Bliv ekspert ved Microsoft Teams-møder med disse fem bedste fremgangsmåder

Jo mere tid du bruger i Teams, jo vigtigere bliver det at forsøge at få mest muligt ud af alle de funktioner, der er tilgængelige for dig i tjenesten. Her er et kig på nogle af disse funktioner og bedste Teams-praksis.

Slør din baggrund eller brug baggrundsbilleder:  Dette hjælper med at beskytte dit privatliv under møder ved kun at lægge vægt på dit ansigt.

Brug et headset for en bedre oplevelse: Dette er med til at sikre, at du får den bedste lyd- og mikrofonkvalitet under et møde.

Planlæg dine møder med Planlægningsassistent: Dette sikrer, at du og dine kolleger er på samme side, og at der ikke er nogen planlægningskonflikter.

Tag mødenotater med mødenotefunktionen i Teams: Denne indbyggede Teams-funktion hjælper dig med at undgå at skulle jonglere mellem forskellige programmer.

Optag dine møder: Med tilladelse fra din kollega giver dette dig mulighed for at få en kopi af mødet til fremtidig reference.

Nu, mere end nogensinde, bruger du sandsynligvis mere tid på møder i Microsoft Teams. Men jo mere tid du bruger i Teams, jo vigtigere bliver det at forsøge at få mest muligt ud af alle de funktioner, der er tilgængelige for dig, så du kan få en problemfri oplevelse. Her er et kig på nogle af disse funktioner og nogle bedste fremgangsmåder til at udnytte, så du kan blive ekspert på møder i Microsoft Teams.

Øvelse 1: Slør din baggrund eller brug baggrundsbilleder

Den første bedste praksis på vores liste er en, der er den mest oplagte og mest populære i den aktuelle situation. Det vil sige at bruge muligheden for at sløre din baggrund i Team s eller bruge baggrundsbilleder.

Med denne bedste praksis kan du holde dit møde næsten hvor som helst og skjule, hvad der sker i baggrunden omkring dig. Faktisk, takket være funktionen, vil Teams kun lægge vægt på dit ansigt og skjule alt andet. Bare vær opmærksom på, det bruger kunstig intelligens og virker kun med mennesker. Så du vil måske være lidt forsigtig, hvis dine lodne venner er i baggrunden.

Der er et par måder at sløre din baggrund på eller bruge et baggrundsbillede i Teams. Du kan gøre dette før mødet eller under mødet.

Før mødet vil du på tilmeldingsskærmen klikke på den firkantede boks til venstre for PC Mic and Speakers under dit videofeed. Derfra vil du se en mulighed for baggrundsindstillinger. Du kan vælge den første, som siger Blur. Eller, hvis du ønsker en anden baggrund, kan du vælge en fra listen. Dit feed ændres til den ønskede baggrund, og når du er færdig, kan du lukke vinduet med baggrundsindstillinger med X.

For at sløre din baggrund under mødet skal du klikke på de tre punkter ( . . . ) øverst i mødevinduet. Derefter skal du klikke på Anvend baggrundseffekter. Du kan derefter vælge en fra listen og klikke på Anvend. 

Øvelse 2: Brug et headset for en bedre oplevelse

Dernæst er en praksis, som dine kolleger måske ender med at sætte pris på: Brug af et headset . Med denne praksis ender du med at få et opkald af højere kvalitet i Teams. Du behøver ikke at bekymre dig om, at dine kolleger ikke hører dig, eller at du ikke hører dem. Sådan kan du konfigurere en i Teams.

For at bruge et headset med Teams skal du bare sørge for, at det er tilsluttet eller forbundet til din enhed, enten via Bluetooth eller hovedtelefonstik. Når du er tilsluttet, vil du gerne sikre dig, at Teams er konfigureret korrekt til headsettet. Igen er der to måder, du kan gøre dette på, enten før mødet på deltagerskærmen eller under mødet fra menuen.

Før mødet kan du konfigurere indstillingerne ved at klikke på knappen PC Mic and Speakers under dit videofeed. Når du har gjort det, vil du se Enhedsindstillinger pop op. Sørg for at se sektionerne for højttaler og mikrofon. Klik på pil ned, og vælg din hovedtelefon fra listen til både højttaler og mikrofon. Luk derefter vinduet med X.

Under mødet kan du skifte til dit headset ved at klikke på de tre perioder ( . . . ) øverst på skærmen og vælge Enhedsindstillinger. Derfra vil du være i stand til at vælge de samme indstillinger, som vi beskriver ovenfor. Når du er færdig, luk vinduet med X.

Det er værd at bemærke, at du også kan bruge funktionen Foretag et testopkald her for at sikre, at alt fungerer lige, før du går ind i et møde.

Øvelse 3: Planlæg dine møder

En af de værste ting ved møder er at blive trukket ind i et i sidste øjeblik eller sekund. Derfor foreslår vi, som bedste praksis, at planlægge og finjustere dine møder. Du kan gøre dette med Planlægningsassistenten i Microsoft Teams. Her er et kig på, hvordan du bruger det.

Først skal du klikke på kalenderikonet i sidebjælken i Teams. Derfra skal du klikke på fanen Planlægningsassistent øverst. Fra denne fane vil du være i stand til at planlægge et møde baseret på dine kollegers tilgængelighed. Du kan tilføje lokationer, deltagere og meget mere. Når du tilføjer deltagere, vil dine kolleger dukke op som enten tilgængelig utilgængelig eller ukendt. Assistenten henter oplysninger fra din kollegas Outlook-kalender for at udfylde disse. Du vil se en tidsplanvisning, der viser deres allerede planlagte møder i lilla. Du kan også rulle gennem dage og timer for at finde den tid, der passer til alle.

Relateret til dette er muligheden for at dele en mødedagsorden. Du kan gøre dette, så dine kolleger og alle i mødet er på samme side. Når du opretter et netmøde, vil du se dette i skriveboksen. Du vil være i stand til at sætte din dagsorden her, og den vises i invitationsmailen.

Øvelse 4: Tag mødenotater

Hvad sker der, hvis du er midt i et vigtigt møde, men har brug for en måde at tage nogle noter på? Du tror, ​​du bliver nødt til at bruge Microsoft Word eller et andet program, men vidste du, at Teams også har sin egen funktion til mødenotater ?

Dette er en af ​​vores andre bedste praksisser for møder i Teams. Grunden til? Noter bliver gemt som en del af selve mødet og kan tage med dig overalt og vil blive gemt til senere eller til deling med dine kolleger.

For at bruge funktionen skal du deltage i mødet, som du plejer, og derefter klikke på knappen (. . . ) flere handlinger efterfulgt af mødenotater. Du skulle derefter se et vindue med mødenotater, som dukker op. Derfra vil du gerne klikke på Tag noter. Dette vil så give dig fuld adgang til en formateringsværktøjslinje med fed, kursiv, fremhævning og nogle af de andre ting, du er vant til i Microsoft Word. Du kan også oprette en ny sektion med knappen (+).

Når mødet er afsluttet, kan du få adgang til dine noter fra chatten. Der burde være en mulighed, der siger Vis noter i fuld skærm. Klik på den for at se noterne.

Øvelse 5: Optag dine møder (med tilladelse selvfølgelig!)

Det sidste på vores liste over bedste praksis er at optage et møde i Teams. En af de værste ting ved møder er, når du konstant skal bede dine kolleger om at gentage tingene igen og igen, fordi du ikke var i stand til at få det ned eller tage nogle noter. Nå, hvis du har samtykke fra alle parter i møderne, kan du faktisk optage et møde live, som det sker, for at sikre, at du kan få en kopi af mødet til reference senere.

For at optage et møde kan du klikke på de tre prikker ( . . . ) øverst på skærmen, efterfulgt af knappen Start optagelse. Derfra vil du se en ansvarsfraskrivelse om, at mødet bliver optaget. Du kan ignorere det, dette er kun for din kollegas sikkerhed. Når mødet er slut, og du er klar til at stoppe, kan du klikke på den samme menu og vælge Stop optagelse.

Når optagelsen er færdig, får du en e-mail, der fortæller dig, at den er tilgængelig i Microsoft Stream. Du kan klikke på det link i e-mailen for at få adgang til det og endda downloade en fil, så du kan se det offline.

Tjek vores andre tips

Mens fokus i denne artikel har været nogle af de bedste fremgangsmåder for Teams-møder, er der meget mere at vide om Microsoft Teams. I løbet af de sidste par måneder har vi dykket dybere ned i Teams. Emnerne omfatter, hvordan man kører flere forekomster af Teams , hvordan man bruger bots , administrerer notifikationer og meget mere. Tjek vores nyhedscenter her for mere , og lad os vide, hvis du har nogle Teams-tricks og -tips ved at skrive en kommentar nedenfor.