Jak zjistit, kdo si prohlížel váš dokument Google

Dokumenty Google jsou vynikajícím nástrojem pro spolupráci, protože umožňují více lidem upravovat a pracovat na jednom dokumentu současně, aniž by ztratili přehled o změnách provedených různými členy týmu. Pokud vy nebo vaše organizace používáte Dokumenty Google, může být užitečné vědět, kdo a kdy si který dokument prohlížel. Od zajištění toho, aby si každý přečetl návrh, prohlédl si smluvní podmínky, váš nejnovější příspěvek, zásady a postupy nebo nějaký jiný důležitý dokument, je zásadní vidět, kdo co a kdy udělal.

Poznámka: Panel aktivity Google je dostupný pouze pro účty Google Workspace nebo lidi s přístupem k souboru v účtu. Není to možnost pro osobní účty.

Až donedávna jste nemohli vidět, kdo si prohlížel vaše Dokumenty Google. Bylo vidět, kdo to upravil, ale ne kdo to právě četl. Pokud neuložili, neupravili nebo nezanechali komentář, neměli jste ponětí, zda konkrétní osoba četla nejnovější verzi dokumentu. Protože můžete sdílet Dokumenty Google s oprávněním pouze pro čtení, můžete dokument sdílet s některými lidmi se záměrem, aby jej zkontrolovali, ale neprovedli žádné změny.

Aktuální verze Dokumentů Google vám umožňují nakonfigurovat nastavení, abyste viděli, kdo si prohlížel vaše Dokumenty Google. Pojďme se podívat, jak to můžete udělat sami.

Monitor aktivity G Suite

G Suite obvykle používají organizace, ve kterých je spolupráce nezbytná. Pokud používáte G Suite k pravidelné spolupráci s ostatními, můžete pomocí Monitoru aktivity zobrazit historii zobrazení libovolného souboru Dokumentů Google.

Postupujte podle těchto kroků:

1. Otevřete soubor tabulky Google
   
2. Klikněte na ikonu šipky vzestupného trendu v pravé horní části nebo přejděte do rozbalovací nabídky Nástroje .
   
3. Otevřete řídicí panel aktivity .
   
4. Klikněte na kartu Všichni diváci pro vaši organizaci.
   

Tento proces vám umožní sledovat všechna zobrazení v dokumentu, včetně data a času posledního zobrazení každým členem týmu.

Pokud v dokumentu Google nevidíte možnost Sledování aktivity, pravděpodobně jste přihlášeni do osobních dokumentů Google, nikoli do verze G Suite.

Trendy diváků a komentářů

Kromě toho, že vidíte, kdo si prohlížel vaše Dokumenty Google, umožňuje Monitor aktivity také sledovat trendy, kdy si lidé váš dokument prohlíželi nebo k němu komentovali.

Trend diváků: Zde se zobrazuje sloupcový graf počtu jedinečných diváků za určitou dobu v rozmezí od sedmi dnů po celou dobu.

Trend komentářů: Zobrazí se sloupcové grafy trendu komentářů od sedmi dnů do všech časů.

Vypněte historii zobrazení v Dokumentech Google

Pokud z jakéhokoli důvodu chcete vypnout historii zobrazení dokumentu, můžete to udělat také pomocí následujících rychlých kroků:

1. Otevřete tabulku Google.
   
2. Klikněte na šipku vzestupného trendu v pravé horní části dokumentu nebo přejděte na Nástroje z rozbalovací nabídky.
   
3. Otevřete  řídicí panel aktivity .
   
4. Vyberte Nastavení soukromí .
   
5. V části Nastavení dokumentu vypněte možnost Zobrazit moji historii zobrazení pro tento dokument .
   

Tato možnost je k dispozici také v osobní nebo bezplatné verzi Dokumentů Google. Historii zobrazení můžete vypnout, pokud pracujete na dokumentu, ale nechcete, aby o tom vaši spolupracovníci věděli, dokud nebudete připraveni sdílet své konečné revize.

1. Začněte tím, že otevřete Tabulky Google a kliknete na Nastavení .
2. Nabídka Nastavení vám umožňuje vypnout historii zobrazení pomocí nastavení ovládacího panelu aktivity. Po přepnutí do polohy Vypnuto změny uložíte kliknutím na tlačítko OK.

Jak zjistit, kdo provedl změny ve vašem dokumentu Google

Kontrola verzí je nezbytná, především pokud pracujete v regulovaném odvětví. Správa verzí je něco, co Dokumentům Google po určitou dobu fungovalo dobře. Dokumenty zobrazí, kdo dokument upravil, uložil nebo sdílel. Funguje to nejen s G Suite, ale i s osobními Dokumenty Google.

Pokud se zajímáte o správu verzí nebo se chcete ujistit, že nikdo neprovedl změny, které by neměl, aniž byste soubor uzamkli, můžete to zjistit podle následujících kroků:

1. Otevřete tabulku Google, kterou chcete sledovat.
   
2. Vyberte Soubor a Historie verzí .
   
3. Vyberte Zobrazit historii verzí .
   
4. V pravé části obrazovky by se mělo objevit okno, které ukazuje každé uložení a úpravy daného dokumentu.
   

V tomto okně byste také měli mít možnost zobrazit předchozí verzi dokumentu před provedením úprav.

To je nezbytné pro správu verzí, protože máte auditní záznam o tom, jaké změny byly provedeny, kdy byly provedeny a kým. Je také užitečné, pokud jste provedli změny, spali na něm, změnili názor nebo je chcete vrátit zpět.

Jak zjistit, kdo sdílel váš dokument Google

Můžete také vidět, kdo a kdy sdílel váš dokument Google. Nastavení sdílení vám navíc poskytuje lepší kontrolu nad přístupem k dokumentům.

1. Přejděte na stránku drive.google.com .
   
2. Vlevo klikněte na Můj disk .
   
3. Klikněte na malé tlačítko i v pravém horním rohu.
   
4. Nyní klikněte na Aktivita .
   
5. Klikněte na každý soubor nebo složku jednotlivě nebo si vše prohlédněte pomocí posuvníku. Zobrazí se vám, kdo sdílel váš dokument.
   

Můžete také zkontrolovat z dokumentu výběrem možnosti Sdílet. Ve vyskakovacím okně se objeví jména některých osob. Pokud jste soubor sdíleli s více uživateli, než je uvedeno, klikněte na jméno a zobrazí se seznam všech lidí.

Závěrečné myšlenky

Pokud nemáte přístup k účtu G Suite, vaše možnost určit, kdo si prohlížel, sdílel a upravoval vaše dokumenty, je omezená; stále však existují způsoby, jak získat některé základní informace.

Podle kroků uvedených v této příručce můžete rychle a snadno zjistit, kdo si prohlížel, upravoval nebo jakýmkoli způsobem změnil váš dokument Dokumenty Google. Máte nějaké dotazy, zkušenosti nebo tipy ohledně zobrazení aktivity ve vašich Dokumentech Google? Zanechte komentář v sekci níže.