Sådan sletter du automatisk gamle e-mails i Gmail

E-mail kan være en svær ting at administrere. I et arbejdsmiljø er det bydende nødvendigt, at du holder en organiseret indbakke for at bevare effektiviteten. En rodet indbakke kan vise sig at være en temmelig stor smerte, især når du er tvunget til at rulle gennem bjerge af ældre e-mails, som du måske ikke længere har brug for. På et tidspunkt kan disse ældre e-mails have tjent et formål, men er siden blevet til yderligere forhindringer, når de leder efter en specifik e-mail. En indbakke fyldt med spam kan virkelig tage væk fra din evne til at administrere dit e-mailbibliotek, og selvom der er masser af måder at forhindre, at din e-mail kommer på yderligere spamlister - vi anbefaler at sende din e-mail anonymt - skal du stadig rydde gamle spam-beskeder, der fandt vej til din indbakke i første omgang.

For at undgå en masse tidsforbrug vil jeg ikke anbefale at forsøge at slette alle dine ældre e-mails manuelt. I stedet vil du, takket være hjælpen fra filtre, være i stand til at slippe af med disse e-mails meget hurtigere. Ved at oprette et filter kan du slette gamle beskeder baseret på en specificeret tidsramme. Det eneste problem, jeg kan se ved at bruge filtre, er, at de kun gælder for nyligt modtagne beskeder. Du kan anvende filtre i fremtiden for at sikre, at pileup ikke opstår for anden gang, men hvad med de e-mails, der fylder din indbakke nu?

Slet gamle e-mails automatisk i Gmail

Der er et par ting at dykke ned i, når det kommer til at slippe af med de ældre, ikke længere nødvendige e-mails, der plager din Gmail-indbakke. Jeg vil gennemgå, hvordan du opsætter dine filtre, anvender dem til fremtidig brug og slipper af med alle de nuværende gamle e-mails ved hjælp af Gmail-tilføjelsen, Email Studio .

Opsætning af dine filtre

Først og fremmest, lad os konfigurere dine filtre .

At begynde:

1. Log ind på din Gmail-konto med de nødvendige legitimationsoplysninger.
2. Find tandhjulsikonet . Dette er menuen Gmail-indstillinger og kan findes i øverste højre hjørne af vinduet. Klik på dette ikon, og vælg derefter Indstillinger i rullemenuen.
3. Klik over til fanen Filtre og klik derefter på Opret et nyt filter .
4. Indtast følgende i Indtastningsfeltet Har ordene – older_than:x , hvor "x" er tidsrammen for de beskeder, du ønsker at blive slettet. Dette vil være et tal efterfulgt af et bogstav. De følgende bogstaver vil vedrøre tidsrammen. Du skal bruge "d" for dage, "w" for uger og "m" for måneder. Et eksempel ville være older_than:3d, hvis du ønsker at slette e-mails, der er ældre end tre dage.
5. Klik derefter på Opret filter med denne søgeknap .
6. Udfyld felterne mærket Slet det og anvend også filter på med et flueben ved at klikke på dem.
7. Til sidst skal du klikke på Opret filter for at se alle dine ældre e-mails, baseret på den dato, du lige har angivet, flytte fra din indbakke til din papirkurv.

Når beskeder slettes i Gmail, forsvinder de ikke med det samme. I stedet kan du finde dem i din papirkurv. Det betyder, at disse e-mails stadig tæller med i din samlede datakapacitet. For at fjerne dem i deres helhed kan du enten vente på, at Gmail automatisk sletter dem efter 30 dage eller selv slette dem alle nu. For at udføre sidstnævnte skal du klikke på papirkurven og derefter klikke på linket Tøm papirkurven nu .

Filter til fremtidig sletning (genanvendelse)

Titlen på denne artikel omhandler automatisk sletning. Desværre kan filtre ikke udløses automatisk. Du skal gå tilbage og igen anvende filteret på din nuværende indbakke.

Sådan genanvender du et filter:

1. Gå tilbage til dine indstillinger ved at klikke på tandhjulsikonet øverst til højre i Gmail-vinduet og vælge Indstillinger fra rullemenuen.
2. Klik på fanen Filtre .
3. Da du allerede har oprettet et filter tidligere, kan du nu klikke på Rediger , som er placeret ved siden af ​​det filter. Hvis du tidligere har oprettet flere filtre, kan du nemt finde det, du ønsker, da kriterierne for hvert filter vil blive vist.
4. Klik på Fortsæt i den sektion, der vises med dine søgekriterier. Det vil være en skærm, der ligner den, der dukkede op, da du satte det originale filter op.
5. Marker igen afkrydsningsfeltet ud for Anvend også filter på .
6. Denne gang skal du klikke på Opdater filter for at aktivere filteret . Alle dine ældre e-mails, indstillet til den angivne tidsramme, vil nu blive ført væk til papirkurven .

E-mail Studio

Email Studio kommer med en smart funktion, der automatisk sletter alle dine ældre e-mails fra en bestemt afsender eller dem, der er placeret i en bestemt mappe. Den indbyggede Auto-Purge-funktion hjælper med at holde din Gmail-postkasse langt mere organiseret, hvilket fører til et mere effektivt arbejdsmiljø.

Med Email Studio kan du arkivere og anvende "Marker som læst" på alle e-mails i din indbakke, som har været der i over tre måneder. Det giver dig også mulighed for permanent at fjerne alle e-mails fra dine papirkurv og spam- mapper automatisk efter to dage. Som en ekstra ekstra bonus inkluderer Auto-Purge en e-mail afmeldingsfunktion, der kan hjælpe dig med nemt at fjerne din e-mailadresse fra enhver af disse irriterende nyhedsbrevs-mailinglister. Der er også meget mere, tilføjelsen er i stand til, men jeg føler, at de allerede nævnte fremhæver præcis, hvad vi har brug for til denne artikel.

Grundpakken er gratis at bruge, men for at få mest muligt ud af produktet tilbydes en premium-version til en årlig pris på $29. Opgraderingen giver dig mulighed for at oprette flere sæt udrensningsregler og inkluderer en e-mailplanlægger, videresender og en auto-responder.

Konfigurer og aktiver automatisk udrensning i Gmail

Det første, du skal gøre, er naturligvis at downloade og installere Email Studio- tilføjelsen. Når det er opnået, vil du kunne se Email Studio-ikonet ude til højre sidebjælke, når du åbner nogen af ​​dine Gmail-e-mail-beskeder.

Sådan bruger du det:

1. Åbn Email Studio -tilføjelsen, og log ind med din Gmail-konto.
2. Du får vist en liste over muligheder. Fra disse muligheder skal du vælge værktøjet E-mailoprydning .
3. Klik derefter på Tilføj ny regel for at oprette en regel (lignende det du gjorde med filtrene ) .
4. Der er to dele til at opsætte en regel – du skal angive en betingelse og derefter en handling. Tænk "årsag og virkning". Handlingen udløses, når den angivne betingelse er opfyldt.
5. For at angive en betingelse vil du være i stand til at bruge avancerede søgeparametre i Gmail såsom newer_than eller has:attachment eller larger_than . Brug disse til at hjælpe dig med at finde det nøjagtige match til de Gmail-e-mails, du ønsker at arkivere , sende til papirkurven eller flytte til en anden mappe.
6. Når en regel er oprettet, skal du klikke på knappen Gem . Email Studio vil nu fungere i baggrunden og udføre en kørselskontrol hver time og udføre den angivne handling, når en e-mail opfylder de betingelser, der er knyttet til den. Du behøver overhovedet ikke at gøre noget manuelt.