8 Essential Technology Workplace Hacks

Sähköposteille, puheluille ja tehtäville, jotka on suoritettava päivässä, ei näytä koskaan loppuvan. On käytännössä mahdotonta pysyä työn kärjessä ilman pientä apua. Laadimme luettelon kahdeksasta keskeisestä työpaikan hakkeroinnista, jotka keskittyvät teknologiaan, joka auttaa lisäämään tuottavuutta ja säilyttämään mielenterveyden.

1. Aseta puhelimesi tilaan "Älä häiritse"

Melkein jokaisella on vaisto tarkistaa puhelimensa heti, kun he tuntevat värinän taskussaan tai kuulevat puhelimensa pehmeän pingin. Asettamalla puhelimesi Älä häiritse -tilaan päivän tärkeimpinä aikoina voit poistaa tarpeettomia häiriötekijöitä.

Mahdollisuudet ovat mitä tahansa, voi odottaa.

2. Käytä "Ääni tekstiksi" sanelemiseen

Harvat ihmiset voivat kirjoittaa niin nopeasti kuin pystyvät puhumaan. Käyttämällä ohjelmistoja, kuten Dragon tai IBM:n Watson, pystyt suorittamaan tehtäviä paljon tehokkaammin.

Tällä hetkellä on saatavilla useita versioita. Joten vaikka olet alalla, jolla on paljon erityistä kansankieltä tai ammattikieltä, kuten lääketieteen ala, voit silti hankkia sellaisen, joka tunnistaa jokaisen sanomasi sanan.

3. Käytä sinisen valon suodattimia tai laseja

Tämä hakkeri voi olla hengenpelastaja. Yhä useammat  tutkimukset  osoittavat, että aika, jonka ihmiset viettävät sinistä valoa lähettävien lähteiden edessä, voi vaikuttaa negatiivisesti. Nämä voivat vaihdella päänsärystä ja silmien rasituksesta unihäiriöihin.

Sinisen valon lasit tai näytön suodattimet voivat auttaa lievittämään näitä ongelmia pienin kustannuksin.

4. Käytä online-neuvottelupuheluohjelmia

Ohjelmat, kuten Slack ja Whatsapp, voivat olla valtava etu tiimin tuottavuudelle. Ne tarjoavat mahdollisuuden olla aina yhteydessä. Nyt ei tarvitse odottaa vastaussähköpostia. Voit määrittää yksittäisiä ryhmiä sisältämään vain tarvittavat tiimin jäsenet. Koska käytettävissä on työpöytä- ja mobiilisovelluksia, voit järjestää kokouksia riippumatta siitä, missä tiimisi tällä hetkellä on.

Jos tarvitaan videopuhelua, vaihtoehtoja on runsaasti, mukaan lukien MS Team, Zooom tai Skype for business. Kaikki ne tarjoavat helppokäyttöisiä formaatteja, jotta tiimisi voi työskennellä yhdessä.

5. Jaa Outlook-kalenterit

Tämä hakkerointi on luultavasti yksi helpoimpia sivuuttaa. Aina kun on kokous, sopivimman ajan löytäminen voi olla vaivalloista. Yksinkertaisesti jakamalla Outlook-kalenterin jokainen tiimin jäsen voi nähdä, mitä muut jäsenet tekevät. Tämä vähentää kokousten ajoittamiseen tarvittavan viestinnän määrää, ja lisäbonuksena se on helppo tapa muistaa jokaisen syntymäpäivä.

6. Makron käyttö työnkulun tehostamiseen

Makrojen käyttäminen voi todella auttaa virtaviivaistamaan toistuvia tehtäviä, jotka ovat osa päivääsi. Microsoft Suite ja Google Docs pystyvät molemmat suorittamaan mukautettuja makroja. Käytä muutama minuutti oppiaksesi, mitä he voivat tehdä hyväksesi, voit seurata tuottavuutesi kasvavan nopeasti.

7. Luo prioriteettitehtäviä päivittäin

Luomalla priorisoidun tehtäväluettelon itsellesi ja tiimillesi voit varmistaa, että kaikki ovat tehtävässä.

On monia sovelluksia, jotka auttavat sinua tekemään tämän. Etsi vain haluamasi sovelluskauppa. Aloita sitten luomalla luettelo kaikesta, mikä on tehtävä kunkin rivikohdan määräajan mukaan. Jaa kohteet seuraavaksi luokkiin; kiireellinen ja tärkeä, tärkeä mutta ei kiireellinen, kiireellinen mutta ei tärkeä eikä tärkeä tai kiireellinen.

Kun olet tehnyt tämän, on vaivatonta päättää, mitä on tehtävä ja mikä voi odottaa. Myönnetään: paljon siitä, mitä voimme tehdä, on asioita, jotka voivat odottaa.

8. Pidä teknisiä taukoja

Vaikka tämä ei ole teknisesti teknologiahakkerointi, se on hieno henkinen hakkerointi. Kerran tunnissa pidä lyhyt tauko. Nouse työpöydältäsi ja venyttele tai kävele vesijäähdyttimen luo. Pääset eroon tekniikasta muutamaksi minuutiksi, voit nollata ja siirtyä tehtävään paljon tehokkaammin.

Tähän hakkerointiin on kuitenkin avain. Älä pidä taukoa tekniikasta menemällä puhelimeen tai katsomalla sähköpostia.

Se on tauko tehtävästä, ei tauko tekniikasta. Kokeile sitä, ja jos et tunne, että pystyt nousemaan kerran tunnissa, kokeile  sääntöä 20-20-20 . Tämä on tauko 20 minuutin välein keskittyäksesi johonkin, joka on 20 metrin päässä 20 sekunnin ajan. Keskittyminen johonkin kauempana olevaan asiaan muutaman sekunnin ajan voi auttaa pitämään keskittymisen.

Lopulliset ajatukset

Nykymaailmassa me kaikki yritämme olla niin tehokkaita kuin pystymme. Kokeile näitä hakkeja. Näet ehdottomasti tuottavuuden kasvun.