Pikaviesti-asiakkaat: miksi ne eivät sovellu organisaatioille?

Sekä tietokoneiden että matkapuhelimien sovelluskaupat ovat täynnä satoja pikaviestiohjelmia tai -sovelluksia, joista osa on muuttanut tapaamme kommunikoida. Suorat viestit, ryhmäkeskustelut, videopuhelut , asiakirjojen ja tiedostojen jakaminen. Emojien ja tarrojen käyttö tekee viestinnästäsi interaktiivisempaa. Mutta kuinka luotettavia nämä sovellukset ovat?

Opi mitä pikaviestintä on?

Kuvan lähde: Wired

Pikaviestinnällä tai pikaviestillä tarkoitetaan kommunikointia lähettämällä ja vastaanottamalla reaaliaikaisia ​​viestejä tekstien muodossa. Tämä suoritetaan erillisen sovelluksen kautta, jonka voi omistaa, hallinnoida ja hallinnoida kolmannen osapuolen yritys, nimeltään IM-asiakkaat. Pikaviestisovelluksissa on tiettyjä ainutlaatuisia ydinominaisuuksia, jotka pitävät ne erillään muista viestintävälineistä, kuten chat-huoneista ja sähköpostiviesteistä. Tähän sisältyy "läsnäolo", jonka avulla käyttäjät voivat tietää, onko vastaanottava käyttäjä online-tilassa vai ei. Lisäksi pikaviestisovellukset tukevat suoraa tiedostojen jakamista suorassa tekstiistunnossa, jolloin käyttäjät voivat tarkastella asiakirjoja, kuvia ja muita tiedostoja reaaliajassa ja keskustella niistä.

Miten nämä sovellukset eroavat sähköposteista?

Kuvan lähde: Tech Spirited

Sähköpostit eivät takaa välitöntä reaaliaikaista viestintää osapuolten välillä. Se ei tarjoa välitöntä vastausta vastaanottavalta käyttäjältä huolimatta Internet-yhteydestä. Lisäksi sähköpostit on tarkoitettu kuvaileviin keskusteluihin pitkän tekstin muodossa, kun taas pikaviestit ovat yleensä lyhyempiä. Lisäksi pikaviestit on tarkoitettu näyttämään henkilökohtaista viestintää, eivätkä ne yleensä muodosta sarjaa päällekkäistä ketjupohjaista viestintää useiden käyttäjien välillä. Nykyaikaiset pikaviestisovellukset tukevat kuitenkin ryhmäpohjaista keskustelua ryhmäkeskustelujen kautta.

Kuinka pikaviesti toimii?

Kuvan lähde: Medium

Kolmannen osapuolen erillisellä pikaviestisovelluksella on oma erillinen verkkopalvelin. Kaikkien IM-asiakkaiden toiminta on samanlaista alustasta riippumatta. Pikaviestisovellukset muodostavat yhteyden palvelimiensa ja käyttäjien laitteen välille Internet-yhteyden avulla. Käyttäjä käynnistää pikaviestiohjelman rekisteröimällä käyttäjätunnuksen ja salasanan, jotka tallennetaan asiakkaan palvelimelle. Nyt käyttäjänä annat pikaviestisovelluksen käyttää yhteystietoluetteloasi, jonka se vertaa käyttäjäluetteloonsa, jota kutsutaan kaveriluetteloksi. Tämän jälkeen asiakas lähettää sinulle tiedot siitä, mitkä yhteystiedoistasi kuuluvat sen kaveriluetteloon ja ovat käytettävissä yhteyden muodostamiseen.

Kun henkilökohtainen kaveriluettelosi on valmis, voit valita käyttäjän, jonka kanssa haluat kommunikoida, ja prosessin loppu on kuin leivonnainen. Kun juttelet, asiakaspalvelin toimisi lähetysvälineenä sinun ja vastaanottajan laitteen välillä.

Katso myös:-

6 Hyödyllisiä WhatsApp Web -vinkkejä ja temppuja WhatsApp Web on luotettava, turvallinen viestintäpalvelu, jonka avulla voit lähettää ja vastaanottaa viestejä tietokoneestasi...

Miksi organisaatiot voivat olla tappiolla näiden pikaviestiasiakkaiden takia?

Pikaviestisovellukset ovat helppokäyttöisiä, niissä on yksinkertainen rekisteröintiprosessi, ja niissä on runsaasti ominaisuuksia, jotka tarjoavat sinulle henkilökohtaisen viestintäkokemuksen. Lisäksi sen avulla voit jakaa tiedostoja ja kuvia, ja jotkin niistä sallivat usein myös sijainnin jakamisen. Joten miksi organisaatiot eivät voi käyttää näitä ominaisuuksia päivittäiseen ammatilliseen viestintään ja tiedostojen jakamiseen? No, on haittoja, jotka voivat aiheuttaa riskejä näille yrityksille:

• Tiedostojen jakaminen kolmannen osapuolen palvelimella voi maksaa sinulle tietosuojan

Kaikki kyseisellä pikaviestiohjelmalla jaetut tiedot tai tiedostot välitetään lähettäjältä vastaanottajalle datapakettien avulla asiakkaan palvelimen kautta. Nämä paketit sisältävät lähettämäsi tietosi, joka on ikuisesti tallennettu asiakkaalle. Koska nämä pikaviestiohjelmat eivät ole yrityksen sisäisiä, et voi hallita tiedostojen yksityisyyden suojaa etkä voi hallita niiden käytettävyyttä. Olet täysin riippuvainen pikaviestintäoperaattoreista varmistaaksesi, että tiedot on suojattu luvattomalta käytöltä. Vaikka monet pikaviestisovellukset sanovat, että tiedot ovat aina salattuja; mutta kuka voi kertoa sen tosissasi?

Organisaation omistajana tai johtajana et todellakaan halua, että yritykseesi liittyviä tietojasi jaetaan kolmannen osapuolen palvelimilla. Vaikka pikaviestintäyritykset ovat väittäneet, että tiedot ovat aina suojattuja, viimeaikaiset tietomurrot ja luvaton tiedusteluvalvonta chat-asiakkaiden käyttäjillä sanovat toisin.

• Tietoturvan puute

Kuvan lähde: TechCrunch

Vaikka voit suojata laitettasi vakoilu- ja haittaohjelmilta palomuuripalveluiden avulla, et voi vain suojata laitteesi ja pikaviestipalvelimen välistä tiedonsiirtolinjaa käyttämällä palomuuria.

Internet on laaja ja se on täynnä haitallisia vaaroja, jotka voivat vahingoittaa verkkotoimintaasi, jopa häiritsemällä keskustelujasi. IM-asiakkaat tarvitsevat yhteyden julkisiin verkkoihin, ja siksi heidän palvelimensa tallentavat ja käsittelevät tietopaketteja useista verkoista ympäri maailmaa. Tämä palvelin on erittäin alttiina haittaohjelmahyökkäyksille, ja koska se on käytettävissä missä tahansa julkisessa verkossa, on entistä riskialtisempaa luottaa niihin turvallisuuden vuoksi. Jokaisessa onnistuneessa hakkerointiyrityksessä tietosi vaarantuvat, ja myöhemmin ne voivat joutua väärinkäytön ja laittomien toimintojen kohteeksi.

• IM-asiakkaille organisaatiosi olisi tuote

Kuvan lähde: Messenger People

IM-asiakassovelluksia käyttävät liikeyritykset, ja aivan kuten organisaatioillasi, niillä on myös liiketoimintamalli. Nämä yritykset käyttävät käyttäjätietojasi erilaisiin markkinointikampanjoihin ja ansaitsevat rahaa vastineeksi jakaessaan nämä tiedot asiaankuuluvien mainostajien kanssa. Yrityksen omistajana ei koskaan haluta, että hänen organisaatiotietonsa julkistetaan tuntemattomalle tai tunnistamattomalle lähteelle.

• Varmuuskopiointiongelmat ja siirtorajoitukset

Kuvan lähde: Solutions Review

Yritystasolla jokainen yritys haluaisi pitää kirjaa asiakirjoista, jotka sisältävät tärkeitä organisaatiotietoja. Näitä tietoja käytetään viitteenä tulevissa liiketoimintastrategioissa. Mutta mikään viestisovellus ei koskaan tarjoa sinulle suurta varmuuskopiotilaa. Lisäksi jokaisessa IM-asiakassovelluksessa on rajoituksia tekstien merkkirajoituksille sekä siirrettävien tiedostojen koosta. Organisatorista tarkoitusta varten nämä rajoitukset voivat olla kommunikaatio- ja tiedonjakamisen esteitä.

Useimmissa tapauksissa yritysorganisaatio valitsisi erillisen pilvivarmuuskopiopalvelun IM-asiakkaan lisäksi. Tämä aiheuttaisi jälleen kolmannen osapuolen palvelimien käytön riskin. Siksi tallennetut tietosi pysyvät aina ulkoisella pilvipalvelimella ja olet riippuvainen palvelimen omistajista sen turvallisuuden suhteen. Joten riippumatta siitä, mitä teet, jos käyttämäsi pikaviestintäohjelma ei ole talon sisäinen eli suunniteltu täyttämään vain toimiston edut, organisaatiosi kohtaa nämä ongelmat jatkuvasti.

• Kuluttajatuki?

Kuvan lähde: AnswerFirst

Sen jälkeen pitäisi olla isompi kysymysmerkki. Yksittäisenä käyttäjänä tietojen katoamisen tai palvelinvirheiden kaltaisten ongelmien kohtaaminen ei ole iso juttu. Mutta kun olet organisaatiossa, nämä ongelmat voivat maksaa sinulle omaisuuksia. Organisaatiolla ei todellakaan ole varaa menettää tietoja tai selviytyä päivittäisistä tehtävistään, jos sen viestintäasiakas luopuu siitä. Kolmannen osapuolen palvelimet voivat usein kohdata ongelmia, ja joskus niiden hallinnoivat yritykset jopa sulkevat ne kaikenlaisista syistä. Nyt onnea jongleeraukseen heidän kuluttajapalveluasiantuntijoidensa välillä vaarantaen samalla työsi ja aikasi.

• Zero Control -kohdan vieressä: Toistuvat muutokset ja päivitykset

Kuvan lähde: Wired

Kolmannen osapuolen chat-asiakassovelluksilla on useampi kuin yksi käyttäjä. Siksi tällaisten sovellusten käyttäjiä on satoja muita, ja kaikilla on erilaiset vaatimukset. Nyt asianomaisen pikaviestiohjelman omistajayritys tekisi muutoksia tai päivityksiä kyseiseen sovellukseen enemmistön kuluttajien tarpeiden mukaisesti. Sinä yrityksen omistajana et voi olla varma, vastaavatko kyseiset päivitykset tai muutokset etujasi vai eivät.

Lisäksi sopimusehtoja, tietosuojakäytäntöjä ja käyttäjäsopimuksia muutetaan usein tietämättäsi. Organisaation johtaminen ilman tietojen jakamista ja organisaation viestintää on riskialtis tehtävä. Onko se riskin arvoinen?

• Mahdollisesti alhainen jäsenosuus

Kuvan lähde: Wired

Miksi tarvitset pikaviestiohjelman toimistotilasi? Pitää jokaisen mukana olevan jäsenen yhteydessä yhteisen työkalun kautta ja varmistaa, että organisaation päätökset ja tiedot ovat kaikkien ulottuvilla ilman minkäänlaista syrjintää. Nyt on olemassa satoja pikaviestiohjelmia. Ei ole mahdollista, että kaikki organisaation jäsenet käyttäisivät samaa pikaviestisovellusta. Joten, jotkut heistä lataavat sen pikaviestisovelluksen, josta he eivät ole kiinnostuneita. Koska he eivät ole siellä vapaaehtoisesti aktiivisia, se vaikuttaisi käyttäjien osallistumiseen.

• Se ei ole vain työtä varten

Mitkä ovat yleisimmin käytettyjä IM-asiakassovelluksia; WhatsApp, Google Hangouts, Skype jne.?

Eikö?

Kuvan lähde: Android Central

Mikään näistä sovelluksista ei erotu virallisten henkilöiden ja henkilökohtaisten yhteyshenkilöidesi välillä. Jos henkilökohtaiset yhteytesi ovat saatavilla organisaatiosi käyttämässä sovelluksessa, ne sisällytetään kaveriluetteloosi. Joten nyt henkilökohtaiset ja ammatilliset keskustelusi on yhdistetty, mikä tekee käyttöliittymästäsi ja organisaatiosi viestinnän hallinnasta hankala tehtävä.

Kaiken tämän jälkeen on aivan selvää, että globaalin kolmannen osapuolen palvelimen ja pikaviestintäasiakkaan käyttö organisaation täydelliseen käyttöön ei ole hyvä vaihtoehto. Koska näitä IM-asiakassovelluksia käyttävät liikeyritykset, ne eivät koskaan todennäköisesti täytä organisaation etujasi ensisijaisesti. Lisäksi niissä on kaikki ne haitat, joita ulkopuolinen palvelin aiheuttaisi. Se altistaa tietosi varkauden ja väärinkäytön riskille, pitää sinut poissa hallinnasta, rajoittaa tiedonsiirtooikeuksiasi ja mikä tärkeintä, se jakaa tietosi ulkopuolisten kanssa heidän kaupallisen hyödynsä vuoksi.

Luuletko, että tällä tavalla voit ajaa ja laajentaa turvallista liiketoimintaa tulevaisuudessa? Kun organisaatiosi toimintaa valvotaan niin paljon, nämä pikaviestiohjelmat tuskin auttaisivat sinua kasvamaan. Joten on tärkeää, että sinä yrittäjänä löydät vaihtoehdon, joka voi ratkaista ongelmasi lopullisesti. 

Yrityksen sisäiset pikaviestiohjelmat voivat korvata kolmannen osapuolen sanansaattajat . Koska ne toimivat yksityisillä palvelimilla eivätkä ne sisällä kolmansien osapuolien häiriöitä, ne saattavat olla paras vaihtoehto, jonka nykyaikaiset organisaatiot voivat valita.