Sådan ser du, hvem der har set dit Google-dokument

Google Docs er et fremragende værktøj til samarbejde, da det giver flere personer mulighed for at redigere og arbejde på et enkelt dokument samtidigt uden at miste overblikket over ændringer foretaget af forskellige teammedlemmer. Når alt kommer til alt, kan det være nyttigt at vide, hvem der har set hvilket dokument og hvornår, hvis du eller din organisation bruger Google Docs. Fra at sikre, at alle læser et udkast, ser vilkår og betingelser, din seneste indsendelse, politikker og procedurer eller et andet vigtigt dokument, er det vigtigt at kunne se, hvem der gjorde hvad og hvornår.

Bemærk: Google Activity Dashboard er kun tilgængeligt for Google Workspace-konti eller personer med adgang til en fil på kontoen. Det er ikke en mulighed for personlige konti.

Indtil for nylig kunne du ikke se, hvem der så dine Google Docs. Du kunne se, hvem der redigerede det, men ikke hvem der lige læste det. Hvis de ikke gemte, redigerede eller efterlod en kommentar, havde du ingen idé om, om en bestemt person læste et dokuments seneste version. Da du også kan dele Google Docs med skrivebeskyttede tilladelser, kan du dele dokumentet med nogle personer med den hensigt, at de vil gennemgå det, men ikke foretage nogen ændringer.

Nuværende versioner af Google Docs giver dig mulighed for at konfigurere indstillinger for at se, hvem der har set dine Google Docs. Lad os tage et kig på, hvordan du selv kan gøre dette.

G Suite Activity Monitor

G Suite bruges typisk af organisationer, hvor samarbejde er afgørende. Hvis du bruger G Suite til at samarbejde med andre regelmæssigt, kan du bruge Activity Monitor til at se visningshistorikken for enhver Google Docs-fil.

Følg disse trin for at gøre det:

1. Åbn en Google Sheet-fil
   
2. Klik på det opadgående pilikon øverst til højre, eller gå til rullemenuen Værktøjer .
   
3. Åbn aktivitetsdashboardet .
   
4. Klik på Alle seere for din organisationsfane.
   

Denne proces giver dig mulighed for at spore alle visninger i dokumentet, inklusive dato og klokkeslæt for den sidste af hvert teammedlem.

Hvis du ikke kan se indstillingen Aktivitetsovervågning i dit Google-dokument, er du sandsynligvis logget ind på en personlig Google Docs i stedet for en G Suite-version.

Seer- og kommentartendenser

Ud over at se, hvem der har set dine Google Docs, giver Activity Monitor dig også mulighed for at se tendenser til, hvornår folk har set eller kommenteret dit dokument.

Seertrend: Dette viser dig et søjlediagram over antallet af unikke seere over et bestemt tidsrum, fra syv dage til hele tiden.

Kommentartendens: Dette viser dig søjlediagrammer over kommentartendensen fra syv dage til hele tiden.

Slå Vis historik fra i Google Docs

Hvis du af en eller anden grund vil slå et dokuments visningshistorik fra, kan du også gøre det ved at følge disse hurtige trin:

1. Åbn Google Sheet.
   
2. Klik på den opadgående trendpil i øverste højre side af dit dokument, eller gå til Værktøjer fra rullemenuen.
   
3. Åbn  aktivitetsdashboardet .
   
4. Vælg Indstillinger for beskyttelse af personlige oplysninger .
   
5. Under Dokumentindstilling skal du slå Vis min visningshistorik for dette dokument til fra.
   

Denne mulighed er også tilgængelig i den personlige eller gratis version af Google Docs. Du kan slå din visningshistorik fra, hvis du arbejder på et dokument, men ikke ønsker, at dine samarbejdspartnere skal vide det, før du er klar til at dele dine sidste revisioner.

1. Start med at åbne Google Sheets og klikke på Indstillinger .
2. Menuen Indstillinger giver dig mulighed for at slå din visningshistorik fra med indstillingerne for Aktivitetsdashboard. Klik på OK for at gemme ændringer, når du har slået dette til Off-positionen.

Sådan kan du se, hvem der har foretaget ændringer i dit Google-dokument

Versionskontrol er afgørende, primært hvis du arbejder i en reguleret branche. Versionskontrol er noget Google Docs har gjort godt i et stykke tid. Dokumenter viser, hvem der har redigeret et dokument, gemt det eller delt det. Dette fungerer ikke kun med G Suite, men med personlige Google Docs.

Hvis du er interesseret i versionskontrol eller vil sikre dig, at ingen har foretaget ændringer, de ikke burde uden at låse filen, kan du finde ud af det ved at følge disse trin:

1. Åbn et Google-ark, du vil spore.
   
2. Vælg Filer og versionshistorik .
   
3. Vælg Se versionshistorik .
   
4. Et vindue skulle vises til højre på din skærm, der viser hver lagring og redigering for det pågældende dokument.
   

Inden for dette vindue bør du også have mulighed for at se den tidligere version af dokumentet, før redigeringerne blev foretaget.

Dette er vigtigt for versionskontrol, da du har et revisionsspor over, hvilke ændringer der blev foretaget, hvornår de blev foretaget, og af hvem. Det er også nyttigt, hvis du har foretaget ændringer, sovet på det, ombestemt dig eller ønsker at rulle dem tilbage.

Sådan ser du, hvem der har delt dit Google-dokument

Du kan også se, hvem der har delt dit Google-dokument, og hvornår. Derudover giver delingsindstillingerne dig bedre kontrol over dokumentadgang.

1. Gå til drive.google.com .
   
2. Klik på Mit drev til venstre.
   
3. Klik på den lille i- knap i øverste højre hjørne.
   
4. Klik nu på Aktivitet .
   
5. Klik på hver fil eller mappe individuelt, eller gennemgå alt ved hjælp af rullepanelet. Dette vil vise dig, hvem der har delt dit dokument.
   

Du kan også kontrollere fra dokumentet ved at vælge Del. Navnene på nogle personer vises i pop op-vinduet. Hvis du har delt filen med flere brugere end anført, skal du klikke på et navn, og listen over alle personer vises.

Afsluttende tanker

Din mulighed for at bestemme, hvem der har set, delt og redigeret dine dokumenter er begrænset, hvis du ikke kan få adgang til en G Suite-konto; der er dog stadig måder at få nogle grundlæggende oplysninger på.

Ved at følge trinene i denne vejledning kan du hurtigt og nemt se, hvem der har set, redigeret eller ændret dit Google Docs-dokument på nogen måde. Har du spørgsmål, erfaringer eller tips til at se aktivitet på dine Google Docs? Efterlad en kommentar i afsnittet nedenfor.