Nejčastější otázka nezní jen „mám datovou schránku?“, ale hlavně „musím ji mít, nebo jsem si ji mohl zřídit dobrovolně?“. Rozdíl je praktický: schránka zřízená ze zákona se u povinných subjektů nedá jednoduše vypnout na žádost a její zpřístupnění může ovlivnit i způsob komunikace s úřady.
V roce 2026 je základní pravidlo poměrně přehledné. Datová schránka se ze zákona zřizuje orgánům veřejné moci, právnickým osobám a podnikajícím fyzickým osobám, které jsou zapsány v registru osob. Nepodnikající fyzická osoba ji povinně mít nemusí a může si ji založit dobrovolně. Rozhodující tedy není jen to, zda někdo „pracuje na sebe“, ale zejména právní postavení a zápis v příslušné evidenci.
| Skupina | Datová schránka | Typický příklad |
|---|---|---|
| Nepodnikající fyzická osoba | Dobrovolná | Zaměstnanec, student, důchodce bez podnikání |
| Podnikající fyzická osoba zapsaná v registru osob | Povinná ze zákona | Živnostník, většina OSVČ |
| Právnická osoba zapsaná v registru osob | Povinná ze zákona | s.r.o., a.s., spolek, SVJ, nadace |
| Orgán veřejné moci | Povinná ze zákona | Úřad, obec, státní orgán |
| Vybrané profesní skupiny | Povinná; může existovat i samostatná profesní schránka | Advokát, daňový poradce, insolvenční správce a další zákonem určené profese |
| Zahraniční nebo jiný subjekt nezapsaný v registru osob | Podle konkrétní situace, často na žádost | Zahraniční podnikající osoba bez českého zápisu |
Oficiální systém datových schránek shrnuje, že od roku 2023 jsou schránky automaticky zřizovány subjektům vedeným v registru osob. Podrobnosti uvádí portál Datové schránky. Registr osob je základní registr, ve kterém se vedou mimo jiné právnické osoby, podnikající fyzické osoby a orgány veřejné moci; jeho popis zveřejňuje Digitální a informační agentura.
Od 1. ledna 2023 se okruh povinných držitelů významně rozšířil. Podnikajícím fyzickým osobám zapsaným v zákonem stanovené evidenci nebo rejstříku se datová schránka zřizuje automaticky. Prakticky to zahrnuje běžné živnostníky a velkou část dalších OSVČ.
Czech POINT výslovně uvádí, že se pravidlo netýká jen klasických živnostníků, ale také dalších podnikatelů a samostatně činných profesí, například některých lékařů, architektů, auditorů nebo lékárníků podle toho, v jaké evidenci jsou vedeni.
Tady vzniká jedna z nejčastějších chyb. Pokud máte živnost pouze přerušenou nebo pozastavenou, zápis v evidenci dál existuje. Podle oficiálních informací Datových schránek proto samotné přerušení živnosti nevede k tomu, že by povinná schránka zanikla nebo se přestala používat.
Jiná situace nastává při skutečném ukončení podnikání a výmazu ze zákonem stanovené evidence. Právě výmaz je relevantní pro zánik důvodu, kvůli kterému byla schránka podnikající fyzické osoby zřízena.
Povinnost se netýká jen obchodních společností. Datovou schránku ze zákona mají právnické osoby zapsané v registru osob, takže vedle s.r.o. nebo akciových společností jde také například o spolky, nadace, obecně prospěšné společnosti a společenství vlastníků jednotek.
To je důležité zejména pro menší neziskové nebo komunitní subjekty. Skutečnost, že hlavním účelem organizace není podnikání, sama o sobě neznamená, že se jí povinná datová schránka netýká. Rozhodující je její právní forma a evidence.
Ne automaticky jako soukromá fyzická osoba jen proto, že je jednatelem nebo členem statutárního orgánu. Povinnou schránku má právnická osoba jako samostatný subjekt. Oprávněné osoby pak do této schránky přistupují za právnickou osobu.
Pokud je stejný člověk současně OSVČ, může mít vedle přístupu ke schránce firmy také vlastní datovou schránku podnikající fyzické osoby. Jeden člověk tedy může v praxi obsluhovat více datových schránek, každou pro jinou roli.
U některých zákonem určených profesí nestačí uvažovat jen o „jedné schránce pro podnikatele“. Provozní pravidla informačního systému počítají také se schránkami pro vybrané profesní skupiny, například advokáty, daňové poradce, insolvenční správce, statutární auditory, znalce, soudní překladatele a tlumočníky.
Pokud člověk vykonává více rolí, může proto existovat více schránek s odlišným účelem. Praktická zásada je jednoduchá: před odesláním zprávy nebo podání vždy zkontrolujte, z jakého typu schránky jednáte.
Běžná fyzická osoba bez podnikatelského postavení si datovou schránku zakládá dobrovolně. Původní plán na plošné automatické zakládání schránek všem občanům nebyl zaveden. Tuto skutečnost potvrzuje také Finanční správa.
Dobrovolná datová schránka fyzické osoby může být praktická pro komunikaci s úřady, ale její existence z vás nedělá podnikatele a nenahrazuje případnou samostatnou schránku podnikající fyzické osoby.
U datové schránky fyzické osoby zřízené na žádost lze za stanovených podmínek požádat o znepřístupnění. U schránek zřizovaných ze zákona pro podnikající fyzické a právnické osoby to ale nejde jen proto, že je nechcete používat. Oficiální informace Datových schránek uvádějí, že znepřístupnění povinných schránek nastává ze zákonných důvodů, například po výmazu subjektu z evidence.
Datové schránky jsou základním kanálem elektronické komunikace také pro orgány veřejné moci. Patří sem například státní orgány, územní samosprávné celky, státní fondy, zdravotní pojišťovny a další subjekty, které zákon řadí mezi orgány veřejné moci.
Pro občana nebo podnikatele je praktické vědět, že pokud úřad datovou schránku používá a adresát má odpovídající zpřístupněnou schránku, elektronické doručování může mít právní účinky obdobné doručení listovní zásilky.
Samotný okruh povinných držitelů se v roce 2026 kvůli změně webové adresy nezměnil, změnilo se ale místo, odkud se služba používá. Digitální a informační agentura v červnu 2026 oznámila přechod Datových schránek na státní doménu datovka.gov.cz. Od 27. srpna 2026 se uživatelé z původní domény přesměrovávají na novou adresu. Podrobnosti zveřejnila Digitální a informační agentura.
Jde o technickou a bezpečnostní změnu webové adresy, nikoli o nové pravidlo, komu se schránka povinně zakládá.
Nejspolehlivější je přihlásit se přímo na oficiální portál datovka.gov.cz. Informace o založení a použití datové schránky shrnuje také Portál veřejné správy.
Ve veřejném seznamu držitelů nejsou od února 2024 automaticky zobrazovány všechny fyzické a podnikající fyzické osoby. U těchto skupin se zveřejnění provádí jen se souhlasem držitele. To znamená, že pokud podnikatele ve veřejném seznamu nenajdete, samo o sobě to neprokazuje, že datovou schránku nemá. Aktuální pravidla seznamu uvádí Seznam držitelů datových schránek.
U schránky zřízené ze zákona je důležité ji pravidelně kontrolovat. Úřady mohou do zpřístupněné datové schránky doručovat úřední dokumenty a s doručením mohou být spojeny právní lhůty. U některých daňových formulářových podání navíc může existence a zpřístupnění schránky zřízené ze zákona znamenat povinnost podat dokument elektronicky. Podrobnosti pro daňovou oblast vysvětluje Finanční správa.
Proto je užitečné nastavit si upozornění na nové zprávy a současně si ujasnit, kterou schránku používáte pro kterou roli.
Pro běžné rozhodnutí tedy stačí jednoduchá pomůcka: občan bez podnikání má datovou schránku dobrovolně, zatímco subjekt vedený jako podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba v registru osob ji zpravidla dostává ze zákona. Pokud je vaše situace neobvyklá, například máte více profesních oprávnění nebo zahraniční právní formu, je bezpečnější ověřit konkrétní typ schránky přímo v oficiálním systému nebo na Czech POINTu.
Nastavte si upozornění na nové zprávy v datové schránce. Aktuální postup pro e-mail, placené SMS a Mobilní klíč včetně změn domény v roce 2026.
Naučte se, jak bezpečně čistit větrací otvory PS5 bez otevírání konzole pomocí nízkopříkonového vysávání, suchého otírání a správného proudění vzduchu doporučeného společností Sony.
Naučte se, jak bezpečně čistit vzduchový filtr v autě, kdy je třeba vyměnit papírový filtr a jak opakovaně použitelné filtry vyžadují odlišnou péči.
Zjistěte, kdo musí mít datovou schránku ze zákona, kdo ji má dobrovolně, co platí pro OSVČ, firmy, spolky a přerušenou živnost a jak si svou situaci ověřit.
Zjistěte, které obchody musí mít 25. a 26. prosince zavřeno, které mohou otevřít a jaké výjimky platí pro malé prodejny, lékárny či čerpací stanice.
Zjistěte, kde lze eDoklady v roce 2026 použít: úřady, policie, banky, volby i pošta. Vysvětlujeme také omezení v zahraničí a podmínky použití.
Zjistěte, jak v roce 2026 ověřit platnost elektronické dálniční známky podle SPZ, kde najít datum konce a co dělat při chybě nebo změně značky.
Naučte se, jak bezpečně čistit vstupní a výstupní jehlu kávovaru Keurig, jak odstranit ucpání od mleté kávy, jak propláchnout kávovar a jak zjistit, kdy je dalším krokem odvápnění.
Zjistěte, co je datová schránka, kdo ji musí mít, jak funguje doručování, přihlášení, fikce doručení a uchování zpráv v roce 2026.
Learn how to remove dried nail glue from clothes safely, when acetone is appropriate, which fabrics need extra care, and when to stop and call a cleaner.
