Tallenna videokokouksen yksityiskohdat näillä erinomaisilla työkaluilla

Viimeisen kuuden tai seitsemän kuukauden aikana monet elämämme osa-alueet ovat muuttuneet virtuaalisiksi. Digitaalinen siirtyminen COVID-pandemian aikana on todella ennennäkemätöntä kaikin puolin ostoksista kokonaan verkkokauppasivustoilla, luokkien ja laboratorioiden pitämisestä verkossa aina työntekijöiden palkkaamiseen videokonferenssihaastattelujen kautta.

Jos olet työssäkäyvä ammattilainen tai opiskelija, olisit ymmärtänyt, kuinka tärkeitä videokokouspalvelut ovat. Viestinnän ja yhteistyön määritelmät ovat muuttuneet merkittävästi sisällyttämällä siihen tosiasian, että kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus on menneisyyttä.

Parhailla videokokoustyökaluilla kokemuksesi voi kuitenkin olla mahdollisimman lähellä todellista konferenssia. Tässä on eri näkökohdat, jotka sinun tulee pitää mielessä, kun valitset videon sitouttamisalustaa, jotta voit tallentaa kaikki virtuaaliistuntojen olennaiset yksityiskohdat.

Sisällys

• 1 Ominaisuudet, joita odotetaan videokokousalustoilta
  • 1.1 1. Korkealaatuinen ääni ja video
  • 1.2 2. Näytön jakaminen
  • 1.3 3. Laitteen yhteensopivuus
  • 1.4 4. Videoita sisältävät sähköpostit
  • 1.5 5. Chat ja jakaminen
  • 1.6 6. Turvallisuus
• 2 Kristallinkirkas viestintä verkossa

Ominaisuudet, joita voidaan odottaa videokokousalustoilta

1. Korkealaatuinen ääni ja video

Minkä tahansa videon osallistumisohjelmiston perusvaatimus on, että videon ja äänen laatu on koskematon, ikään kuin kommunikoivat ihmiset olisivat samassa huoneessa. Laitteistot ja ohjelmistot varmistavat, että kokoukset ovat korkealaatuisia.

Laitteiston osien, kuten kannettavan tietokoneen kameran, mikrofonin ja kaiuttimien on oltava hyvässä kunnossa varmistaakseen viestien selkeän siirron. Samaan aikaan alusta voi myös auttaa viestintää sisällyttämällä siihen ominaisuuksia, kuten melunvaimennus, automaattinen mykistys  ei-puhuville osallistujille ja sopivat säädöt käyttäjille, joilla on pieni kaistanleveys.

2. Näytön jakaminen

Olipa kyseessä yritysesittelyjen tai luentomuistiinpanojen jakaminen, näytön jakamisvaihtoehdosta  on tullut projektoria vastaava. Kun kokouksista tulee entistä enemmän yhteistyötä, tämä ominaisuus on pakollinen kaikissa videokokousalustoissa, jotta käyttäjät voivat näyttää työnsä tai sisältönsä tai tulokset kaikille läsnäolijoille. Näytön jakamisvaihtoehdon pitäisi myös pystyä kytkemään se päälle ja pois päältä nopeasti.

Jos haluat jakaa valmiiksi tallennettua sisältöä, sinulla pitäisi olla ominaisuus näytön toimintojen tallentamiseen. Näytön  tallentimen  on oltava korkealaatuinen, ja siinä tulee olla lisävaihtoehtoja tiettyjen elementtien korostamiseen tai niihin keskittymiseen, kuvakaappausvideoiden jakamiseen ja jaettavan linkin luomiseen, jotta vieras soittaja voi tallentaa videon ja lähettää sen sinulle.

Joillakin valituilla alustoilla ohjelmisto mahdollistaa tallenteiden muokkaamisen (ilman vesileimoja) ennen niiden jakamista näytölle. Jos olet professori, joka käyttää tällaista alustaa yhteydenpitoon opiskelijoihisi, tämä muokkaustyökalu on hyödyllinen, kun haluat tehdä virheetöntä valmiiksi tallennettua videota (jos valitset niin) live-istunnon aikana.

3. Laitteen yhteensopivuus

Vaikka matkustaminen ympäri maailmaa on vähentynyt huomattavasti, ihmiset suosivat edelleen alustaa, joka mahdollistaa viestinnän tien päällä. Saman videokokouspalvelun pitäisi olla saatavilla pöytätietokoneissa, kannettavissa tietokoneissa, tableteissa ja mobiililiitännöissä tinkimättä laadusta missään laitteessa. Puhelinsoittovaihtoehdot matkapuhelimista ja vaihtoehdot, jotka mahdollistavat pääsyn vieraskäyttäjille, ovat hyödyllisiä ominaisuuksia, jotka mahdollistavat usean laitteen yhteensopivuuden.

4. Videoita sisältävät sähköpostit

Sähköpostien tekstisisältö jää usein huomaamatta, varsinkin jos sisältö jatkuu ja jatkuu. Entä jos sinulla olisi tapa upottaa videolinkkejä Gmailiin tai Outlookiin? Vastausprosenttisi nousi merkittävästi, mikä auttaisi sinua kommunikoimaan tehokkaammin kollegojesi ja asiakkaidesi kanssa.

Voit aina tallentaa videoita ja lähettää ne sähköpostiviestien liitteinä. Joissakin videositoutumisalustoissa on kuitenkin ominaisuus, jolla voidaan luoda videosähköpostimalleja ja lähettää yksi videosähköposti useille hakijoille personoimalla se heidän nimellä, sähköpostiosoitteella, yrityksen nimellä ja niin edelleen.

Tämä  videosähköpostiominaisuus  on erityisen hyödyllinen, kun olet tekemisissä CRM:n (Customer Relationship Management) tai markkinoinnin kanssa saadaksesi asiakkaidesi huomion välittömästi. Jos alustassa on sisäänrakennettu analyysityökalu, voit seurata videoiden katselukertoja ja katseluprosenttia, määrittää liidejäsi paremmin ja siirtää ne suppilon läpi nopeammin.

5. Chat ja jakaminen

Ääni- ja videoviestinnän lisäksi chat-ominaisuudesta on tulossa toinen välttämättömyys videokokousalustoilla. Chat-mahdollisuuden päätarkoitus on välittää tietoa yksityisesti isännöitsijälle tai muille jäsenille häiritsemättä kokouksen kulkua ja kommunikoida ennen kokousta ja sen jälkeen. Isäntä voi myös käyttää chatia suorittaakseen kyselyjä tai galluppeja tai pyytää yleisöä vastaamaan ilman, että kaikki huutavat kerralla.

Samalla tavalla kuin chat-laatikko viestien lähettämiseen yksityisesti, toinen hyödyllinen lisä ohjelmistotyökaluun on mahdollisuus jakaa tiedostoja kaikille tai valita jäseniä alustan kautta. Nyt kokouksen osallistujat voivat lähettää nopeasti kaikki asiaankuuluvat tiedot tai asiakirjat poistumatta istunnosta avaamaan sähköpostinsa.

6. Turvallisuus

Toimiston kokoukset ovat usein luottamuksellisia, ja siksi kokoushuoneet on suunniteltu pitämään keskustelu yksityisenä. Kun "kokoushuone" on vain online-linkki, se on alttiina hakkeroinnin vaaralle. Ulkopuolinen agentti voi päästä kokoukseen tai virtuaaliseen luokkahuoneeseen ja mahdollisesti aiheuttaa vahinkoa tai käyttää tietoja, joita ei ole saatavilla ulkopuolella.

Jotkut videokokoustyökalujen ominaisuudet, jotka voivat parantaa yleistä suojausasetusta, ovat käyttäjän todennus, käyttöoikeudet ja luottamukselliset osallistujaluettelot. Nämä varmistavat, että vain asianomaiset ihmiset osallistuvat online-istuntoihin, eivät ketään, jolla on linkki.

Joissakin tapauksissa voi olla tarpeen tallentaa kokoukset muodollisuutena tai myöhempää käyttöä varten. Jos kutsumattomat osallistujat tai hakkerit tallentavat videon, sisällöstä tulee julkista. Alustan tulisi siis varmistaa, että vain isännöitsijällä (tai apuisännöillä) on mahdollisuus tallentaa kokous ja vain siihen osallistuneet pääsevät sisältöön myöhemmin.

Kristallinkirkas viestintä verkossa

Yritysten välinen kilpailu parhaiden viestintä-, konferenssi- ja kokouskokemusten tarjoamisesta liike-elämän ammattilaisille ja opiskelijoille on kiristynyt viime kuukausina. Korkeasta laadusta, käyttömukavuudesta sekä tallennus- ja jakamisvaihtoehdoista videon sitouttamisalustoissa on tullut hetken tarve.

Joten jos haluat ladata uuden ohjelmistotyökalun tai lisätä Chromeen laajennuksen, vertaa eri vaihtoehtoja näissä asioissa. Virtuaaliviestinnän trendi saattaa kestää jopa COVID-pandemian laantumisen jälkeen, joten sinun kannattaa etsiä paras tarjous jo tänään.