Oma digitaalsete varade paremaks haldamiseks järgige neid samme

Kui rääkida ettevõtte juhtimisest, avastad peagi, et paljud aspektid nõuavad erilist tähelepanu ja analüüsi. Digitaalne varahaldus viitab ettevõtte digitaalsete varade korrastamise protsessile. See hõlmab logo, pilte, valgeid pabereid, juhtumiuuringuid ja mitut muud tüüpi sisu. Kuna need on ettevõtte jaoks väärtuslikud, on nende säilitamine ja järelevalve ülimalt oluline. Seetõttu tutvustame teile häid näpunäiteid digitaalsete varade haldamiseks.

Sisu

• 1 1. Looge raamatukogu
• 2 2. Hoidke turvalisus kontrollnimekirja peal
• 3 3. Tee navigeerimine lihtsaks
• 4 4. Kasutage ettevõtte heakskiidetud malle
• 5 5. Vabanege vanast sisust
• 6 6. Konsulteerige oma meeskonnaga
• 7 7. Hooldus on võti

1. Looge raamatukogu

Kui teil pole tsentraliseeritud kausta, mis sisaldab kõiki vajalikke andmeid, võib olla raske leida olulisi faile. Lisaks suurendab see olulist teavet sisaldavate dokumentide valesti paigutamise võimalust. Seega peavad kaubamärgid ehitama raamatukogu ja hoidma kõike ühes kohas. Kui aga soovite protsessi veelgi sujuvamaks muuta, on kõige parem kasutada vähem on rohkem mantrat. Nii saate pakkuda erinevatele töötajatele piiratud juurdepääsu andmetele.

2. Hoidke turvalisus kontrollnimekirja peal

Olenemata sellest, kas tegemist on visiitkaardi või ettevõtte PDF-failiga, on iga digitaalne vara võrdselt väärtuslik. Seetõttu on väga oluline neid kaitsta. Veenduge, et kulutate piisavalt aega oma failidele ja kaustadele parooliga kaitstud juurdepääsu võimaldamisse. Lisaks muutke paroole regulaarselt. See tagab, et endistel töötajatel pole teie ettevõtte kohta teavet.

3. Muutke navigeerimine lihtsaks

Enamasti kulub töötajatel sadade failide ja kaustade vahel navigeerimine ainuüksi ühe pildi leidmiseks aeganõudvaks. Seetõttu haldate ja sorteerite sisu kõige lihtsamalt, et vältida segadust.

Ilma konkreetse digitaalse varahaldussüsteemita võivad teie ettevõtte tundlikud andmed olla kaalul. Seetõttu on oluline kontrollida töötajaid, kellel on failidele juurdepääs. Kui soovite hallata oma brändi varasid , on parim viis selleks investeerida tarkvara, mis muudab protsessis navigeerimise palju lihtsamaks. Leiate, et veebis on usaldusväärseid võimalusi, mida peate uurima.

See hõlmab kuupäevade, siltide, märksõnade lisamist ja optimaalset kaustahierarhiat, mis muudab sisu isikupärastamise lihtsaks. Seda saavad hiljem kasutada ka teised meeskonnaliikmed.

4. Kasutage ettevõtte heakskiidetud malle

Olgu selleks PowerPointi esitlus või Wordi dokument, igal ettevõttel või ettevõttel on range struktuur, mida tuleb järgida. Parim asi nende struktuuride juures on see, et need on valmis ehitatud ja seega ei pea teie töötajad neid ikka ja jälle ümber töötama. Samuti hoiab see neid eemal suurte vigade tegemisest.

Hoolimata ettevõtte heakskiidetud mallist on alati ruumi pisut väänata ja esitlusi või dokumente isikupärastada.

5. Vabanege vanast sisust

Käibevara uuendamine ja käepärast hoidmine on hädavajalik. Paljud ettevõtted ei tunne aga vajadust vananenud infost vabaneda. Nad koormavad süsteeme üle, mis lõpuks mõjutab nende töötajate tootlikkust.

Digitaalse varahaldussüsteemi peamine eesmärk on aidata teie meeskonnal andmeid kiiresti leida. Kuid kui süsteem on soovimatute andmetega üle koormatud, võib see osutuda tähtaegadest kinnipidamisel ja ülesannete täitmisel tohutuks takistuseks. Lisaks võtab see ka palju ruumi, mis aeglustab veelgi otsingu tõhusust.

6. Konsulteerige oma meeskonnaga

Enne DAM-süsteemi käivitamist oma organisatsioonis on parem rääkida sellest oma töötajatega. See selgitab nende kahtlusi ja saavad parema ülevaate selle toimimisest. Lisaks järgige neid juhiseid, mis julgustavad neid jagatud kaustu kasutades nutikalt töötama. Andke neile segaduse vältimiseks lühidalt ülevaade sellest, kes saavad juurdepääsu erinevatele failidele ja kaustadele.

7. Hooldus on võti

Kui teie digitaalsete varade haldussüsteem on tööle seatud, peate seda hooldama. See aitab tuvastada väiksemaid probleeme ja takistab nende muutumist tohutuks segaduseks. Kuna digitaalsete varade kasv ei lakka kunagi, on soovitatav hoida end kursis tehnoloogia ja võimalike ohtudega.

Digitaalne varahaldussüsteem aitab organisatsioonidel võtta reaalajas kontrolli oluliste andmete üle. See võimaldab edastada õiget sisu õigetele inimestele. Lisaks saavad töötajad hõlpsalt jälgida ja kontrollida, kas süsteem töötab tõhusalt. Kui kavatsete selle oma organisatsiooni integreerida, kasutage ülaltoodud samme.