Ασφαλείς επιλογές για αποθήκευση επιχειρηματικών εγγράφων από απόσταση

Κάθε επιχείρηση έχει ευαίσθητα και εμπιστευτικά έγγραφα που θέλει να διατηρούνται ασφαλή. Αυτό μπορεί να κυμαίνεται από προσωπικά δεδομένα έως πληροφορίες πελατών ή εταιρικά σχέδια και η απώλεια οποιασδήποτε από αυτές τις πληροφορίες θα μπορούσε να έχει καταστροφικές συνέπειες.

Οι επιχειρήσεις πρέπει να φυλάσσουν αυτά τα έγγραφα με ασφάλεια μακριά από κλοπή ή ανθρώπινο λάθος. Μπορούν να το κάνουν αυτό χρησιμοποιώντας τεχνολογίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας cloud και ηλεκτρονικής αποθήκευσης για απομακρυσμένη αποθήκευση. Η αποθήκευση στο cloud λειτουργεί επίσης ως εφεδρικό αντίγραφο για την ανάκτηση επαγγελματικών εγγράφων λόγω καταστροφής σε περίπτωση βλάβης του σκληρού δίσκου.

Ο τρέχων τεχνολογικός κόσμος έχει παρουσιάσει πολλές επιλογές απομακρυσμένης αποθήκευσης, αλλά η επιλογή ενός ατόμου εξαρτάται από το κόστος, την ασφάλεια, τον αριθμό των χρηστών και άλλους παράγοντες. Οι παρακάτω επιλογές θεωρούνται ασφαλείς και προσφέρουν έναν ευέλικτο προϋπολογισμό για διαφορετικά μεγέθη επιχειρήσεων.

1. Google Drive

Το Google Drive ενισχύει την ασφάλεια των δεδομένων δίνοντας τη δυνατότητα στους χρήστες να συμπιέζουν τα επαγγελματικά έγγραφα και να τα αποθηκεύουν εκτός τοποθεσίας και στο διαδίκτυο. Όσον αφορά τη βελτίωση της ασφάλειας, το Google Drive διασφαλίζει ότι τα επαγγελματικά έγγραφα είναι κρυπτογραφημένα με τα πρότυπα TLS προτού δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας τους στο διαδίκτυο.

Με μοναδικό τρόπο, το Google Drive επιτρέπει τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων και τα δεδομένα των χρηστών κρυπτογραφούνται και στους διακομιστές της Google. Ένα άλλο χαρακτηριστικό ασφαλείας είναι η δυνατότητα περιορισμού της πρόσβασης σε έγγραφα μόνο στους χρήστες που χρησιμοποιούν το Google Chrome. Το Google Drive είναι ευέλικτο καθώς έχει διαφορετικά σχέδια με βάση τις απαιτήσεις χώρου αποθήκευσης, τον αριθμό των χρηστών που θα υποστηριχθούν, είτε πρόκειται για άτομο είτε επιχείρηση.

Τιμή

Για επαγγελματική χρήση, το Google Drive χρησιμοποιείται μαζί με το G Suite και προσφέρει έως και 30 GB αποθηκευτικού χώρου πάνω από τις εφαρμογές G Suite, με 6 $ ανά χρήστη ανά μήνα.

2. Egnyte

Το Egnyte επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αποθηκεύουν δεδομένα, τόσο επιτόπου όσο και στο cloud, με ασφάλεια. Το Egnyte χρησιμοποιεί λογισμικό που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συγχρονίσετε τα έγγραφα της επιχείρησής σας προτού τα ανεβάσετε στον διακομιστή cloud για αποθήκευση.

Το Egnyte ενισχύει την ασφάλεια των εγγράφων της επιχείρησής σας αποθηκεύοντάς τα με κρυπτογράφηση AES 256-bit μέσω SSL. Αυτό είναι πιο σημαντικό για τις επιχειρήσεις, ειδικά εκείνες που προτιμούν να συγχρονίζουν και να μοιράζονται ιδιόκτητα έγγραφα. Εάν χρησιμοποιείτε το Egnyte στην κινητή συσκευή σας, περιλαμβάνονται πρόσθετες ρυθμίσεις ασφαλείας όπως η επιβολή κωδικού πρόσβασης και η περιορισμένη πρόσβαση και η απομακρυσμένη διαγραφή.

Η διαδικτυακή πύλη του Egnyte επιτρέπει την εύκολη διαχείριση των επαγγελματικών εγγράφων και τη λήξη των συνδέσμων μέσω της ρύθμισης δικαιωμάτων και περιορισμών φακέλων, κάτι που με τη σειρά του σας επιτρέπει να διατηρείτε προσπελάσιμες πολλές εκδόσεις των εγγράφων σας μέσω πολιτικών έκδοσης αρχείων και διατήρησης απορριμμάτων.

Εκτός από την αποθήκευση, το Egnyte μπορεί να επιτρέψει στους χρήστες από απομακρυσμένη πρόσβαση στα επαγγελματικά έγγραφα εύκολα καθώς ενσωματώνεται με ορισμένες δημοφιλείς εφαρμογές όπως το Office 365.

Τιμή

Η τιμολόγηση ξεκινά από 8 $ ανά χρήστη για μικρές επιχειρήσεις με χαμηλές απαιτήσεις αποθήκευσης και μεταξύ 5 και 24 υπαλλήλων. Οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις με 25 έως 100 υπαλλήλους θα πρέπει να πληρώσουν 15 $ ανά χρήστη για έως και 10 TB απομακρυσμένου χώρου αποθήκευσης.

3. Dropbox

Το Dropbox είναι ένας από τους πιο συχνά χρησιμοποιούμενους παρόχους υπηρεσιών φιλοξενίας αρχείων που περιλαμβάνει συγχρονισμό αρχείων, αποθήκευση στο cloud και προσωπικό και επαγγελματικό λογισμικό cloud. Με αυτό, μόνο άτομα με το σύνδεσμο αποθήκευσης μπορούν να έχουν πρόσβαση στο έγγραφο.

Χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Dropbox Pro, τα αρχεία και οι φάκελοι της επιχείρησής σας μπορούν να προστατευθούν περαιτέρω χρησιμοποιώντας έναν κωδικό πρόσβασης. Το Dropbox έχει ελάχιστη χωρητικότητα αποθήκευσης 2 GB, η οποία μπορεί να αναβαθμιστεί στα 16 GB μέσω παραπομπών.

Η ομορφιά είναι ότι αυτό το λογισμικό μπορεί να ενσωματωθεί με άλλες εφαρμογές όπως το MS Office και το Slack, αλλά πάνω από όλα, μπορεί να εγκατασταθεί σε υπολογιστές ή άλλες συσκευές όπως smartphone και να συγχρονίζεται εύκολα μεταξύ των εφαρμογών. Μέσω του Dropbox, μπορείτε να μοιράζεστε επαγγελματικά αρχεία και φακέλους με άλλους χρήστες που δεν έχουν λογαριασμό Dropbox μέσω συνδέσμων απευθείας στα gadget τους.

Τιμή

Η τιμολόγηση ξεκινά από 0 $ για έναν βασικό λογαριασμό, 19,99 $ και 9,99 $ για λογαριασμούς Professional και Plus, αντίστοιχα, εάν χρεώνεται ανά έτος.

4. Tresorit

Αυτή είναι μια από τις πιο ασφαλείς τεχνικές απομακρυσμένης αποθήκευσης δεδομένων. Η χρήση του Tresorit στην επιχείρησή σας θα ενισχύσει την ασφάλεια των εγγράφων σας μέσω της κρυπτογράφησης δεδομένων.

Μέσω του Tresorit, μπορείτε να κρυπτογραφήσετε τα αρχεία και τους φακέλους της επιχείρησής σας χρησιμοποιώντας κρυπτογράφηση από την πλευρά του πελάτη πριν τα ανεβάσετε. Οι κρυπτογραφημένοι και μεταφορτωμένοι φάκελοι ονομάζονται Tresors.

Η μοναδικότητα του Tresorit είναι ότι η φύση κρυπτογράφησης από άκρο σε άκρο επιτρέπει στους χρήστες να μοιράζονται προστατευμένα αρχεία με άλλους και να συνεργάζονται σε αυτά, διατηρώντας παράλληλα τα αρχεία συγχρονισμένα και ασφαλή.

Τιμή

Η τιμολόγηση ξεκινά από 8,33 $ ανά μήνα για κάθε υποστηριζόμενο χρήστη.

Συμπερασματικά, η τεχνολογική παγκοσμιοποίηση παρουσίασε μια ποικιλία επιλογών ασφαλούς αποθήκευσης εγγράφων από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε. Πάνω από όλα, η ασφάλεια των αρχείων και των φακέλων της επιχείρησής σας είναι ζωτικής σημασίας, επομένως προτού σκεφτείτε τα οφέλη της κοινής χρήσης αρχείων, η ασφάλεια των αρχείων σας είναι η πιο σημαντική σκέψη που πρέπει να έχετε κατά νου.

Παρόλο που ορισμένες από αυτές τις επιλογές θεωρούνται πιο ασφαλείς από άλλες, είναι πολύ σημαντικό να εγκαταστήσετε επίσης ένα VPN για να ενισχύσετε την ασφάλεια των εγγράφων της επιχείρησής σας μέσω κρυπτογράφησης.