Sådan udskrives etiketter fra Excel ved hjælp af MS Word Mail Merge

Hvornår Skal du udskrive etiketter for at sende julehilsner, bryllup og andre invitationskort til hjemmebegivenheder? Ønsker du at udskrive forsendelsesadresser i bulk til dit online shoppingsted? Læs denne artikel for at lære, hvordan du udskriver etiketter fra Excel ved hjælp af Microsoft Words brevfletningsfunktion.

Microsoft Excel er en fremragende app til at oprette store databaser til forretnings- eller personlige kontakter. Det er dog ikke så meget brugervenligt, når det kommer til at printe fragt eller andre etiketter på etiketpapirer.

Du kan manuelt oprette etiketlignende celler i Excel og skrive indhold i det manuelt. Du kan udføre dette manuelt arbejde for et par etiketter, men når du skal sende kort, invitationer og varer til hundredvis af modtagere, er manuelt arbejde ikke en mulighed.

Derfor skal du lære at udskrive etiketter fra Excel ved hjælp af brevfletningsfunktionen i Microsoft Word ved at læse denne artikel indtil slutningen. Du vil også udforske nogle smarte tips til sidst!

Sådan udskrives etiketter i Excel: Forberedelsesarbejde

Processen med at udskrive adresseetiketter fra Excel eller udskrivning af postetiketter fra Excel involverer krydskompatibilitet mellem Excel-filer og Word. Derfor skal du foretage følgende justeringer i Word, hvis du udskriver etiketter i Word ved hjælp af Excel-kontaktlister:

• Åbn Microsoft Word-appen på din pc eller mac.
• Klik på Filer , og vælg derefter Indstillinger .
• Klik på Avanceret i vinduet Word-indstillinger.
• Rul ned, indtil du ser afsnittet Generelt .

Bekræft filformatkonvertering ved åben

• Der skal du markere afkrydsningsfeltet ud for Bekræft filformatkonvertering på åben .
• Tryk på OK for at gemme ændringerne og afslutte vinduet med Word-indstillinger.

Før du kan udskrive etiketterne, skal du kontrollere, om funktionen Word Brevfletning understøtter etiketten eller ej. Microsoft kompilerede etiketmærkatspecifikationerne fra topleverandører i appen. Sådan kan du se listen og dokumentkoden for labelklistermærker:

• Klik på fanen Mailings på Word-båndmenuen.
• Vælg Start brevfletning , og vælg derefter Etiketter fra  rullelisten .
• Dialogboksen Etiketindstillinger vises nu.

Vælg adresselabelleverandør og produktkode på Word Mail Merge

• Under sektionen Etiketoplysninger bør du se listen Labelleverandører og produktnumre .
• Vælg leverandørens navn og produktkode for etiketpapir. Du finder detaljerne på emballagen til de etiketpapirer, du har købt.
• Klik på OK for at anvende ændringerne på dette etiketudskrivningsprojekt.

Hvis du ikke kan se etiketleverandørens navn på listen ovenfor, kan du manuelt indtaste dets specifikationer. Således vil Word synkronisere med printeren på passende vis, så du nemt kan udskrive adresseetiketter, adresseetiketter og forsendelsesetiketter.

Følg disse trin for at oprette en ny etiketkonfiguration:

• Klik på Ny etiket i dialogboksen Etiketindstillinger .

Oprettelse af en ny etiketkonfiguration på brevfletning

• Indtast nu et navn til den nye konfigurationsfil.
• Juster derefter parametrene som topmargen, sidemargen, etikethøjde, etiketbredde, sidestørrelse osv.
• Klik på OK for at gemme ændringerne.

Det er det! Glem ikke at gemme Mail Merge Word-dokumentet, så du kan bruge det senere eller gendanne det, hvis strømmen svigter under dit arbejde.

Sådan udskrives etiketter fra Excel: Forbered kontaktliste

Nu skal du oprette en database, hvorfra Word Mail Merge-værktøjet kan trække modtagerens navn, adresse og andre detaljer. Følg disse trin for at oprette og gemme din Excel-kontaktliste til dette projekt:

• Åbn et nyt tomt regneark i Excel.
• Gem det som kontaktliste for forsendelsesetiketter eller et hvilket som helst andet navn, du kan lide.
• Begynd at udfylde data fra det øverste hjørne af regnearket uden at efterlade nogen tomme celler hverken på rækker eller kolonner.

Sådan udskrives etiketter fra Excel Forbered kontaktliste

• Skriv kolonneoverskrifter, som Maile Merge-værktøjet i Word vil opdage og bruge i indstillingen Match Fields.
• Indtast passende data under denne kolonneoverskrift.
• Det er bedst, hvis du kan importere en CSV-fil (kommaseparerede værdier) fra enhver kontaktapp og derefter formatere den i Excel ved at tilføje kolonneoverskrifterne.
• Dobbeltklik på fanen regneark i bunden af ​​Excel-appen, og omdøb den til kontaktliste eller et andet navn, du vil huske.
• Når du er færdig, skal du gemme hele Excel-filen igen.

Sådan udskrives etiketter fra Excel: Brug brevfletning i Word

Når Excel-databasen for forsendelsesadresser er klar, skal du gå til Word-filen, hvor du gemte et etiketformat, der matcher det fysiske papir, som du vil udskrive postadresserne på. Nu hvor Mail Merge-etikettefilen er åben, skal du følge disse trin:

• I afsnittet Start brevfletning på fanen Brevfletning skal du vælge Vælg modtagere .
• Vælg indstillingen Brug en eksisterende liste fra rullelisten.
• Dialogboksen Vælg datakilde åbnes.
• Naviger til Excel-filen, hvor du gemte din kontaktliste.

Importer kontaktliste til Brevfletning for at udskrive adresseetiketter fra Excel

• Vælg filen, og klik derefter på Åbn .
• Nu skal du se vinduet Vælg tabel .
• Dette vindue viser alle de tilgængelige regneark i den Excel-fil, du lige har importeret.
• Vælg arbejdsarket, hvor du oprettede kontaktlisten.
• I denne øvelse er det arbejdsarket med kontaktliste . Klik på OK for at fortsætte.
• Nu skulle du se etiketklistermærkerne som Next Record .

Layoutet af etiketklistermærkerne

• Den første etiketmærkat vil være tom. Det er okay.

Nu hvor du har udfyldt etiketrækkerne og -kolonnerne på Word Mail Merge, er din opgave at importere faktiske data fra kontaktlistedatabasen i Excel. For at udføre denne opgave, prøv disse trin fra din side:

• I betragtning af, at du er på fanen Forsendelser, skal du klikke på Rediger modtagerliste .

Listen over modtagertabel

• Tjek tabellen over kontakter og deres adresser. Se om der er problemer.
• Hvis alt ser godt ud i ovenstående tabel, skal du klikke på OK .

Sådan udskrives etiketter fra Excel Brug brevfletning i Word

• Klik nu på Indsæt fletfelt i menuen Skriv og indsæt felter i brevfletningsværktøjet .
• En rulleliste vises med alle de kolonneoverskrifter, der er i kontaktlistedatabasen for den Excel-fil, du importerede.
• Klik på Titel .
• Tryk på Shift + Enter .
• Klik derefter igen på Indsæt fletfelt og vælg Fornavn .
• Tryk på Shift + Enter , og gentag ovenstående trin, indtil du har alle kolonneoverskrifterne i etiketten i øverste venstre hjørne.
• Du kan tilpasse forskellige komponenter i mærkatværktøjet.
• Gå til fanen Hjem , og vælg teksten eller teksterne på etiketten for at anvende formateringsmuligheder som skrifttype, skriftstørrelse, farve, fremhævningsfarve og så videre.
• Når alt ser rigtigt ud, skal du gå tilbage til fanen Mailing .

Opdater etiketter for at udfylde data for etiketter ved brevfletning

• Klik nu på knappen Opdater etiketter .
• Dette vil udfylde data for alle etiketterne på siden.

Klik på Eksempel på resultater for, hvordan du udskriver etiketter fra Excel ved hjælp af brevfletning i Word

• Klik nu blot på Forhåndsvisning af resultater for at vise de faktiske data på etiketter.

Når du opretter mailadresser eller forsendelsesetiketter på Brevfletning ved hjælp af kontaktlister fra Excel, skal du ikke importere for mange komponenter i etiketterne. Det vil rode etiketterne. Vælg komponenter, der er absolut nødvendige for at levere en pakke med succes.

Sådan udskrives etiketter fra Excel: Udskrivning af dokument

Indtil videre har du oprettet etiketterne med succes på et brevfletningsdokument. Nu er det tid til at udskrive det ved at følge disse trin:

• Tag alle papirerne ud af din printer.
• Indsæt det fysiske etiketmærkatpapir i printerens papirføder.
• Vend tilbage til etiketsiden på Word og tryk på Ctrl + P . Dette er udskriftskommandoen.
• Juster nu udskriftsindstillingerne fra navigationsruden i venstre side.
• Du skal sikre dig, at udskriftsindstillingerne afspejler de relevante udskriftsforhold som printeren, indstillinger, papirstørrelse, margener osv.
• Klik på udskriv for at begynde at udskrive etiketterne på etiketudskrivningspapiret.

Fantastisk! Du har lige printet nogle flotte forsendelsesadresser eller postlabels til personlig eller professionel brug.

Sådan udskrives etiketter fra Excel: Ofte stillede spørgsmål

Er der en måde at udskrive adresseetiketter på fra Excel?

Ja! Du kan oprette en kontaktlistedatabase i Excel. Du kan oprette kolonner som navn, adresse, postnummer, land, telefonnummer, stat osv., og derefter udfylde data under disse kolonneoverskrifter.

Når du er færdig, kan du importere denne database til Word Brevfletning for at oprette adresseetiketter ved hjælp af værktøjet til oprettelse af etiketter på Brevfletning. Følg trinene nævnt ovenfor i denne artikel for at finde ud af de nøjagtige bevægelser.

Hvordan opretter jeg etiketter fra Excel til Word?

Du kan bruge Words Mail Merge-funktion til at importere kontaktlistedata fra et Excel-ark. Derefter kan du bruge guiden til oprettelse af etiketter på fanen Forsendelser i Word til at oprette etiketter og udfylde data fra Excel. Kommandoen Indsæt fletfelt hjælper dig med at tilføje felter i etiketten.

Hvordan udskriver jeg flere etiketter på én side?

Udskrivning af postetiketter fra Excel ved brug af Brevfletningsfunktionen i Word vil altid lade dig udskrive etiketter i tal som 10, 20, 30 osv. pr. side. Alt du skal gøre er at vælge de relevante produktnumre og etiketleverandører i dialogboksen Etiketoplysninger.

Konklusion

Så nu ved du, hvordan du udskriver etiketter fra Excel ved hjælp af Words brevfletningsfunktion.

Den kritiske del af denne proces er at bruge den relevante etiketmærkatside, før etiketdata udfyldes på Brevfletning. Hvis du vælger det forkerte papir, kan du ende med at spilde det fysiske papir ved at udskrive ikke-justerede etiketter.

Når du ikke er sikker på papirleverandøren og produktkoden, skal du altid oprette et nyt etiketpapir, før du følger hele processen.

Tror jeg har savnet nogen anden måde at udskrive adresseetiketter på fra Excel, nævn metoden og dens proces i kommentarfeltet nedenfor.

Næste op,  hvordan man kombinerer to kolonner i Excel .