8 βασικές τεχνολογίες στο χώρο εργασίας

Δεν φαίνεται να υπάρχει ποτέ τέλος στα email, τις κλήσεις και τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν σε μια μέρα. Είναι πρακτικά αδύνατο να παραμείνεις στην κορυφή της δουλειάς σου χωρίς λίγη βοήθεια. Καταλήξαμε σε μια λίστα με 8 βασικά hacks στο χώρο εργασίας που επικεντρώνονται στην τεχνολογία για να βοηθήσουν στην αύξηση της παραγωγικότητας διατηρώντας παράλληλα τη λογική σας.

1. Ρυθμίστε το τηλέφωνό σας σε "Μην ενοχλείτε"

Σχεδόν όλοι έχουν το ένστικτο να ελέγχουν αμέσως το τηλέφωνό τους όταν νιώσουν τη δόνηση στην τσέπη τους ή όταν ακούσουν το απαλό ping του τηλεφώνου τους. Ρυθμίζοντας απλώς το τηλέφωνό σας στη λειτουργία Μην ενοχλείτε κατά τη διάρκεια βασικών σημείων της ημέρας σας, μπορείτε να εξαλείψετε περιττούς περισπασμούς.

Οι πιθανότητες είναι ό,τι ήταν μπορεί να περιμένει.

2. Χρησιμοποιήστε «Φωνή σε κείμενο» για υπαγόρευση

Λίγοι άνθρωποι μπορούν να πληκτρολογήσουν τόσο γρήγορα όσο μπορούν να μιλήσουν. Χρησιμοποιώντας λογισμικό όπως το Dragon ή το Watson της IBM, θα μπορείτε να εκτελείτε εργασίες πολύ πιο αποτελεσματικά.

Επί του παρόντος, υπάρχουν πολλές διαθέσιμες εκδόσεις. Έτσι, ακόμα κι αν βρίσκεστε σε έναν κλάδο που έχει πολλές συγκεκριμένες δημόσιες γλώσσες ή ορολογία, όπως ο ιατρικός τομέας, μπορείτε ακόμα να αποκτήσετε μια που θα αναγνωρίζει κάθε λέξη που λέτε.

3. Χρησιμοποιήστε φίλτρα μπλε φωτός ή γυαλιά

Αυτό το hack μπορεί να είναι σωτήριο. Ένας αυξανόμενος αριθμός  μελετών  δείχνει ότι ο χρόνος που περνούν οι άνθρωποι μπροστά σε πηγές που εκπέμπουν μπλε φως μπορεί να έχει αρνητικά αποτελέσματα. Αυτά μπορεί να κυμαίνονται από πονοκεφάλους και καταπόνηση των ματιών έως προβλήματα ύπνου.

Γυαλιά μπλε φωτός ή φίλτρα οθόνης μπορούν να βοηθήσουν στην ανακούφιση αυτών των προβλημάτων με ελάχιστο κόστος.

4. Χρησιμοποιήστε διαδικτυακά προγράμματα κλήσεων διάσκεψης

Προγράμματα όπως το Slack και το Whatsapp μπορούν να είναι ένα τεράστιο όφελος για την παραγωγικότητα μιας ομάδας. Προσφέρουν τη δυνατότητα να είστε πάντα συνδεδεμένοι. Τώρα, δεν υπάρχει αναμονή για ένα email απάντησης. Μπορείτε να δημιουργήσετε μεμονωμένες ομάδες ώστε να περιλαμβάνουν μόνο τα απαραίτητα μέλη της ομάδας. Δεδομένου ότι υπάρχουν εφαρμογές για υπολογιστές και κινητές συσκευές, μπορείτε να ρυθμίσετε συσκέψεις ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται η ομάδα σας αυτήν τη στιγμή.

Εάν απαιτείται βιντεοκλήση, τότε υπάρχει πληθώρα επιλογών, συμπεριλαμβανομένων των MS Team, Zooom ή Skype για επιχειρήσεις. Όλα προσφέρουν εύχρηστες μορφές, ώστε η ομάδα σας να μπορεί να συνεργαστεί.

5. Κοινή χρήση ημερολογίων του Outlook

Αυτό το hack είναι ίσως ένα από τα πιο εύκολα να παραβλεφθεί. Κάθε φορά που υπάρχει μια συνάντηση, η προσπάθεια να βρείτε την πιο κατάλληλη στιγμή μπορεί να είναι μια ταλαιπωρία. Με την απλή κοινή χρήση ενός ημερολογίου προοπτικών, κάθε μέλος της ομάδας θα μπορεί να δει τι κάνουν τα άλλα μέλη. Αυτό θα μειώσει τον όγκο της επικοινωνίας που απαιτείται για τον προγραμματισμό συναντήσεων και ως πρόσθετο πλεονέκτημα, είναι ένας εύκολος τρόπος να θυμάστε τα γενέθλια όλων.

6. Χρήση μακροεντολών για τη βελτιστοποίηση της ροής εργασίας

Η χρήση μακροεντολών μπορεί πραγματικά να βοηθήσει στον εξορθολογισμό των επαναλαμβανόμενων εργασιών που αποτελούν μέρος της ημέρας σας. Το Microsoft Suite και τα Έγγραφα Google είναι και τα δύο σε θέση να εκτελούν προσαρμοσμένες μακροεντολές. Αφιερώστε λίγα λεπτά μαθαίνοντας τι μπορούν να κάνουν για εσάς και μπορείτε να παρακολουθήσετε την παραγωγικότητά σας να αυξάνεται γρήγορα.

7. Δημιουργήστε λίστες εργασιών προτεραιότητας καθημερινά

Δημιουργώντας μια λίστα υποχρεώσεων με προτεραιότητα για εσάς και την ομάδα σας, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλοι είναι στη δουλειά.

Υπάρχουν πολλές εφαρμογές που θα σας βοηθήσουν να το κάνετε αυτό. Απλώς αναζητήστε το κατάστημα εφαρμογών που προτιμάτε. Στη συνέχεια, ξεκινήστε δημιουργώντας μια λίστα με όλα όσα πρέπει να γίνουν με την προθεσμία για κάθε στοιχείο γραμμής. Στη συνέχεια, χωρίστε τα στοιχεία σε κατηγορίες. επείγον και σημαντικό, σημαντικό αλλά όχι επείγον, επείγον αλλά όχι σημαντικό και ούτε σημαντικό ή επείγον.

Μόλις το κάνετε αυτό, θα είναι εύκολο να αποφασίσετε τι πρέπει να κάνετε και τι μπορεί να περιμένει. Ας το παραδεχτούμε: πολλά από αυτά που μπορούμε να κάνουμε είναι τα πράγματα που μπορούν να περιμένουν.

8. Κάντε διαλείμματα τεχνολογίας

Αν και αυτό δεν είναι τεχνικά τεχνολογικό χακάρισμα, είναι μεγάλο νοητικό χακάρισμα. Μία φορά την ώρα, κάντε ένα μικρό διάλειμμα. Σηκωθείτε από το γραφείο σας και τεντώστε ή περπατήστε μέχρι το ψυγείο νερού. Απλώς απομακρυνόμενοι από την τεχνολογία για λίγα λεπτά, μπορείτε να κάνετε επαναφορά και να ξεκινήσετε την εργασία πολύ πιο αποτελεσματικά.

Ωστόσο, υπάρχει ένα κλειδί σε αυτό το hack. Μην κάνετε ένα διάλειμμα από την τεχνολογία πηγαίνοντας στο τηλέφωνό σας ή ελέγχοντας το email.

Αυτό είναι ένα διάλειμμα από το έργο και όχι ένα διάλειμμα από την τεχνολογία. Δοκιμάστε το και αν δεν νιώθετε ότι μπορείτε να σηκώνεστε μία φορά την ώρα, δοκιμάστε τον  κανόνα 20-20-20 . Αυτό είναι να κάνετε ένα διάλειμμα κάθε 20 λεπτά για να εστιάσετε σε κάτι που είναι 20 πόδια μακριά για 20 δευτερόλεπτα. Η απλή εστίαση σε κάτι πιο μακριά για λίγα δευτερόλεπτα μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τη συγκέντρωση.

Τελικές σκέψεις

Στον σημερινό κόσμο προσπαθούμε όλοι να είμαστε όσο πιο αποτελεσματικοί μπορούμε. Δοκιμάστε αυτά τα hacks. Θα δείτε σίγουρα μια αύξηση στην παραγωγικότητά σας.