Sådan administrerer du møder i Outlook

Her er vores valg til, hvordan du kan administrere møder i Outlook

Brug planlægningsassistenten. Denne indbyggede funktion i Outlook kan findes ved at klikke på fanen Hjem, efterfulgt af at klikke på pil ned ud for Ny e-mail og derefter vælge Møde.

Før du accepterer at deltage i et møde fra en e-mail, kan du hurtigt se din kalender for at se, hvordan din dag eller uge udvikler sig. Hold musen over kalenderikonet for at se den månedlige kalender.

Åbn mødeindkaldelsesmailen. Du bør se Accepter, Foreløbig eller Afvis. Klik på en af ​​dem for at lade mødedeltagerne vide din status og føje den til kalenderen.

Hvis du arbejder hjemmefra, eller nu vender tilbage til kontoret, er der altid noget, der har været gentaget over tid, er møder. Fra at diskutere vigtige emner, afholde interviews, en til en og meget mere, en del af enhver virksomhed eller job involverer møder, så alle kan komme i gang og blive på samme side.

Jo flere møder du har, jo mere rodet kan din kalender dog blive. Nå, Outlook-appen på Windows 10, som inkluderet i Microsoft 365, gør det nemt at administrere møder. Her er vores valg til, hvordan du kan administrere møder i Outlook.

Brug planlægningsassistenten

Vores første valg til at administrere møder i Outlook er at bruge planlægningsassistenten. Denne indbyggede funktion i Outlook kan findes ved at klikke på fanen Hjem, efterfulgt af at klikke på pil ned ud for Ny e-mail og derefter vælge Møde. Du skulle derefter se en fane vises øverst for Planlægningsassistent. Klik på dette.

Når du ser på Planlægningsassistent, viser et skraveret område med lodrette streger de mødetider, du ønsker. Du kan trække i søjlerne for at justere tiden. Et gitter vil også vise, hvornår deltagere er tilgængelige. Du vil se, at Outlook også vil foreslå tidspunkter og antallet af konflikter for det pågældende møde, hvis der er nogen.

Planlægningsassistent hjælper med at sikre, at alle i mødet er på samme side, og at der ikke er konflikter. Det vil blokere tidspunkter, hvor dine kolleger ikke er tilgængelige, og vil endda lade dig se, hvornår mødelokaler er og ikke er tilgængelige, når du laver et møde.

Se hurtigt din kalender

Næste for at administrere møder i Outlook er at bruge Outlooks kalender til din fordel. Før du accepterer at deltage i et møde fra en e-mail, kan du hurtigt se din kalender for at se, hvordan din dag eller uge udvikler sig. Hold musen over kalenderikonet for at se den månedlige kalender. Med kalenderens hurtige visning vil du være i stand til at se din tidsplan uden at forlade dine e-mails.

Når du holder markøren over ikonet, vil du kunne se kommende møder og aftaler for ugen. Du kan også se, hvilke rum de optræder i, og på hvilke tidspunkter. Hvis du vil, kan du også vælge Dock kig-ikonet i øverste højre hjørne af kalenderen (nær rullepanelet) for at forankre kigningen og få den til at følge dig, mens du læser dine e-mails.

Brug mødeindkaldelsesfunktionen til din fordel

Vores sidste valg vedrører mødeindkaldelsesfunktionen i Outlook. Med denne har du fuld kontrol over at svare på mødeindkaldelser, efterhånden som du modtager dem, hvilket sikrer, at du har de mest opdaterede oplysninger i din kalender. Det hjælper også med at rydde op i din indbakke fra invitationer.

For at bruge denne funktion skal du åbne mødeindkaldelsesmailen. Du bør se Accepter, Foreløbig eller Afvis. Klik på en af ​​dem for at lade mødedeltagerne vide din status og føje den til kalenderen. Hvis du accepterer, kan du redigere svaret før afsendelse, Send svaret nu eller Send ikke et svar. Disse valg vil hjælpe mødearrangøren til at få en bedre idé om, hvem der planlægger at deltage. Hvis du ikke svarer, vil den person, der organiserede det, ikke vide, om du planlægger at deltage eller ej.

Du kan selvfølgelig også klikke på indstillingen Foreslå ny tid for at foreslå et alternativt tidspunkt for mødet. Eller, når du har accepteret, kan du redigere mødet fra din kalender, sige for at ændre tidspunktet, ved at højreklikke på det.

Tjek også nogle andre funktioner

Selvom vi har diskuteret Outlook-appen på Windows, er der også nogle andre måder at administrere møder på. Disse dækker Outlook til nettet og Outlook mobil. Som annonceret i juli giver Outlook på nettet nu brugerne mere kontrol over mødeinvitationer ved at vise beskeder, mødedetaljer, deltagernes svar og mere. Outlook på Android viser i mellemtiden de oplysninger, du kan finde relevante, såsom e-mails og filer, i begivenhedsdetaljerne i din kalender for at hjælpe dig med at planlægge møder bedre. Der er helt sikkert flere måder end én til at administrere møder i Outlook, så lad os vide, hvordan du administrerer dine møder ved at skrive en kommentar nedenfor.