissa

Power Automaten ansiosta et rajoitu vain Flows-teemaan kohti Teamsia. Halutessasi voit luoda myös muita Floweja. Voit vaihtaa näihin napsauttamalla Suodatin-painiketta näytön yläosassa, hakukentän vieressä ja valitsemalla Kaikki mallit. Katso sitten vasemmalle ja valitse luokka. Vaiheet ovat samat, ja sinun on kirjauduttava sisään ja yhdistettävä tilit, kuten teimme yllä.

Jos olet kokeneempi käyttäjä, voit myös luoda tyhjän Flown itse, etkä seuraa mallia. Napsauta Luo-välilehteä Power Automatessa ja valitse sitten Luo tyhjästä. Sieltä näet luettelon laukaisimista ja toiminnoista. Näet myös joitakin teemoja Kaikki-kohdassa. Valitse teemasi suodattaaksesi laukaisimen ja toiminnot.

Valitse sitten laukaisin näytön ohjeita noudattaen. Kun liipaisin on valmis, määritä toiminto noudattamalla näytön ohjeita ja ohjattua toimintoa. Jokaisella Flow'lla on erilaiset ohjeet, mutta ne on helppo ymmärtää. Voit sitten testata kulkua napsauttamalla yläreunassa olevaa Testaa-painiketta. Voit myös tarkistaa virtauksen virheiden varalta valitsemalla myös Flow Checker. Kun olet valmis, napsauta Tallenna ja Flow otetaan käyttöön.

Virtojen tarkistaminen ja poistaminen

Nyt kun olet luonut Flows, voit helposti poistaa tai muokata niitä. Avaa Power Automate -sovellus Teamsissa napsauttamalla ( . . ) sivupalkissa ja napsauttamalla sitten Koti-välilehteä. Sieltä sinun pitäisi nähdä luettelo virtauksistasi. Voit siirtää hiiren äärioikealle, napsauttaa kolmea pistettä luettelossa ja valita sitten Muokkaa tai Poista poistaaksesi virran. Vielä tärkeämpää on, että voit myös tarkistaa Juoksuhistorian nähdäksesi, kuinka se toimii, koska se on mennyt väärin.

Vasta loputtomien mahdollisuuksien alku!

Flow'n luominen Teamsissä power Automaten avulla on vasta mahdollisuuksien alkua. Microsoftilla on alusta, joka tunnetaan nimellä PowerApps, jonka avulla voit luoda omia mukautettuja sovelluksia yrityksellesi vastaavien mallien avulla. Voit oppia siitä lisää täältä . Muista myös, että tutustu Microsoft 365 -keskukseemme saadaksesi lisää uutisia ja tietoja.