Jak vytvořit tok v Microsoft Teams a proč vám může pomoci zůstat produktivní

Pomocí Power Automate a Microsoft Flow můžete vytvořit určité „toky“, které vám pomohou udržet si přehled o vaší firmě a pomohou zvýšit vaši produktivitu. Zde je návod.

Nastavte aplikaci Power Automate v Microsoft Teams její instalací z katalogu aplikací na levém postranním panelu Teams

Po nastavení budete přesměrováni na domovskou stránku v Power Automate. Klikněte na tlačítko Nový tok. Poté vyberte ten, který se hodí pro Microsoft Teams.

Nezapomeňte propojit své účty s Flow, aby se rozsvítil zeleně

Pokračujte a postupujte podle pokynů na obrazovce a poté klikněte na Vytvořit tok

Tok se vyplní v Teams a zobrazí se v seznamu na hlavní stránce Power Automate

Chtěli jste někdy dostávat oznámení o aktivitách probíhajících v Teams týkajících se nahrávaných dokumentů, podepisování formulářů nebo dokonce plnění úkolů v Planneru? Obvykle budete možná muset zkontrolovat každou z těchto aplikací Microsoft 365 jednotlivě, abyste měli přehled o věcech. S Power Automate a Microsoft Flow však můžete vytvořit určité „toky“, které vám pomohou udržet si přehled o vaší firmě a pomohou zvýšit vaši produktivitu. Dnes vám ukážeme, jak na to.

Přidání Power Automate do Teams

Nejprve musíte do Microsoft Teams přidat Power Automate, abyste mohli pokračovat. Chcete-li to provést, klikněte na sekci Aplikace na postranním panelu Teams. Odtud vyhledejte Power Automate. Poté vyberte aplikaci Power Automate, která se otevře, a zvolte fialové tlačítko Přidat. Pokud chcete toky v konkrétním kanálu nebo celém týmu pro všechny uživatele, můžete také vybrat šipku dolů a vybrat Přidat do týmu, pokud máte oprávnění přidat automatizaci pro všechny. Po dokončení byste měli vidět, že se na postranním panelu v Teams otevře aplikace Power Automate.

Vytvoření předpřipraveného, ​​„populárního“ toku v Teams

Dále byste měli být přesměrováni na filtrovanou možnost, která zobrazuje pouze toky a šablony Microsoft Teams. Pokud chcete, můžete filtrovat podle jiných Toků kliknutím na tlačítko filtru vedle tlačítka Toky vyhledávání (ale o tom později.) Každopádně byste si měli všimnout některých oblíbených šablon pro Toky v Teams. Jedná se o předpřipravené šablony od společnosti Microsoft, které můžete aktivovat pouze několika kliknutími, bez nutnosti kódování!

Nejprve se zaměříme na tyto, protože jsou nejoblíbenější a pomáhají řešit některé z nejběžnějších potřeb pro oznámení v Teams. Níže je uveden seznam, ale mějte na paměti, že seznam všech toků Teams můžete zobrazit výběrem možnosti Zobrazit všechny šablony Teams v dolní části aplikace Power Automate. Obecně lze říci, že nastavení kteréhokoli z toků v seznamu týmů bude snadné a bude vyžadovat jen několik jednoduchých kroků.

• Upozornit tým, když je odeslána nová odpověď z Formulářů
• Když se stav úkolu v Plánovači změní na dokončení, upozorněte kanál
• Upozornit tým, když se v seznamu SharePoint vytvoří nová položka
• Uložit zprávu do OneNotu
• Vytvořte pracovní položku ze zprávy
• Upozornit tým, když je na nástěnku Trello přidán nový úkol
• Upozornit tým, když se stav pracovní položky změní v Azure DevOps
• Upozornit tým, když se v PowerBI spustí výstraha.

Pokud je požadovaný tok v tomto seznamu, klikněte na něj. Zobrazí se vyskakovací zpráva, která vám umožní jej nakonfigurovat. Jako příklad používáme Flow pro změny úkolů v Planneru. Obvykle byste měli vidět pole, které vám umožní pojmenovat tok. Poté pod tím bude seznam přihlašovacích údajů (nebo konektorů), které budete potřebovat. Ujistěte se, že jste přihlášeni ke každému z nich, a poté klikněte na Pokračovat a postupujte podle pokynů na obrazovce. V našem případě budeme muset nakonfigurovat a vybrat ID skupiny plánovače, ID plánu, tým týmů a poté kanál, abychom mohli pokračovat.

Až budete hotovi, můžete zvolit Vytvořit tok. A poté byste měli vidět vyskakovací zprávu, že váš pracovní postup byl vytvořen. Nyní se objeví v seznamu toků na hlavní stránce Power Automate! A od této chvíle to poběží automaticky.

Vytváření dalších a vlastních toků v Teams

Díky Power Automate nejste omezeni pouze na toky zaměřené na Teams. Pokud chcete, můžete také vytvořit další toky. Můžete je přepnout kliknutím na tlačítko Filtr v horní části obrazovky vedle vyhledávacího pole a výběrem možnosti Všechny šablony. Poté se podívejte doleva a vyberte kategorii. Postup bude stejný a bude vyžadovat přihlášení a propojení účtů, jak jsme to udělali výše.

Pokud jste pokročilejší uživatel, můžete si také vytvořit prázdný tok sami, aniž byste se řídili šablonou. Klikněte na kartu Vytvořit v Power Automate a poté zvolte Vytvořit z prázdného. Odtud uvidíte seznam spouštěčů a akcí. V části Vše také uvidíte některá témata. Vyberte si motiv a filtrujte spouštěč a akce.

Poté vyberte spoušť podle pokynů na obrazovce. Po dokončení spouštění nastavte akci podle pokynů a průvodce na obrazovce. Každý tok má jinou sadu instrukcí, ale je docela jednoduché to pochopit. Poté můžete otestovat tok kliknutím na tlačítko Test v horní části. Výběrem Flow Checker také můžete zkontrolovat tok na chyby. Až budete připraveni, klikněte na Uložit a váš Flow bude uveden do provozu.

Kontrola a mazání toků

Nyní, když jste vytvořili své toky, můžete je snadno odstranit nebo upravit. Jednoduše otevřete aplikaci Power Automate v Teams kliknutím na ( . . .) na postranním panelu a poté kliknutím na kartu Domů. Odtud byste měli vidět seznam vašich toků. Můžete pohybovat myší úplně vpravo, kliknout na tři tečky v seznamu a poté vybrat Upravit nebo Odstranit, chcete-li tok odstranit. A co je důležitější, můžete také zkontrolovat historii běhu, abyste viděli, jak to běží, zda se to nepoškodilo.

Jen začátek nekonečných možností!

Vytváření Flow v Teams pomocí power Automate je jen začátek možností. Microsoft má platformu známou jako PowerApps, která vám umožňuje vytvářet vlastní aplikace pro vaši firmu pomocí podobných šablon. Více se o tom můžete dozvědět zde . A nezapomeňte, že další novinky a informace najdete v našem centru Microsoft 365 .