Sådan opretter du et flow i Microsoft Teams, og hvorfor du måske vil hjælpe dig med at forblive produktiv

Med Power Automate og Microsoft Flow kan du oprette bestemte "Flows" for at hjælpe dig med at holde styr på din virksomhed og hjælpe med at booste din produktivitet. Sådan gør du.

Konfigurer Power Automate-appen på Microsoft Teams ved at installere den fra appkataloget i venstre sidebjælke i Teams

Når du er konfigureret, føres du til startsiden i Power Automate. Klik på knappen Nyt flow. Vælg derefter en, der passer til Microsoft Teams.

Sørg for at forbinde dine konti med Flow, for at få det til at lyse grønt

Fortsæt og følg instruktionerne på skærmen, og klik derefter på Opret flow

Flowet udfyldes i Teams, og det vises på listen på Power Automate-hovedsiden

Har du nogensinde ønsket at få en notifikation om aktiviteter, der sker i Teams, i forbindelse med dokumenter, der uploades, formularer, der underskrives eller endda opgaver, der udføres i Planner? Normalt skal du muligvis tjekke hver af disse Microsoft 365-apps individuelt for at komme op på tingene. Men med Power Automate og Microsoft Flow kan du oprette visse "Flows" for at hjælpe dig med at holde styr på din virksomhed og hjælpe med at booste din produktivitet. I dag viser vi dig, hvordan du kan gøre det.

Tilføjelse af Power Automate til Teams

Først og fremmest skal du tilføje Power Automate til Microsoft Teams for at fortsætte. For at gøre dette skal du klikke på Apps-sektionen i Teams-sidebjælken. Derfra skal du søge efter Power Automate. Vælg derefter Power Automate-appen, der åbnes, og vælg den lilla tilføjelsesknap. Hvis du vil have flows i en bestemt kanal eller et helt team for alle brugere, kan du også vælge pil ned og vælge Tilføj til team, hvis du har rettighederne til at tilføje en automatisering for alle. Når du er færdig, bør du se Power Automate-appen åbne i sidebjælken i Teams.

Oprettelse af et forudlavet, "populært" flow i teams

Dernæst skal du tages til en filtreret mulighed, der kun viser dig Microsoft Teams Flows og skabeloner. Du kan filtrere til andre Flows, hvis du vil, ved at klikke på filterknappen ved siden af ​​knappen Søg Flows (men mere om det senere). Uanset hvad, bør du også bemærke nogle populære skabeloner til Flows i Teams. Disse er præfabrikerede skabeloner fra Microsoft, som du kan aktivere med blot et par klik, ingen kodning påkrævet!

Vi fokuserer først på disse, da disse er de mest populære og hjælper med at imødekomme nogle af de mest almindelige behov for notifikationer i Teams. Her er en liste nedenfor, men husk på, at du kan se en liste over alle Teams-flows ved at vælge Se alle Teams-skabeloner nederst i Power Automate-appen. Generelt set vil enhver af Flows i Teams-listen være ligetil at konfigurere, og det kræver blot et par enkle trin.

• Giv et team besked, når et nyt formularsvar indsendes
• Når status for en opgave i Planner ændres til fuldførelse, skal du underrette en kanal
• Giv et team besked, når et nyt element oprettes på en SharePoint-liste
• Gem en besked i OneNote
• Opret et arbejdsemne fra en besked
• Giv et team besked, når en ny opgave føjes til et Trello-bræt
• Giv et team besked, når status for et arbejdselement ændres i Azure DevOps
• Giv et team besked, når en alarm udløses i PowerBI.

Hvis det flow, du ønsker, er på denne liste, skal du klikke på det. Du får en pop op-meddelelse, så du kan konfigurere den. Vi bruger Flow til opgaveændringer i Planner, som et eksempel. Normalt bør du se en boks, hvor du kan navngive flowet. Derefter vil der under det være en liste over log-ins (eller stik), som du har brug for. Sørg for at logge ind på hver enkelt, og klik derefter på Fortsæt og følg instruktionerne på skærmen. I vores tilfælde skal vi konfigurere og vælge planlæggergruppe-id'et, plan-id'et, teamteamet og derefter kanalen for at fortsætte.

Når du er færdig, kan du vælge Opret flow. Og du skulle så se en pop op-meddelelse, der siger, at dit arbejdsflow er blevet oprettet. Det vises nu på listen over Flows på Power Automate-hovedsiden! Og det kører automatisk fra nu af.

Oprettelse af andet og tilpasset flow i teams

Takket være Power Automate er du ikke kun begrænset til Flows-tema til teams. Hvis du vil, kan du også oprette andre flows. Du kan skifte til disse ved at klikke på knappen Filter øverst på skærmen ved siden af ​​søgefeltet og vælge Alle skabeloner. Kig derefter til venstre for at vælge en kategori. Trinene vil være de samme og kræver, at du logger ind og forbinder konti, som vi gjorde ovenfor.

Hvis du er en mere avanceret bruger, kan du også oprette et tomt flow på egen hånd uden at følge en skabelon. Klik på fanen Opret i Power Automate, og vælg derefter Opret fra tom. Derfra vil du se en liste over triggere og handlinger. Du kan også se nogle temaer under Alle. Vælg dit tema for at filtrere triggeren og handlingerne.

Vælg derefter en trigger ved at følge instruktionerne på skærmen. Når udløseren er færdig, skal du konfigurere handlingen ved at følge instruktionerne og guiden på skærmen. Hver Flow har et andet sæt instruktioner, men det er ret ligetil at forstå. Du kan derefter teste flowet ved at klikke på knappen Test øverst. Du kan også kontrollere flowet for fejl ved også at vælge Flow Checker. Når du er klar, skal du klikke på Gem, og dit flow vil blive sat i værk.

Kontrol og sletning af flows

Nu hvor du har oprettet dine flows, kan du nemt slette dem eller også redigere dem. Du skal blot åbne Power Automate-appen i Teams ved at klikke på ( . . .) i sidepanelet og derefter klikke på fanen Hjem. Derfra bør du se en liste over dine Flows. Du kan flytte musen yderst til højre og klikke på de tre prikker på listen og derefter vælge Rediger eller Slet for at slette flowet. Endnu vigtigere er det, at du også kan tjekke kørselshistorikken for at se, hvordan den kører, om den er blevet useriøs.

Kun begyndelsen på uendelige muligheder!

At skabe flow i teams med power Automate er kun begyndelsen på mulighederne. Microsoft har en platform kendt som PowerApps, som lader dig oprette dine egne tilpassede apps til din virksomhed ved hjælp af lignende skabeloner. Det kan du lære mere om her . Og husk, tjek vores Microsoft 365-hub for flere nyheder og oplysninger.