Microsoft Teams: Jak si uspořádat soubory

Pokud pečlivě filtrujete a uspořádáte své soubory, rychle najdete dokumenty, které hledáte. Další výhodou je, že vaše složky budou bez nepořádku.

Pokud jste prostřednictvím Microsoft Teams obdrželi stovky souborů a od samého začátku jste neměli jasný plán, může to nyní vypadat trochu neuspořádaně. Uživatelé se často cítí zavaleni úkolem organizovat své soubory, takže jej raději znovu a znovu odkládají. Organizace souborů je skutečně časově náročný úkol, ale výhody, které přináší, stojí za námahu.

Abychom vám celý proces usnadnili, vytvořili jsme tohoto průvodce. Podělíme se o řadu užitečných tipů a triků, které vám pomohou lépe organizovat soubory MS Teams.

Nejlepší postupy pro organizaci souborů v MS Teams

Vyberte svou hlavní službu cloudového úložiště

Microsoft Teams používá k ukládání souborů a dokumentů různé služby úložiště. Ve výchozím nastavení se vaše soubory ukládají na OneDrive a SharePoint. Soubory, které jste sdíleli v týmových vláknech, jsou uloženy na SharePointu. Všechny soubory, které si vyměňujete v chatech, jsou uloženy na OneDrive.

Můžete však také ručně přidat službu cloudového úložiště, kterou již znáte.

Synchronizujte soubory s OneDrive

K ukládání souborů Teams doporučujeme používat cloudové úložiště společnosti Microsoft. Obě služby byly vyvinuty společností Microsoft a nejsou mezi nimi žádné problémy s integrací nebo kompatibilitou.

Synchronizací souborů Teams s OneDrive k nim získáte přístup přímo z Průzkumníka souborů. Jinými slovy, k zobrazení těchto souborů již nemusíte otevírat Teams.

Vytvořte konkrétní složky

Bez ohledu na službu cloudového úložiště, kterou používáte k ukládání souborů Teams, je důležité vytvořit konkrétní složky. Poté přidejte všechny soubory do příslušných složek. Nejdůležitější je rozhodnout se pro strukturu a držet se jí.

Můžete například vytvořit samostatnou složku pro každou osobu, se kterou často komunikujete. A uložte soubory, které jste od nich obdrželi, do příslušné složky. Nebo můžete pro své soubory použít popisné názvy, jako jsou zprávy, smlouvy, úkoly, marketing, finance, prezentace atd.

Složky můžete také organizovat podle projektu, klienta, data, termínu atd.

Použijte jasné a specifické názvy kanálů

Všechny soubory související s týmy jsou uloženy na SharePointu. Při každém vytvoření nového týmu v Microsoft Teams se automaticky vytvoří nový týmový web SharePoint. Když vytvoříte kanál, SharePoint automaticky vytvoří novou knihovnu dokumentů pro tento kanál.

Knihovna je pojmenována podle názvu kanálu. Ujistěte se tedy, že jste zvolili konkrétní názvy kanálů, abyste se vyhnuli nejednoznačnosti.

Použijte filtry souborů

Microsoft Teams má řadu filtrů, které můžete použít k zobrazení souborů v určitém pořadí. Můžete například vypsat soubory v chronologickém pořadí. Nebo je můžete filtrovat podle jména osoby, která je upravila.

Připnout na začátek

Můžete také připnout soubor nahoře. Tato funkce umožňuje označit soubory, které jsou buď velmi důležité, nebo naléhavé. Tímto způsobem budete přesně vědět, kde tento soubor najít.

Nejprve je třeba soubor označit a poté kliknout na možnost  Připnout na začátek .

Rychlé tipy pro úspěšnou organizaci souborů

• Neukládejte soubory na plochu. Přeplněná pracovní plocha vypadá zmateně a vytváří vizuální šum.
• Uložte si soubory, jakmile je získáte. Nečekejte, až získáte 5o soubory, abyste je mohli začít organizovat. Umístěte je do správné složky hned poté, co je získáte.
• Používejte pro své soubory jasné a popisné názvy. Použití obecných názvů jako „Soubory“, „Dokumenty“, „Věci“ vůbec nepomáhá.

Jaké tipy a triky používáte k uspořádání souborů Microsoft Teams? Podělte se o ně v komentářích níže.