Onko sinulla ongelmia asiakirjojen hallinnassa?

Kun olet liiketoiminnassa, asiakirjojen hallinta voi joskus olla olemassaolosi haitta. Suurista tiedostoista lukemattomiin sähköposteihin, niin paljon tietoja voi olla vaikea hallita, varsinkin kun määräajat lentävät sinua eri suunnista.

Ongelmana on, että markkinoilla on vain niin monia työkaluja, jotka lupaavat auttaa sinua mutta aiheuttavat enemmän haittaa kuin hyötyä. Tässä on muutamia yksinkertaisia ​​tapoja vähentää stressiä ja säästää rahaa hallitsemalla asiakirjoja tehokkaasti.

Sisällys

• 1 Tehokkaan asiakirjahallinnan edut
• 2 Mitkä ovat yksinkertaiset vaiheet, jotka auttavat sinua hallitsemaan asiakirjojasi paremmin?
  • 2.1 1. Luo tiedostonhallintamenettelysi
  • 2.2 2. Suunnittele tiedostosuunnitelma ja aikataulu
  • 2.3 3. Järjestä olemassa olevat tiedostot
  • 2.4 4. Hävitä vanhentuneet ja tarpeettomat tiedostot
  • 2.5 5. Tee suunnitelmat varastointia ja hävittämistä varten
  • 2.6 6. Varmista säännöllinen huolto

Tehokkaan asiakirjahallinnan edut

Tehtävien tai asiakirjojen ajoittaminen, hallinta ja jopa järjestäminen on paljon työtä. On olemassa lukuisia palveluntarjoajia, jotka voivat ottaa sen pois lautaselta, mutta mitä hyötyä tehokkaasta dokumenttien hallinnasta on?

• Lakirikkomusten ehkäisy
• Parempi toimistotilan käyttö
• Parempi pääsy asiakirjoihin
• Luottamuksellisten tietojen suojaaminen
• Pienemmät päivittäiset käyttökustannukset
• Parempi toimiston tehokkuus
• Vähentynyt asiakasvalitus

Mitkä ovat yksinkertaiset vaiheet, jotka auttavat sinua hallitsemaan asiakirjojasi paremmin?

Asiakirjojen hallinta ei ole helppo tehtävä. Internetin myötä meillä on nyt käytössämme runsaasti tietoa ja runsaasti viestintää. Kaikki on verkossa, elokuvien lataamisesta päivittäistavaroiden ostamiseen. Tämän vuoksi asiakirjojen hallinta on muuttunut vaikeammaksi kuin koskaan ennen.

Yritysten päivittäin käyttämien asiakirjojen hallintaan on olemassa useita työkaluja/ohjelmistoja. Tavallisia asiakirjoja varten meillä on asiakirjanhallintajärjestelmä, kun taas sopimustenhallintajärjestelmä soveltuu parhaiten tiettyihin asiakirjoihin, kuten sopimuksiin. Nämä yksinkertaiset vaiheet ovat kuitenkin tehokkaita kaikille asiakirjoille.

1. Luo tiedostonhallintamenettelysi

Monilla yrityksillä on paljon asiakirjoja, jotka heidän on pidettävä kirjassa milloin tahansa, mutta heillä ei ole aavistustakaan siitä, kuinka hyvin ne pitävät kirjaa niistä puhumattakaan siitä, mitä niillä tehdä, jotta niitä on helppo käyttää tarvittaessa. Aivan ensimmäinen asia, joka kaikkien yritysten tulisi tehdä, on luoda menettely asiakirjojen hallintaa varten.

Tämä saavutetaan luomalla erityisiä ohjeita ja prosesseja, joita aiot noudattaa dokumenttien hallinnassa. Säilytettävät asiakirjat tulee selittää huolellisesti. päivittäin vaadittavat asiakirjat, kuinka kauan asiakirja tulee säilyttää tai milloin se tulee hävittää.

2. Suunnittele tiedostosuunnitelma ja aikataulu

Noudata tiedostosuunnitelmaa ja aikataulua, jotta asiakirjojen hallinta onnistuu. Tämä luo johdonmukaisuutta ja auttaa sinua tulemaan tuottavammaksi yrityksestäsi. Työskenteletpä asiakkaalle ongelman parissa tai lähetät laskun asiakkaalle, kaikkien näiden asioiden pitäisi mennä kansioihin. Tiedostot tulee lisätä asiakirjojen hallintaan käyttämääsi ohjelmaan mahdollisimman usein.

3. Järjestä olemassa olevat tiedostot

Olemassa olevien tiedostojen järjestäminen on loistava tapa aloittaa asiakirjojen hallinta. Olitpa harkitsemassa ohjelmistojen ostamista tai et, on tärkeää ensin järjestää olemassa olevat asiakirjat.

Tämä antaa sinulle käsityksen siitä, mitä asiakirjanhallintajärjestelmän komponentteja haluat ja mitä ne tarkalleen ottaen tekevät sinulle.

Se auttaa myös sinua selvittämään, tarvitsetko ohjelmistoa vai voitko vain luottaa kynään ja paperiin asiakirjojen hallintaan.

4. Hävitä vanhentuneet ja tarpeettomat tiedostot

Jokaisella on yleensä tietokoneissaan muutamia tiedostoja, jotka ovat vanhentuneita tai eivät ole enää tarpeellisia. Valitettavasti nämä tiedostot kuitenkin kerääntyvät suuria määriä. On erittäin tärkeää, että pääset eroon vanhemmista versioista ja selvität, mihin olet tallentanut ylimääräiset kopiot . On myös tärkeää välttää samojen tiedostojen tallentamista uudestaan ​​​​ja uudestaan.

5. Tee suunnitelmia varastointia ja hävittämistä varten

Jotta asiakirjoja voidaan hallita oikein, sinun on määritettävä, mikä on tärkeää ja mikä voidaan väliaikaisesti arkistoida sopivan ajan kuluttua. Tästä syystä sinun tulee suunnitella varastointia ja hävittämistä, jotta asiakirjasi eivät vain leiju.

6. Varmista säännöllinen huolto

On tärkeää ylläpitää säännöllisesti yritysasiakirjojasi, kuten omistusoikeuksia ja sopimusrekisteriä. Nämä asiakirjat kasaantuvat nopeasti, minkä seurauksena niitä olisi vaikea löytää tarvittaessa. Siksi on välttämätöntä, että sinulla on organisoitu järjestelmä yrityksesi asiakirjojen hallintaan.

Koska lähes kaikki työskentelevät nykyään tietokoneiden parissa ja matkapuhelimien käyttö lisääntyy, hyvin organisoidun ja turvallisen dokumenttien hallinnan merkitys on ensiarvoisen tärkeää. Mutta tiedostojesi hallinta on asia, jota me kaikki tulemme kohtaamaan. On tärkeää, että oikeat työkalut ovat käytössä ja tietosi on tallennettu turvallisesti.

Et ehkä edes ymmärrä, kuinka helppoa on kadottaa tietoja tai että tallennat niitä väärään paikkaan tällä hetkellä. Saatavilla on monia erilaisia hallintatyökaluja, joiden avulla voit tallentaa tiedostot oikein. Siksi sitä on syytä pitää silmällä yrityksesi kasvaessa varmistaaksesi, että käsittelet yrityksesi kaikkia osa-alueita tehokkaasti – myös tiedostojesi käsittelyssä.