Πώς να προστατέψετε με κωδικό πρόσβασης ένα αρχείο Word σε υπολογιστή με Windows

Σκεφτείτε το εξής: Ως νομικός σύμβουλος μιας εταιρείας, πρέπει να συντάξετε πολλαπλές συμβάσεις πελατών, NDA, στρατηγικές νομικές γνωμοδοτήσεις και οτιδήποτε άλλο. Όχι μόνο αυτό, πρέπει επίσης να κρυπτογραφήσετε ή να προστατέψετε με κωδικό πρόσβασης καθένα από αυτά τα έγγραφα, έτσι ώστε μόνο διαβαθμισμένο προσωπικό να έχει πρόσβαση σε αυτά. Εδώ έρχεται η δύσκολη θέση, εν μέσω ταχυδακτυλουργίας με αυτά τα έγγραφα, πρέπει να είστε προσεκτικοί με τα ονόματα και τους κωδικούς πρόσβασης για διάφορους σκοπούς.

Εάν είστε εσείς ή έχετε να αντιμετωπίσετε μια παρόμοια κατάσταση σε καθημερινή βάση, έχετε σκοντάψει στις σωστές πληροφορίες. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα σας πούμε πώς μπορείτε να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης τα έγγραφά σας στο Word και τι μπορείτε να κάνετε για να δημιουργήσετε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης και να τους θυμάστε.

Πώς μπορώ να προστατεύσω με κωδικό πρόσβασης ένα έγγραφο Word

Αρχικά, ας δούμε πώς να κλειδώσετε ένα έγγραφο του Word σε έναν υπολογιστή με Windows 11 χρησιμοποιώντας έναν κωδικό πρόσβασης. Τα βήματα ανήκουν στο Microsoft Word 2019. Τα βήματα για την προσθήκη κωδικού πρόσβασης στις πιο πρόσφατες εκδόσεις του Word είναι παρόμοια με αυτά που αναφέρονται παρακάτω –

Βήμα 1 – Ανοίξτε το έγγραφο του Word που θέλετε να κλειδώσετε με κωδικό πρόσβασης.

Βήμα 2 – Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο .

Βήμα 3 – Κάντε κλικ στο Πληροφορίες .

Βήμα 4 – Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Προστασία εγγράφου όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

Βήμα 5 – Διαλέξτε μία από τις επιλογές για το πώς θέλετε να προστατεύσετε το έγγραφο. Στην περίπτωσή μας, θα κάνουμε κλικ στο Encrypt with Password για να προστατεύσουμε με κωδικό πρόσβασης το έγγραφο. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να επιλέξετε από άλλες επιλογές για να περιορίσετε τις αλλαγές που κάνουν οι χρήστες στο έγγραφο.

Βήμα 6 – Εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης με τον οποίο θέλετε να κλειδώσετε το έγγραφο. Προτού πληκτρολογήσετε έναν κωδικό πρόσβασης, μεταβείτε στην ενότητα για το πώς μπορείτε να δημιουργήσετε τυχαία ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης που είναι αδύνατο να σπάσουν.

Πώς μπορεί ένας διαχειριστής κωδικών πρόσβασης να με βοηθήσει να θυμάμαι τους κωδικούς πρόσβασης

Τώρα, όπως είναι προφανές από το παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης, είναι πιθανό να χάσετε ή να ξεχάσετε έναν κωδικό πρόσβασης, ειδικά όταν κάνετε ταχυδακτυλουργία με πολλά έγγραφα του Word. Και, όταν ασχολείστε με πολλά σημαντικά έγγραφα, δεν έχετε την πολυτέλεια να ξεχάσετε τέτοια διαπιστευτήρια. Τούτου λεχθέντος, δεν μπορείτε επίσης να αντέξετε οικονομικά να προστατεύετε με κωδικό πρόσβασης τα έγγραφά σας στο Word χρησιμοποιώντας έναν αδύναμο κωδικό πρόσβασης.

Σε ένα τέτοιο σενάριο, ένας διαχειριστής κωδικών πρόσβασης μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος. Ας δείξουμε πώς ένας διαχειριστής κωδικών πρόσβασης μπορεί να σας βοηθήσει με –

• Δημιουργία τυχαίων και ισχυρών κωδικών πρόσβασης – Αυτός είναι ο κωδικός πρόσβασης που θα αντιγράψετε και θα επικολλήσετε στο πεδίο Κωδικός πρόσβασης Κρυπτογράφηση των περιεχομένων αυτού του αρχείου κατά την προστασία του εγγράφου σας Word με κωδικό πρόσβασης.

• Πώς μπορεί να σας βοηθήσει να θυμάστε κωδικούς πρόσβασης – Μόλις σημειωθούν με ασφάλεια όλα τα διαπιστευτήριά σας σε έναν διαχειριστή κωδικών πρόσβασης, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε αντιγραφή-επικόλληση διαπιστευτηρίων και πρόσβαση σε έγγραφα.

ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΔΙΑΒΑΣΕΤΕ: Πώς να δημιουργήσετε μοναδικούς και ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης χρησιμοποιώντας το TweakPass

Δημιουργήστε έναν τυχαίο και ασφαλή κωδικό πρόσβασης

Προτού προσθέσετε έναν κωδικό πρόσβασης στο έγγραφο του Word, δημιουργήστε έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης χρησιμοποιώντας ένα Password Manager όπως φαίνεται παρακάτω. Εδώ θα πάρουμε ένα παράδειγμα του TweakPass, το οποίο είναι ένας από τους καλύτερους διαχειριστές κωδικών πρόσβασης που είναι διαθέσιμοι σήμερα –

Βήμα 1 –  Πρώτα εγγραφείτε χρησιμοποιώντας τα διαπιστευτήριά σας.

Βήμα 2 – Εγκαταστήστε την επέκταση ιστού του TweakPass Password Manager . Οι επεκτάσεις είναι διαθέσιμες για Google Chrome, Microsoft Edge, Opera και Firefox. Εδώ έχουμε κατεβάσει την επέκταση Google Chrome του TweakPass και έχουμε συνδεθεί στα διαπιστευτήριά μας.

Βήμα 3 – Κάντε κλικ στο Δημιουργία ασφαλών κωδικών πρόσβασης .

Βήμα 4 – Δημιουργήστε έναν τυχαίο και αυστηρό κωδικό πρόσβασης. Μπορείτε ακόμη να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης –

Βήμα 5 – Αντιγράψτε τον κωδικό πρόσβασης και επικολλήστε τον στην ενότητα Κωδικός πρόσβασης του αρχείου Word.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το TweakPass στα Windows για να θυμάστε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης

Βήμα 1 – Πρώτα εγγραφείτε χρησιμοποιώντας τα διαπιστευτήριά σας. Θα χρησιμοποιήσετε αυτά τα διαπιστευτήρια για να συνδεθείτε στο TweakPass Password Manager.

Βήμα 2 – Εγκαταστήστε το TweakPass . Μπορείτε να εγκαταστήσετε το TweakPass Password Manager σε Windows, Android, iOS και ως επεκτάσεις στο Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge και Opera. Για τους σκοπούς αυτής της ανάρτησης, ας εγκαταστήσουμε το TweakPass στα Windows.

Βήμα 3 – Εκτελέστε το αρχείο εγκατάστασης. Μετά την εγκατάσταση, όταν εμφανιστεί το TweakPass, συνδεθείτε με τα διαπιστευτήριά σας.

Βήμα 4 – Από το αριστερό τμήμα του παραθύρου, κάντε κλικ στο Secure Notes . Από τα δεξιά, κάντε κλικ στο Προσθήκη νέου + και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Προσθήκη ασφαλών σημειώσεων .

Βήμα 5 – Στην περιοχή Τύπος σημείωσης, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Προσθήκη προσαρμοσμένου προτύπου .

Βήμα 6 – Κάντε κλικ στην Προσθήκη νέου πεδίου και επιλέξτε Κωδικοί πρόσβασης . Στην ενότητα όνομα, γράψτε Έγγραφα Microsoft Word. Μπορείτε να επιλέξετε το δικό σας όνομα. Στον τίτλο του πεδίου γράψτε τον κωδικό πρόσβασης και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση .

Βήμα 7 – Επιστρέψτε και επιλέξτε Έγγραφο Microsoft Word όπως φαίνεται παρακάτω.

Βήμα 8 – Στην ενότητα Σημείωση Τίτλος , αντιγράψτε και επικολλήστε το όνομα του αρχείου Word σας. Στην ενότητα Κωδικός πρόσβασης , εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης με τον οποίο έχετε κρυπτογραφήσει το αρχείο Word σας. Εδώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τυχαίο ισχυρό κωδικό πρόσβασης που δημιουργήσαμε με την επέκταση του Google Chrome.

Βήμα 9 – Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση .

Σημείωση – Αυτό λειτούργησε για εμάς, ίσως έχετε διαφορετική προσέγγιση. Μπορείτε να είστε όσο δημιουργικοί θέλετε και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο της επιλογής σας. Ωστόσο, με αυτόν τον τρόπο, όλοι οι κωδικοί πρόσβασης των εμπιστευτικών εγγράφων του Word θα βρίσκονται πίσω από μια ασφαλή θήκη που προστατεύεται περαιτέρω με έναν κύριο κωδικό πρόσβασης.

Τιμολόγηση – Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το TweakPass Password Manager δωρεάν για 14 ημέρες, όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλες τις δυνατότητες του δωρεάν. Μετά τη λήξη της δοκιμαστικής περιόδου, μπορείτε να αγοράσετε το TweakPass Password Manager για 39,95 $.

Προστατέψτε τα αρχεία Word με κωδικό πρόσβασης χωρίς προβλήματα

Τα παραπάνω βήματα μπορεί να φαίνονται υπερβολικά, αλλά εμπιστευτείτε μας, μόλις ενσωματώσετε αυτήν τη ροή εργασίας στην καθημερινή σας εργασία. Μόλις αρχίσετε να δημιουργείτε τυχαίους κωδικούς πρόσβασης και να αποθηκεύετε όλα τα ονόματα των αρχείων Word και τους κωδικούς πρόσβασης σε ένα μέρος, θα μπορείτε να κάνετε ταχυδακτυλουργία με οποιονδήποτε αριθμό εγγράφων του Word και ακόμη και να διατηρείτε την ασφάλειά τους. Εάν βρήκατε χρήσιμες τις πληροφορίες σε αυτήν την ανάρτηση, στείλτε μας ένα μήνυμα στην παρακάτω ενότητα σχολίων και μοιραστείτε αυτήν την ανάρτηση με κάποιον που προσθέτει τακτικά κωδικούς πρόσβασης σε έγγραφα του Word.

Ακολουθήστε μας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης – Facebook, Instagram και YouTube.