Jak šifrovat e-maily v Outlooku pro Windows 11 a web

Ve Windows 11 , pokud používáte desktopovou aplikaci nebo webovou verzi Outlooku, můžete pomocí šifrování přidat další vrstvu zabezpečení k e-mailům, které posíláte ostatním lidem, a ochránit tak své citlivé zprávy a soubory. V této příručce vám ukážu, jak tento úkol dokončit.

Přestože e-maily odesílané pomocí adresy „Outlook.com“ používají různé typy bezpečnostních vrstev (například Transport Layer Security (TLS) ) k šifrování připojení mezi vaším zařízením a servery společnosti Microsoft za účelem ochrany dat během přenosu, jedná se pouze o základní bezpečnostní funkce.

Pokud máte předplatné Microsoft 365 pro jednotlivce nebo rodiny , společnost Microsoft nabízí také funkce pro šifrování obsahu vašich e-mailů, a to jak při přenosu, tak i v klidovém stavu. To znamená, že e-mailová zpráva a přílohy jsou zašifrovány do nečitelného formátu, který si může přečíst pouze zamýšlený příjemce se správným dešifrovacím klíčem.

V této příručce vám ukážu kroky k odesílání šifrovaných e-mailů pomocí e-mailové adresy Outlook.com, Hotmail.com, Live.com nebo MSN.com v aplikaci Outlook nebo webové verzi služby Microsoft.

Odesílání šifrovaných e-mailů pomocí aplikace Outlook a webu

Chcete-li odeslat e-mail kompletně zašifrovaný prostřednictvím aplikace Outlook nebo webu, postupujte takto:

1. Otevřete aplikaci Outlook (nebo webovou stránku).

    

    

2. Klikněte na tlačítko Nová pro napsání nové zprávy.

3. Klikněte na kartu Možnosti .

4. Klikněte na tlačítko Šifrovat .

5. (Možnost 1) Vyberte možnost Nepřeposílat , chcete- li zprávu a přílohy zašifrovat.

   Rychlá poznámka: Při použití této možnosti zůstanou dokumenty Microsoft 365 (Office) z aplikací Word, Excel, PowerPoint atd. po stažení zašifrované. Příjemce si však bude moci stáhnout další soubory, jako jsou PDF a obrázky, bez šifrování.

6. (Možnost 2) Vyberte možnost Šifrovat pro šifrování zprávy a příloh souborů.

   

   Rychlá poznámka: Při použití této možnosti zůstanou zprávy šifrované a neopustí kontejner Microsoft 365. Příjemce si bude moci stáhnout přílohy bez šifrování z Outlook.com nebo mobilní aplikace. Pokud však používá e-mailového klienta třetí strany, bude pro stažení souborů z webu Microsoft 365 Message Encryption vyžadován přístupový kód.

7. Napište svou zprávu.

8. (Volitelné) Nakonfigurujte souborovou přílohu.

9. Klikněte na tlačítko Odeslat .

Jakmile dokončíte tyto kroky, příjemce si může číst a odpovídat na šifrované zprávy normálně pomocí aplikace Outlook nebo webu Outlook.com.

Vždy můžete kliknout na tlačítko „Odebrat šifrování“ a deaktivovat tak bezpečnostní funkci pro konkrétní e-mail před jeho odesláním. Pokud jste zprávu již odeslali, šifrování nelze odstranit, ale vždy můžete odeslat další nešifrovanou zprávu.

Šifrování e-mailů pro různé příjemce

Když odešlete šifrovaný e-mail a příjemce použije e-mailovou aplikaci třetí strany, obdrží samostatnou zprávu s pokyny, jak získat přístup k šifrovanému obsahu. Aby mohl pokračovat, musí se přihlásit pomocí účtu Microsoft nebo účtu Microsoft 365.

Pokud příjemce používá Gmail nebo Yahoo Mail, může se ke zprávě dostat přihlášením pomocí svého příslušného účtu. Případně může použít dočasný přístupový kód uvedený v e-mailu.

U AOL nebo jiných méně běžných poskytovatelů e-mailu musí příjemce k přečtení šifrované zprávy použít dočasný přístupový kód.

Přístupová oprávnění k přílohám

Pokud vyberete možnost „Šifrovat“ , příjemci používající Outlook.com, Hotmail.com, Live.com nebo MSN.com (prostřednictvím aplikace Outlook na webu nebo desktopové aplikace) si mohou stahovat přílohy bez dalšího šifrování.

Příjemci používající jiné e-mailové služby nebo klienty však budou muset pro stahování příloh z portálu pro stahování od společnosti Microsoft použít přístupový kód.

Pokud vyberete možnost „Nepřeposílat“ , soubory aplikací Word, Excel a PowerPoint zůstanou šifrované i poté, co si je příjemce stáhne. Pokud příjemce soubor přepošle někomu jinému, soubor se novému příjemci neotevře, protože k tomu nemá oprávnění.

Uživatelé Outlook.com však mohou otevírat šifrované soubory Office pomocí desktopových aplikací ve Windows 11. Uživatelé Microsoft 365 mohou tyto soubory otevírat na jakékoli platformě podporované aplikacemi Microsoft Office.

Tato omezení platí pouze pro formáty souborů Microsoft 365 (Office), jako jsou Word, Excel a PowerPoint. Jiné typy souborů, jako jsou PDF, obrázky nebo videa, lze obvykle stáhnout bez šifrování, pokud není nakonfigurováno jinak.