Kuinka luoda ajoitettu tai välitön kokous Microsoft Teamsissa

Microsoft Teamsissa on kolme tapaa luoda kokous.

1. Valitse Teams-keskusteluruudusta Aikatauluta kokous -kuvake varataksesi tapaaminen työtovereiden kanssa Teamsissa.
2. Siirry "Kalenteri" -kohtaan Microsoft Teams -työpöytäsovelluksen vasemmalla puolella ja valitse "Uusi kokous" oikeasta yläkulmasta.
3. Valitse aikaväli Teams-kalenterista. Näyttöön tulee aikataululomake, jossa voit muokata kokouksen tietoja ja kutsua kokoukseen osallistujia.

Kokouksen luominen Microsoft Teamsin kanssa on hyvä tapa pitää yhteyttä työtovereihisi projekteissa, kun työskentelet kotoa tai etätyötä tehdessäsi. Olettaen, että sinä tai organisaatiosi olet Microsoft 365 -asiakas, hyödynnät jo kaikkia Microsoftin tarjoamia sovellusintegraatioita. Näin luot kokouksen Microsoft Teamsissa.

Luo kokous

Tässä on kolme tapaa luoda kokous Microsoft Teamsissa.

Valitse Teams-keskusteluruudun alta Kalenteri- kuvake luodaksesi kokouksen työtovereiden kanssa Teamsissa. Jos Kalenteri-kuvake puuttuu, ota yhteyttä organisaatiosi IT-järjestelmänvalvojaan.

Valitse  Microsoft Teams -työpöytäsovelluksen vasemmalta puolelta Kalenteri ja valitse oikeasta yläkulmasta Uusi kokous .

Valitse aikaväli kalenterista .

Kun olet tehnyt jonkin kolmesta yllä mainitusta vaihtoehdosta, kalenterilomake avautuu kokouksen tietojen muokkaamista varten. Käytä Ajoitus avustaja auttaa tapaamista ajankohdan, joka sopii kaikille, jos niiden toiminnan suunnittelussa ja nykyisten kokousten jo perustettu Microsoft joukkueet kalenterin . Kun olet täyttänyt ajan, valinnaiset osallistujat, sijainnit (fyysiset tai virtuaaliset kokoushuoneet, joiden sijainnit on jo määritetty Teamsissa) ja kokoustiedot, napsauta Tallenna. Teams lähettää Microsoft Teams -kokousilmoituksen tai sähköpostitse linkin kaikille kokouksen osallistujille.

Jos lisäät kokoukseen Teams-kanavan , sinun on lähetettävä linkki kokoukseen, jos kokoukseen on kutsuttu ihmisiä organisaatiosi ulkopuolelta.  Valitse Lähetä, kun olet valmis. Teams lähettää automaattisesti kutsun kaikille kutsutuille osallistujille ilmoituksella Microsoft Teamsissa tai sähköpostitse, jos he ovat organisaatiosi ulkopuolella.

Kutsu ihmisiä organisaatiosi ulkopuolelta

Microsoft Teamsin avulla käyttäjät voivat myös kutsua ihmisiä Teams-kokouksiinsa organisaationsa ulkopuolelta. Jotta voit kutsua jonkun organisaatiosi ulkopuolelta, sinun on tiedettävä hänen täydellinen sähköpostiosoite.

Valitse Lisää vaaditut osallistujat . Jos joku on valinnainen osallistuja, valitse sen sijaan Lisää valinnaisia ​​osallistujia .

Kirjoita henkilön koko sähköpostiosoite (eli Jane@email.com). Valitse Kutsu (sähköpostiosoite) . Antamaasi sähköpostiosoitteeseen lähetetään sähköpostiviesti, jossa on kutsulinkki Teams-kokoukseen.

Ajoita kokous Outlookista

Kun Microsoft Teams on asennettu, se voi asentaa Outlook-apuohjelman luvallasi. Outlook-apuohjelman avulla voit luoda uusia Teams-kokouksia suoraan Outlookista. Tällä tavalla sinun ei tarvitse vaihtaa Outlookin ja Microsoft Teamsin välillä, vaan käyttäjät voivat tarkastella, hyväksyä, hylätä kokouksia tai liittyä niihin kummassakaan sovelluksessa.

Luo välitön kokous

Jos haluat järjestää nopean kokouksen viime hetkellä, voit luoda nopean kokouksen Teamsissa. Tämä on tapauksia, joissa olet kalenterissa tai Teams-kanavassa ja haluat tavata työtoverin nopeaan 10 minuutin kokoukseen vaihtaaksesi ajatuksia tai antaaksesi nopean päivityksen projektin edistymisestä.

Kun olet joukkueet kalenterin sijasta valita uusi kokous , valitse  Meet nyt .

Sieltä voit lisätä kokouksen otsikon, valita, haluatko käyttää videota vai et, ja valita haluamasi äänilähteen. Kun olet valmis aloittamaan kokouksen, valitse  Liity nyt .

Oikeassa yläkulmassa laatikko, jossa on merkintä Ihmiset , avautuu, jotta voit kutsua jonkun pikakokoukseen. Aloita vain sen henkilön nimen kirjoittaminen, jonka haluat kutsua pikakokoukseen. He saavat puhelun Microsoft Teamsissa liittyäkseen kokoukseen.
Halutessasi voit myös kopioida liittymistietolinkinleikepöydällesi ja lähetä kutsulinkki sähköpostitse, jos henkilö tai henkilöt ovat organisaatiosi ulkopuolella. Jos sähköpostisi vastaanottajilla ei ole Microsoft Teamsia, he voivat liittyä pikakokoukseen vain käyttämällä internetselainta.

Tämä on loistava vaihtoehto käytettäväksi, jos sinulla ei ole aikataulujen täyttämistä Outlookissa tai Teamsissa. Meet toimii nyt aivan kuten Teams-kalenterin ajoitetut kokoukset. Kaikki Meet Now -kokouksen osallistujat voivat käyttää kaikkea, mitä kokouksessa jaetaan, mukaan lukien kokouksen chatti, tallenne ja kaikki kokouksessa jaetut tiedostot tai asiakirjat.

Jos olet Teams-kanavalla ja haluat aloittaa välittömän kokouksen, siirry Viestit- välilehteen ja mene kohtaan, johon kirjoitat uusia viestejä kanavalla ja valitse Tapaa nyt -kuvake.

Kun valitset Tapaa nyt -kuvakkeen, välitön kokous avautuu suoraan kommenttiketjuun.

Voit Pikakokous painiketta alkaa heti kokouksen saada selvitystä asiasta, joka ei voida ratkaista viestinvälityspalvelulla. Vastaa vain mihin tahansa kommenttiketjuun Teams-kanavallasi ja jatka keskustelua valitsemalla Tapaa nyt . Kun valitset Tapaa nyt, kaikki kommenttiketjun jäsenet kutsutaan pikakokoukseen.

Onko sinulla ongelmia kokouksen luomisessa Microsoft Teamsissa? Kerro meille kommenteissa.