10 måder at organisere dokumenter i Google Docs

Effektivt at organisere dokumenter, især lange, kan være udfordrende. Med de indbyggede funktioner i Google Docs har du flere måder at komponere rapporter, artikler, essays, forslag, teamdokumenter og mere på på en effektiv måde.

Du skal strukturere dokumentet, så det er nemt at vise oplysninger og scanne for detaljer. Så lad os se på flere nøglefunktioner til at organisere dit næste Google-dokument.

Indholdsfortegnelse

MONTREAL, CANADA – 26. APRIL 2019: Google Docs-logo og app på en startside. Google er en amerikansk multinational teknologivirksomhed, der er specialiseret i internettjenester og -produkter.

1. Scan dokumentet med en oversigt og disposition

En af de enkleste måder at skabe et overblik over dine dokumentdetaljer på er med oversigts- og dispositionsfunktionerne. Disse praktiske værktøjer sidder uden for indholdet, så de ikke distraherer og kan vises eller skjules med et klik.

Disse organisatoriske funktioner giver dig mulighed for at opsummere indholdet af dit dokument og springe til det afsnit, du har brug for, med den automatisk genererede disposition.

Vis og luk oversigten og dispositionen

For at få vist oversigten og dispositionen skal du gå til fanen Vis og vælge Vis disposition .

Du vil derefter se ikonet Vis dokumentkontur øverst til venstre i dokumentrummet. Vælg det for at udvide det.

Når du er færdig med oversigten og dispositionen, skal du bruge Luk dokumentkonturpilen til at skjule den og vise ikonet Vis dokumentkontur igen.

Tilføj en oversigt og disposition

For at tilføje en oversigt skal du bruge plustegnet til at åbne boksen og indtaste din tekst.

For at ændre det senere skal du blot vælge ikonet Rediger (blyant).

For at bruge dispositionen skal du tilføje overskrifter til dit dokument (forklaret nedenfor), og de vises automatisk i dispositionen. Du kan derefter vælge en overskrift for at springe til den del af dokumentet.

Du kan fjerne en bestemt overskrift fra dispositionen, hvis det er nødvendigt ved at vælge X'et til højre for det i dispositionen.

2. Inkluder og tilpas en indholdsfortegnelse

Hvis du vil have noget i indholdet, som dine læsere kan bruge til at navigere i dit dokument, kan du indsætte en indholdsfortegnelse i Google Docs. Denne funktion var grundlæggende, men Google har forbedret den over tid for at gøre den tilpasselig og attraktiv.

Indsæt en indholdsfortegnelse

For at oprette en indholdsfortegnelse skal du strukturere din dokumentsektion med overskrifter. Indtast tekst til en overskrift, vælg den, og vælg derefter et overskriftsniveau fra rullemenuen Typografier på værktøjslinjen. Disse overskrifter vises automatisk i tabellen for dig.

Når du er klar til at indsætte tabellen, skal du placere markøren i dokumentet, hvor du vil have den. Åbn derefter menuen Indsæt , flyt til indholdsfortegnelse , og vælg en stil fra almindelig tekst, prikket og sammenkædet.

Vælg det design, du vil bruge, og du vil se tabellen vises.

Tilpas en indholdsfortegnelse

Du kan justere, hvordan din indholdsfortegnelse ser ud og fungerer i Google Docs, hvilket er en fin funktion.

For at åbne redigeringsværktøjerne skal du vælge tabellen for at vise den lille værktøjslinje. Brug derefter de tre prikker på værktøjslinjen til at vælge Flere indstillinger .

Når sidebjælken åbnes, vil du se to sektioner for formatering og overskriftsniveauer.

• Formatering : Vælg en anden tabelstil, vis eller skjul sidetallene, og brug eventuelt en tabulator som prikker, bindestreger eller linjer.
• Overskriftsniveauer : Vælg de overskrifter, du vil have vist i tabellen, og juster eventuelt indrykningerne.

Du bør se dine justeringer opdateres i realtid.

3. Arbejd effektivt med sammenfoldelige overskrifter

Google tilføjede en super nyttig funktion til Docs i begyndelsen af ​​2023, der gør det muligt for dig at arbejde med lange dokumenter lidt lettere . Du kan skjule og udvide overskrifterne. Dette er fantastisk til at fokusere på dele af det dokument, du bruger, mens du skjuler dem, du ikke er.

Når dette skrives, fungerer de sammenklappelige overskrifter kun, når du bruger layoutet uden side. Det er uklart, om funktionen i sidste ende vil overføres til sidelayoutet.

For at bruge det sideløse layout i et nyt eller eksisterende dokument skal du gå til Filer og vælge Sideopsætning . Vælg derefter Sideløs øverst og OK nederst.

Du bør se pile til venstre for overskrifterne i dit dokument. Du skal blot bruge disse pile eller højreklikke for at skjule og udvide overskrifterne.

4. Spor info nemt med byggeklodser

Byggeklodser i Google Docs giver dig hurtige og bekvemme måder at vise oplysninger på ved hjælp af tabeller, tekstindtastninger og rullelister. Du skal blot indsætte en af ​​disse færdigpakkede blokke og indtaste dine oplysninger på ét sted.

Du kan i øjeblikket vælge mellem fire færdiglavede blokke, herunder en produktkøreplan, anmeldelsesporing, projektaktiver og lanceringsindholdsporing. Du kan bruge byggeklodsen, som den er, eller tilpasse den, så den passer til dine behov.

For at indsætte en byggeklods skal du vælge en placering i dit dokument og gå til Indsæt > Byggeklodser . Vælg den type, du vil bruge, fra pop-out-menuen.

Du vil se blokken poppe ind i dit dokument, klar til brug. Hvis du vil ændre overskrifterne, så de matcher dit indhold, kan du redigere dem som enhver anden tekst.

5. Opret og genbrug brugerdefinerede blokke

Hvis du har en understøttet Google-konto til arbejde eller skole , kan du konfigurere tilpassede byggeklodser i Docs. Dette giver dig mulighed for at oprette en blok, gemme den og genbruge den. Blokken gemmes på dit Google Drev som en Google Docs-filtype, så du også kan bruge den i nye dokumenter hen ad vejen.

1. Gå til Indsæt > Byggeklodser , og vælg Brugerdefineret byggeklods i pop-out-menuen.

1. Når pop op-meddelelsen vises i dit dokument, skal du vælge Ny tilpasset byggeblok .

1. Vælg det indhold, du vil bruge som den tilpassede blok, og vælg Gem i den blå bjælke øverst.

1. Indtast navnet på din blok og eventuelt en beskrivelse. Vælg derefter Opret . Du modtager en bekræftelse på, at din blokering er blevet gemt.

For at bruge din nye blok skal du skrive @ (At) symbolet efterfulgt af blokkens navn og vælge det fra listen, der vises.

6. Indtast programmeringsstykker med kodeblokke

Hvis dit dokument indeholder programmeringskode som Java, JavaScript eller Python, kan du drage fordel af koden Building Block. Dette giver dig mulighed for at strukturere din kode pænt i dit dokument .

Gå til Indsæt > Byggeklodser , flyt til Kodeblok og vælg sproget i pop-out-menuen.

Når din blok vises, skal du blot indtaste dit kodestykke. Hvis du vil ændre programmeringssproget, skal du bruge rullemenuen øverst til venstre. For at opdatere farverne skal du bruge Opdater- ikonet øverst til højre.

7. Samarbejd om e-mails, kalenderinvitationer og mødenotater

Et andet fedt værktøj til at organisere elementer i Google Docs er en indbygget skabelonblok. Disse er især nyttige, hvis I samarbejder om e-mails, kalenderinvitationer og mødenotater.

For e-mails kan du udfylde modtagere, emne og besked. Vælg derefter Gmail- ikonet for at oprette kladden direkte i Gmail.

For kalenderinvitationer skal du indtaste titlen, gæster, start- og sluttidspunkter, placering og beskrivelse. Brug kalenderikonet til at åbne begivenheden i Google Kalender.

For mødenotater skal du vælge en begivenhed fra rullelisten, og du vil modtage en blok med titel, dato og deltagere med punkttegn for noter og afkrydsningsfelter for handlingspunkter. Brug e-mail- ikonet til at oprette en kladde med mødenoterne i Gmail.

MANGLER BILLEDE

For at bruge en af ​​disse skabeloner skal du gå til Indsæt > Byggeklodser og vælge en mulighed fra pop-out-menuen.

8. Indtast detaljer ved hjælp af en rulleliste

Ved at bruge byggeklodserne ovenfor til sporingsoplysninger kan du drage fordel af Google Docs' foruddefinerede rullelister. Du kan dog oprette din egen rulleliste ligesom i Google Sheets . Dette er praktisk for dig, dine læsere eller dine samarbejdspartnere til nemt at indtaste de detaljer, du har brug for.

Placer din markør, hvor du vil have listen, åbn menuen Indsæt , og vælg Dropdown .

For at bruge en foruddefineret rulleliste skal du vælge en fra den nederste sektion.

For at oprette din egen, vælg Ny dropdown . Indtast derefter navnet og listen over muligheder. Du kan vælge en farve ud for hvert listeelement, tilføje flere elementer og omarrangere rækkefølgen ved at trække-og-slip. Når du er færdig, skal du vælge Gem .

Du vil derefter se din nye rulleliste, som du kan genbruge gentagne gange. Du skal blot vælge det fra Indsæt > rullemenuen .

For at foretage ændringer senere skal du åbne rullelisten og vælge Tilføj/Rediger indstillinger .

9. Pop-in-oplysninger med smarte chips

For at få vist kontakter, begivenheder, filer, placeringer og datoer tydeligt, kan du indsætte Smart Chips i dine dokumenter . Disse smarte værktøjer forbliver kondenserede, men udvides for at vise detaljerne og giver dig mulighed for at udføre handlinger med et klik.

Du kan indsætte en Smart Chip ved at skrive @-symbolet efterfulgt af emnets navn eller ved at gå til Indsæt > Smart-chips og vælge en fra pop-out-menuen.

Når du har indsat chippen, skal du holde markøren over den eller vælge den for at se en forhåndsvisning. Hver chip indeholder forskellige detaljer og handlinger afhængigt af chiptypen. For eksempel, med en File Smart Chip kan du forhåndsvise filen, kopiere et link til den eller åbne den.

Hvis du har en understøttet Google Workspace-konto , har du adgang til yderligere Smart Chips, herunder et stopur, timer og genanvendelige variabler.

Udnyt disse Smart Chips til at inkludere de oplysninger, du har brug for, mens du holder dit indhold kort og godt.

10. Indsæt ligninger med lethed

Et andet godt værktøj Google Docs tilbyder er til ligninger. Uanset om du er studerende eller professor, kan du stoppe med at søge efter de korrekte symboler og derefter formatere dem, så de passer til dit dokument. Brug blot ligningseditoren.

For at åbne editoren skal du gå til Vis > Vis ligningsværktøjslinje . Du kan også vælge Indsæt > Ligning . Du vil se redigeringsværktøjslinjen vises øverst i dit dokument.

Brug rullemenuerne på værktøjslinjen til at tilføje dine symboler. Du kan bruge græske bogstaver, matematiske operatorer, relationssymboler og pile.

Du vil derefter se din ligning vises i en pæn og pæn tekstboks i dit dokument.

Fra et resumé til en sporingstabel til en rulleliste til en detaljeret chip kan du organisere dine Google-dokumenter på en række forskellige måder for at opfylde dine behov. Hvilken af ​​disse funktioner bliver din hurtige favorit?

For relaterede selvstudier om andre Google-apps, se, hvordan du indstiller en udløbsdato på dine Google Drev-filer .