Jednoduché, ale účinné tipy pro správu e-mailů

Všichni dostáváme desítky e-mailů. Od manažerů po jejich zaměstnance, kolegy, newslettery z různých služeb, které jste si předplatili, a co ne!

Probírat se tak objemnými e-mailovými daty je ztráta času a energie. Proč nepřehodnotit, jak efektivně spravovat své e-maily.

Věděli jste, že si můžete naplánovat e-maily pomocí několika jednoduchých triků?

• Zbavte se harampádí

Předpokládejme, že dostáváte průměrně sto e-mailů denně, z nichž pouze polovina je důležitá a zbytek je „nevyžádaná“. V případě, že čelíte opakovaným případům spamu/nevyžádané pošty, použijte nevyžádané soubory k zachycení většiny nevyžádané pošty a skenujte je dvakrát denně, abyste se zbavili nechtěných e-mailů. Sníží to o třicet procent nevyžádané pošty z vaší schránky.

Viz také:  Jak používat „Asistenta pro práci mimo kancelář“ v Outlooku 2016, 2013, 2010 a 365

• Nastavte chytré složky

Když otevřete schránku, všimnete si, že čtvrtinu e-mailů tvoří speciální nabídky, slevové nabídky, přeposlané vtipy nebo reklamní upozornění. V podstatě věci e-mailového marketingu. Je to prodejní trik, jak přilákat více zákazníků. Upřednostňujte tedy své e-maily v podkategoriích, aby byla doručená pošta pořád uspořádaná. Bude snadné najít e-maily v případě nouze nebo odstranit více e-mailů najednou.

• Vypněte všechna e-mailová upozornění

E-mail není okamžitým prostředkem komunikace. K tomu využíváme mobilní telefony a instant messaging. E-mail je vhodný pro firmy, kde nevyžadujete okamžitou odpověď. Nedovolte tedy ostatním, aby vám bránili v práci. E-mailová upozornění a pípání přerušují vaši koncentraci a mohou vás přesměrovat na schůzky a konverzace. Vypněte vibrace telefonu nebo zvuk při každém novém e-mailu.

• Odhlaste se z odběru nevyžádaných propagačních e-mailů

Nikdy byste nechtěli číst všechny reklamní a propagační e-maily. Odhlašte se z těch nepotřebných. Je to snadný a rychlý proces. Chcete-li se odhlásit z odběru newsletterů, které nechcete, přihlaste se ke svému e-mailovému účtu a hledejte 'unsubscribe' v mailech, kterých máte dost. Zkontrolujte výsledky vyhledávání a rozhodněte se, se kterým e-mailem chcete pokračovat. Můžete také navštívit www.unroll.me a odhlásit se z odběru newsletterů, které chcete vyhodit . Uspořádá doručenou poštu pomocí různých kategorií a složek.

• Naplánujte  si čas na čtení a odpovídání na e-maily

Dostanete upozornění nebo upozornění, abyste se nesoustředili na své povinnosti. I když zvážení vašich e-mailů v naplánovaném čase vám pomůže při naléhavé pomoci a také vám pomůže udržovat a aktualizovat váš kalendář o schůzkách.
Můžete si také navrhnout svůj e-mail pro případ nouze tím, že aktualizujete své kontaktní číslo a poskytnete vhodný čas, abychom vás mohli zastihnout. Kvůli velkému pracovnímu vytížení můžete také kontrolovat své e-maily každou hodinu po dobu deseti až patnácti minut nebo kontrolovat e-maily 3-4krát denně, například ráno odpoledne a večer.

Přečtěte si také:  Jak nastavit e-mail v aplikaci Outlook pro Android

• Třídění e-mailů podle kategorií

Když dostanete hodně e-mailů společně, můžete zapomenout věnovat pozornost důležitým e-mailům nebo je někdy můžete omylem smazat, aniž byste si je přečetli. Stává se to, když obdržíte všechny e-maily do vaší doručené pošty a nejsou k dispozici žádné složky a kategorie, do kterých by bylo možné vložit e-mail do příslušných složek. Někdy, když odstraníte nevyžádanou poštu ze své doručené pošty, skončíte smazáním pracovních e-mailů. Můžete je však obnovit z koše, ale někdy si nejste vědomi, zda jste to udělali!

Mohlo by se vám také líbit:  Jak používat Outlook s Gmailem

Každý má svůj vlastní způsob, jak zacházet se svými věcmi. Toto je jen návrh, jak efektivně spravovat své e-maily a jak to udělat, je jednoduchý. Můžete však najít systém, který vám vyhovuje.