Har du problemer med at administrere dine dokumenter?

Når du er i erhvervslivet, kan administration af dokumenter nogle gange være banebrydende for din eksistens. Fra store filer til utallige e-mails, at skulle arbejde med så meget information kan være svært at administrere, især når du har deadlines, der flyver på dig fra alle forskellige retninger.

Problemet er, at der bare er så mange værktøjer på markedet, der lover at hjælpe dig, men som gør mere skade end gavn. Her er nogle enkle måder at hjælpe med at reducere stressniveauet og spare penge ved at administrere dine dokumenter effektivt.

Indhold

• 1 Fordele ved effektiv dokumenthåndtering
• 2 Hvad er nogle enkle trin til at hjælpe dig med at administrere dine dokumenter bedre?
  • 2.1 1. Etabler din filhåndteringsprocedure
  • 2.2 2. Design en filplan og tidsplan
  • 2.3 3. Organiser de eksisterende filer
  • 2.4 4. Bortskaf forældede og overflødige filer
  • 2.5 5. Lav planer for opbevaring og bortskaffelse
  • 2.6 6. Sørg for regelmæssig vedligeholdelse

Fordele ved effektiv dokumenthåndtering

Planlægning, styring og endda organisering af opgaver eller dokumenter er meget arbejde. Der er adskillige tjenesteudbydere, der kan tage det væk fra din tallerken, men hvad er fordelene ved at bruge effektiv dokumenthåndtering?

• Forebyggelse af juridiske brud
• Bedre udnyttelse af kontorlokaler
• Forbedret adgang til dokumenter
• Beskyttelse af fortrolige oplysninger
• Reducerede daglige driftsomkostninger
• Forbedret kontoreffektivitet
• Reducerede kundeklager

Hvad er nogle enkle trin til at hjælpe dig med at administrere dine dokumenter bedre?

Håndtering af dokumenter er ikke en nem opgave. Med internettets fremkomst har vi nu en strøm af information og en overflod af kommunikation til vores rådighed. Alt er online, lige fra download af film til indkøb af dagligvarer. På grund af dette er det blevet sværere at administrere dine dokumenter, end det nogensinde har været før.

Der er adskillige værktøjer/software til at håndtere forskellige dokumenter, som en virksomhed dagligt bruger. Til de almindelige dokumenter har vi et dokumentstyringssystem, mens et kontraktstyringssystem er bedst egnet til specifikke dokumenter som kontrakter. Disse enkle trin er imidlertid effektive for alle former for dokumenter.

1. Etabler din filhåndteringsprocedure

Mange virksomheder har en masse dokumenter, som de skal holde styr på til enhver tid, men de har ingen idé om, hvor godt de holder styr på dem endsige, hvad de skal gøre med dem for nem adgang, når det er nødvendigt. Den allerførste ting, som alle virksomheder bør gøre, er at etablere en procedure for håndtering af dokumenter.

Dette opnås ved at skabe specifikke retningslinjer og processer, du har tænkt dig at følge i din dokumenthåndtering. Der bør tages tid til omhyggeligt at forklare de dokumenter, der skal opbevares. de dokumenter, der kræves på daglig basis, hvor længe et dokument skal opbevares, eller hvornår det skal kasseres.

2. Design en filplan og tidsplan

For at få succes med at administrere dine dokumenter skal du følge en filplan og tidsplan. Dette vil skabe sammenhæng og hjælpe dig til at blive mere produktiv i din virksomhed. Uanset om du arbejder på et problem for en klient eller sender en regning til en kunde, skal alle disse ting gå i mapper. Filerne skal føjes til det program, du bruger til at håndtere dokumenter så ofte som muligt.

3. Organiser de eksisterende filer

At organisere de eksisterende filer er en fantastisk måde at begynde at administrere dine dokumenter på. Uanset om du overvejer at købe software eller ej, er det vigtigt at organisere de eksisterende dokumenter først.

Dette vil give dig en idé om, hvilke komponenter i dokumentstyringssystemet du ønsker, og hvad de præcist vil gøre for dig.

Det vil også hjælpe dig med at vide, om du har brug for software eller bare kan stole på pen og papir til at administrere dine dokumenter.

4. Bortskaf forældede og overflødige filer

Alle har normalt nogle få filer på deres computere, der er forældede eller ikke længere nødvendige. Desværre har disse filer dog en tendens til at akkumulere i stort antal. Det er ekstremt vigtigt, at du slipper for ældre versioner og finder ud af, hvor du har gemt overflødige kopier . Det er også vigtigt at undgå at gemme de samme filer igen og igen.

5. Lav planer for opbevaring og bortskaffelse

For at administrere dine dokumenter korrekt, skal du bestemme, hvad der er vigtigt, og hvad der kan arkiveres midlertidigt efter et passende tidsrum. Det er derfor, du bør lægge planer for opbevaring og bortskaffelse, så dine dokumenter ikke bare flyder rundt.

6. Sørg for regelmæssig vedligeholdelse

Det er vigtigt at have regelmæssig vedligeholdelse af dine forretningsdokumenter, såsom ejendomsrettigheder og optegnelser over kontrakter. Disse dokumenter har en tendens til at hobe sig hurtigt op, og som følge heraf ville det være svært at finde dem, når du har brug for dem. Det er derfor nødvendigt at have et organiseret system til håndtering af dine forretningsdokumenter.

Med næsten alle, der arbejder med computere i dag, og væksten af ​​mobiltelefoner, er vigtigheden af ​​velorganiseret og sikker dokumenthåndtering af afgørende betydning. Men at administrere dine filer vil være noget, vi alle støder på. Det er vigtigt at have de rigtige værktøjer på plads og dine oplysninger opbevaret sikkert.

Du er måske ikke engang klar over, hvor let det er at miste information, eller at du gemmer dem det forkerte sted i øjeblikket. Der er mange forskellige typer administrationsværktøjer til rådighed for at hjælpe dig med at gemme dine filer korrekt. Derfor er det noget, du skal holde øje med, efterhånden som din virksomhed vokser, for at sikre dig, at du håndterer alle aspekter af din virksomhed effektivt – inklusive håndtering af dine filer.