Asiakirjojen tehokas järjestäminen, etenkin pitkien asiakirjojen, voi olla haastavaa. Google-dokumenttien sisäänrakennettujen ominaisuuksien avulla sinulla on useita tapoja luoda raportteja, artikkeleita, esseitä, ehdotuksia, ryhmädokumentteja ja paljon muuta tehokkaasti.
Asiakirja on rakennettava niin, että se on helppo näyttää ja etsiä tietoja. Tarkastellaanpa useita tärkeimpiä ominaisuuksia seuraavan Google-dokumentin järjestämiseen.
Sisällysluettelo
MONTREAL, KANADA – 26.4.2019: Google Docs -logo ja -sovellus etusivulla. Google on amerikkalainen monikansallinen teknologiayritys, joka on erikoistunut Internet-palveluihin ja -tuotteisiin.
1. Skannaa asiakirja, jossa on yhteenveto ja luonnos
Yksi yksinkertaisimmista tavoista luoda yleiskuva asiakirjan tiedoista on yhteenveto- ja ääriviivaominaisuudet. Nämä kätevät työkalut sijaitsevat sisällön ulkopuolella, joten ne eivät häiritse ja voidaan näyttää tai piilottaa yhdellä napsautuksella.
Näiden organisointiominaisuuksien avulla voit tehdä yhteenvedon asiakirjasi sisällöstä ja siirtyä tarvitsemaasi osioon automaattisesti luodulla luonnoksella.
Näytä ja sulje yhteenveto ja ääriviiva
Voit näyttää yhteenvedon ja ääriviivat siirtymällä Näytä- välilehteen ja valitsemalla Näytä ääriviivat .
Näet sitten Näytä asiakirjan ääriviivat -kuvakkeen asiakirjatilan vasemmassa yläkulmassa. Valitse se laajentaaksesi sitä.
Kun olet lopettanut yhteenvedon ja ääriviivat, piilota se Sulje asiakirjan ääriviivat -nuolta ja näytä Näytä asiakirjan jäsennys -kuvake uudelleen.
Lisää yhteenveto ja hahmotelma
Lisää yhteenveto avaamalla laatikko plus-merkillä ja kirjoittamalla tekstisi.
Jos haluat muuttaa sitä myöhemmin, valitse Muokkaa- kuvake (kynä).
Käytä ääriviivaa lisäämällä asiakirjaasi otsikot (selvitetty alla), jolloin ne näkyvät ääriviivassa automaattisesti. Voit sitten valita otsikon siirtyäksesi asiakirjan kyseiseen osaan.
Voit tarvittaessa poistaa tietyn otsikon ääriviivasta valitsemalla X: n sen oikealla puolella ääriviivassa.
2. Sisällytä ja mukauta sisällysluettelo
Jos haluat sisältöön jotain, jota lukijasi voivat käyttää dokumentissasi liikkumiseen, voit lisätä sisällysluettelon Google-dokumentteihin. Tämä ominaisuus oli perusominaisuus, mutta Google on parantanut sitä ajan mittaan tehdäkseen siitä muokattavan ja houkuttelevan.
Lisää sisällysluettelo
Luo sisällysluettelo strukturoimalla asiakirjan osa otsikoilla. Kirjoita otsikon teksti, valitse se ja valitse sitten otsikkotaso työkalupalkin avattavasta Tyylit- valikosta. Nämä otsikot näkyvät automaattisesti taulukossa puolestasi.
Kun olet valmis lisäämään taulukon, aseta kohdistin asiakirjaan haluamaasi kohtaan. Avaa sitten Lisää- valikko, siirry sisällysluetteloon ja valitse tyyli vaihtoehdoista Pelkkä teksti, Pisteellinen ja Linkitetty.
Valitse malli, jota haluat käyttää, ja näet taulukon.
Muokkaa sisällysluetteloa
Voit säätää sisällysluettelosi ulkoasua ja toimintaa Google Docsissa, mikä on mukava ominaisuus.
Avaa muokkaustyökalut valitsemalla taulukko, joka näyttää pienen työkalupalkin. Käytä sitten työkalupalkin kolmea pistettä ja valitse Lisää vaihtoehtoja .
Kun sivupalkki avautuu, näet kaksi osiota Muotoilu- ja Otsikkotasoille.
Sinun pitäisi nähdä säätöjen päivitys reaaliajassa.
3. Työskentele tehokkaasti kokoontaitettavien otsikoiden kanssa
Google lisäsi vuoden 2023 alussa Docsiin erittäin hyödyllisen ominaisuuden, jonka avulla voit käsitellä pitkiä asiakirjoja hieman helpommin . Voit tiivistää ja laajentaa otsikot. Tämä on hyvä keskittyä käyttämäsi asiakirjan osiin ja tiivistää ne, joita et ole.
Tätä kirjoittaessa kokoontaitettavat otsikot toimivat vain, kun käytät sivutonta asettelua. On epäselvää, siirtyykö ominaisuus lopulta Pages-asetteluun.
Jos haluat käyttää sivutonta asettelua uudessa tai olemassa olevassa asiakirjassa, siirry kohtaan Tiedosto ja valitse Sivun asetukset . Valitse sitten sivuton ylhäältä ja OK alhaalta.
Sinun pitäisi nähdä nuolet asiakirjan otsikoiden vasemmalla puolella. Käytä vain näitä nuolia tai napsauta hiiren kakkospainikkeella otsikot tiivistämiseksi ja laajentamiseksi.
4. Seuraa tietoja helposti rakennuspalikoilla
Google-dokumenttien rakennuspalikat antavat sinulle nopeita ja käteviä tapoja näyttää tietoja taulukoiden, tekstimerkintöjen ja avattavien luetteloiden avulla. Aseta vain yksi näistä valmiiksi pakatuista lohkoista ja syötä tietosi yhteen kohtaan.
Tällä hetkellä voit valita neljästä valmiista lohkosta, mukaan lukien tuotekartta, arvosteluseuranta, projektin resurssit ja julkaisun sisällön seuranta. Voit käyttää Building Blockia sellaisenaan tai muokata sitä tarpeidesi mukaan.
Lisää rakennuspalikka valitsemalla sijainti asiakirjasta ja valitsemalla Lisää > Rakennuspalikat . Valitse tyyppi, jota haluat käyttää ponnahdusvalikosta.
Näet lohkon ponnahtavan dokumenttiin, valmiina käytettäväksi. Jos haluat muuttaa otsikot vastaamaan sisältöäsi, voit muokata niitä kuten mitä tahansa muuta tekstiä.
5. Luo ja käytä uudelleen mukautettuja lohkoja
Jos sinulla on tuettu työpaikan tai koulun Google-tili , voit määrittää mukautettuja rakennuspalikoita Docsissa. Tämän avulla voit luoda lohkon, tallentaa sen ja käyttää sitä uudelleen. Lohko tallennetaan Google Driveen Google Docs -tiedostotyyppinä, joten voit käyttää sitä myös uusissa asiakirjoissa.
Jos haluat käyttää uutta lohkoasi, kirjoita @ (At) -symboli ja sen jälkeen lohkon nimi ja valitse se näkyviin tulevasta luettelosta.
6. Syötä ohjelmointikatkelmat koodilohkoilla
Jos asiakirjasi sisältää ohjelmointikoodia, kuten Java, JavaScript tai Python, voit hyödyntää koodin rakennuspalikka. Näin voit jäsentää koodisi siististi asiakirjassasi .
Siirry kohtaan Lisää > Rakennuspalikat , siirry kohtaan Koodilohko ja valitse kieli ponnahdusvalikosta.
Kun lohkosi tulee näkyviin, kirjoita katkelmasi. Jos haluat vaihtaa ohjelmointikieltä, käytä vasemmassa yläkulmassa olevaa pudotusvalikkoa. Päivitä värit käyttämällä oikeassa yläkulmassa olevaa Päivitä- kuvaketta.
7. Tee yhteistyötä sähköpostien, kalenterikutsujen ja kokousmuistiinpanojen parissa
Toinen hieno työkalu kohteiden järjestämiseen Google-dokumenteissa on sisäänrakennettu mallilohko. Nämä ovat erityisen hyödyllisiä, jos työskentelet yhdessä sähköpostien, kalenterikutsujen ja kokousmuistiinpanojen parissa.
Sähköpostien osalta voit täyttää vastaanottajat, aiheen ja viestin. Valitse sitten Gmail- kuvake luodaksesi luonnoksen suoraan Gmailissa.
Kirjoita kalenterikutsuille otsikko, vieraat, alkamis- ja päättymisajat, sijainti ja kuvaus. Käytä kalenterikuvaketta avataksesi tapahtuman Google-kalenterissa.
Valitse kokousmuistiinpanoja varten tapahtuma avattavasta luettelosta, niin saat lohkon, jossa on otsikko, päivämäärä ja osallistujat, joissa on muistiinpanoja ja valintaruutuja toimintokohteita varten. Käytä Sähköposti- kuvaketta luodaksesi luonnoksen kokousmuistiinpanoista Gmailissa.
PUUTTUU KUVA
Jos haluat käyttää jotakin näistä malleista, siirry kohtaan Lisää > Rakennuspalikat ja valitse vaihtoehto ponnahdusvalikosta.
8. Anna tiedot avattavasta luettelosta
Käyttämällä yllä olevia rakennuspalikoita seurantatietoihin voit hyödyntää Google-dokumenttien valmiita avattavia luetteloita. Voit kuitenkin luoda oman avattavan luettelon aivan kuten Google Sheetsissä . Tämä on kätevä sinulle, lukijoillesi tai yhteistyökumppaneille, jotta voit syöttää tarvitsemasi tiedot helposti.
Aseta kohdistin haluamaasi luetteloon, avaa Lisää- valikko ja valitse Pudotusvalikko .
Jos haluat käyttää valmiita avattavaa luetteloa, valitse yksi alaosasta.
Luo oma valitsemalla Uusi avattava valikko . Kirjoita sitten nimi ja vaihtoehtoluettelo. Voit valita värin kunkin luettelokohteen vierestä, lisätä kohteita ja järjestää järjestyksen uudelleen vetämällä ja pudottamalla. Kun olet valmis, valitse Tallenna .
Näet sitten uuden avattavan luettelosi, jota voit käyttää toistuvasti. Valitse se Lisää > Avattavasta valikosta.
Jos haluat tehdä muutoksia myöhemmin, avaa avattava luettelo ja valitse Lisää/muokkaa asetukset .
9. Avaa tiedot älysirujen avulla
Jos haluat luetella ja tarkastella yhteystietoja, tapahtumia, tiedostoja, sijainteja ja päivämääriä selkeästi, voit lisätä asiakirjoihin Smart Chips -siruja . Nämä hienot työkalut pysyvät tiivistyneinä, mutta laajenevat näyttämään yksityiskohdat ja mahdollistavat toimintojen suorittamisen yhdellä napsautuksella.
Voit lisätä älysirun kirjoittamalla @-symbolin ja kohteen nimen tai siirtymällä kohtaan Lisää > Smart chips ja valitsemalla yhden ponnahdusvalikosta.
Kun olet asettanut sirun, vie osoitin sen päälle tai valitse se nähdäksesi esikatselun. Jokainen siru sisältää erilaisia yksityiskohtia ja toimintoja sirutyypistä riippuen. Esimerkiksi File Smart Chipin avulla voit esikatsella tiedostoa, kopioida siihen linkin tai avata sen.
Jos sinulla on tuettu Google Workspace -tili , voit käyttää muita älykkäitä siruja, kuten sekuntikelloa, ajastinta ja uudelleenkäytettäviä muuttujia.
Hyödynnä näitä älykkäitä siruja sisällyttääksesi tarvitsemasi tiedot pitäen sisältösi lyhyenä ja suloisena.
10. Lisää yhtälöt helposti
Toinen hyvä Google-dokumenttien tarjoama työkalu on yhtälöt. Olitpa opiskelija tai professori, voit lopettaa oikeiden symbolien etsimisen ja muotoilla ne sitten asiakirjaasi sopiviksi. Käytä vain yhtälöeditoria.
Avaa editori valitsemalla Näytä > Näytä yhtälötyökalupalkki . Voit myös valita Lisää > Yhtälö . Muokkaustyökalurivi tulee näkyviin asiakirjan yläosaan.
Käytä työkalupalkin avattavia ruutuja symbolien lisäämiseen. Voit käyttää kreikkalaisia kirjaimia, matemaattisia operaattoreita, relaatiosymboleja ja nuolia.
Näet sitten yhtälösi näkyvän kauniissa ja siistissä tekstikentässä asiakirjassasi.
Voit järjestää Google-asiakirjasi monin eri tavoin vastaamaan tarpeitasi yhteenvedosta seurantataulukkoon, avattavaan luetteloon ja yksityiskohtaiseen siruun. Mistä näistä ominaisuuksista tulee nopea suosikkisi?
Katso aiheeseen liittyviä opetusohjelmia muista Google-sovelluksista Google Drive -tiedostojen vanhenemispäivän asettamisesta .
Oletko kyllästynyt Microsoft Edgen useiden profiilien synkronointiristiriitoihin, jotka pilaavat selaamisesi? Tutustu vaiheittaisiin ratkaisuihin synkronointivirheiden ratkaisemiseksi, profiilien yhdistämiseksi ja saumattoman synkronoinnin tekemiseksi laitteiden välillä. Toimii uusimmissa Edge-versioissa!
Oletko kyllästynyt Microsoft Edgen synkronoinnin keskeytetty -tilin virheeseen, joka keskeyttää selaamisesi? Tutustu nopeisiin ja tehokkaisiin vianmääritysohjeisiin, joilla voit palauttaa saumattoman synkronoinnin laitteiden välillä. Päivitetty uusimmilla korjauksilla vaivatonta Edge-käyttökokemusta varten.
Ratkaise turhauttava tunnistamattoman levyn virhe Xbox Series X|S:n taaksepäin yhteensopivissa peleissä. Palauta klassinen pelikirjastosi välittömästi toimivien vaiheittaisten korjausohjeidemme avulla.
Onko sinulla vaikeuksia Microsoft Edgen Windows Hello PIN-koodin nollausvirheen kanssa? Tutustu vaiheittaisiin ratkaisuihin sen nopeaan ratkaisemiseen. Saat selaimesi takaisin käyttöösi ilman turhautumista – päivitettynä uusimpiin Windows-päivityksiin.
Onko sinulla ongelmia Microsoft Edgen tyhjän valkoisen näytön kanssa käynnistyksen yhteydessä? Tutustu vaiheittaisiin ratkaisuihin Edgen tyhjän valkoisen näytön ongelmaan, nopeista nollauksista edistyneisiin korjauksiin. Palaa selaamisen pariin sujuvasti!
Vaiheittainen opas Microsoft Edgen tietojen, kuten kirjanmerkkien, salasanojen, historian ja asetusten, varmuuskopiointiin ennen järjestelmän palauttamista. Suojaa selaustoimintosi helposti ja luotettavasti.
Jumiutuuko Microsoft Edge Capture Card No Signal 60FPS -virheeseen? Tutustu todistettuihin ratkaisuihin signaalin palauttamiseksi, 60FPS:n saavuttamiseksi sujuvasti ja viiveettömän suoratoiston löytämiseksi. Vaiheittainen opas välittömiin tuloksiin!
Oletko kyllästynyt turhauttavaan Microsoft Edgen rinnakkaismääritysvirheeseen? Tutustu yksinkertaisiin, vaiheittaisiin korjauksiin, jotka ratkaisevat sen nopeasti ja palauttavat sujuvan selaamisen. Päivitetty uusimmilla ratkaisuilla!
Jumiutuuko Microsoft Edgen asennusohjelman virheeseen 124? Hanki vaiheittaiset ohjeet asennusongelmien nopeaan ratkaisemiseen. Todistettuja ratkaisuja Edgen sujuvaan asennukseen Windowsissa. Ei teknisiä taitoja tarvita!
Oletko kyllästynyt Microsoft Edgen asennusohjelman virheeseen 124, joka estää Windows 11:n asennuksen? Seuraa todistettuja ja helppoja ratkaisujamme korjataksesi ongelman nopeasti ja palauttaaksesi sujuvan selaamisen. Teknistä asiantuntemusta ei tarvita!
