Jak vložit rozevírací seznamy do Tabulek Google

Když mnoho uživatelů potřebuje zadat data do sdílené tabulky Google, může to často způsobit zmatek. Právě tehdy mohou být rozbalovací seznamy velkou pomocí.

Pokud nechcete, aby spoluhráči zadávali náhodné položky, dělali překlepy nebo kazili vzorec, můžete jejich položky ověřit vytvořením rozevíracího seznamu, ze kterého si mohou vybrat.

Tento článek vám ukáže vše, co potřebujete vědět o vytváření rozbalovacích seznamů v Tabulkách Google. Začněme!

Použití ověření dat k vkládání rozevíracích seznamů

Jakmile otevřete tabulku Google, na které pracujete, vložení rozevíracího seznamu je snadné:

1. Chcete-li přidat rozevírací seznam do jedné buňky, klikněte na ni pravým tlačítkem myši . Chcete-li vybrat více sousedních buněk, přejděte ke kroku 2.
   
2. Chcete-li přidat rozevírací seznam k několika sousedním buňkám (vodorovně nebo svisle), klikněte na jednu levým tlačítkem myši, pomocí kláves „Shift + šipka“ je vyberte všechny (nebo klikněte levým tlačítkem myši a zvýrazněte je pomocí myši) a poté klikněte pravým tlačítkem na jeden.
3. Chcete-li přidat rozevírací seznam k několika nesousedícím buňkám, podržte klávesu „Ctrl“ , vyberte buňky a klikněte na jednu pravým tlačítkem.
4. V nabídce po kliknutí pravým tlačítkem vyberte „Zobrazit další akce s buňkami“ a poté vyberte „Ověření dat -> Kritéria“.
   
5. Vyberte možnost „Seznam položek“ pro položky, které vytvoříte, nebo možnost „Seznam z rozsahu“ a vyberte buňky jako položky, podle toho, co vám vyhovuje.
   
6. Pokud zvolíte „Seznam položek“, přidejte položky pomocí čárek bez mezer, například „Schváleno, Zamítnuto, Zrušeno“.
   
7. Pokud zvolíte „Seznam z rozsahu“, vyberte buňky, které chcete, aby se staly vašimi volitelnými položkami.
   
8. Poté zaškrtněte políčko „Zobrazit rozevírací seznam v buňce“, abyste povolili šipku dolů. Pokud chcete, aby uživatelé místo toho mohli psát, jednoduše zrušte zaškrtnutí této možnosti.
   
9. Pokud chcete, aby lidé zadávali data, ale zobrazilo se jim upozornění, pokud něco ve vašem seznamu není, vyberte „Zobrazit upozornění“.
10. Chcete-li zabránit lidem, aby zadávali neplatné položky, které se nenacházejí ve vašem seznamu, vyberte „Odmítnout vstup“.
11. Klikněte na „Uložit“.
    

Jak upravit svůj rozevírací seznam

Chcete-li upravit rozevírací seznam, postupujte takto:

1. Klikněte na buňku nebo buňky, které chcete upravit.
2. Klikněte na „Data -> Ověření dat“.
3. Vyhledejte uvedené položky, upravte je a klikněte na „Uložit“.

Jak odstranit rozevírací seznam

Pokud potřebujete začít znovu, přesunout rozevírací seznam nebo jej odstranit, proveďte následující:

1. Klikněte na buňku nebo buňky, které chcete upravit.
2. Klikněte na „Data -> Ověření dat“.
3. Vyberte „Odebrat ověření“.

Co je validace dat?

Ověření dat je možnost v Tabulkách Google, která vám pomůže uspořádat data ověřováním položek. Dostanete se k němu kliknutím na „Data“ v hlavní nabídce a výběrem „Ověření dat“. Nejčastěji se používá k vytváření rozevíracích seznamů v různých buňkách, které ověřují, zda zadání uživatele odpovídá předem vybraným možnostem. Umožňuje vám také upravovat obsah a vzhled jakéhokoli daného seznamu.

Jedním ze způsobů, jak ověřit data, je použít kritéria, která uživatelům umožní zadat předdefinovaný typ dat, jako jsou čísla, data nebo seznamy položek.

Jak používat ověřování dat pro rozevírací seznamy

1. V nabídce „Ověření dat“ klikněte na „Kritéria“.
2. Zaškrtněte příslušný typ nebo typy položek, které chcete, aby vaši spoluhráči zadávali.
3. Pokud chcete, můžete do vstupního pole přidat přesné položky, jako jsou čísla, vzorce, data nebo slova.
4. Až budete hotovi, klikněte na „Uložit“.

Práce s rozevíracími seznamy

Až příště vy nebo kdokoli jiný kliknete na tuto rozevírací buňku, zobrazí se seznam položek, které jste přidali, namísto možnosti něco napsat. Pokud jste zaškrtli políčko „Zobrazit text nápovědy k ověření“, text, který jste zadali, se zobrazí pokaždé, když někdo klikne na jednu z ověřených buněk.

Pokud jste zvolili možnost „Zobrazit upozornění“, zadání neplatných údajů vyvolá červenou značku v pravém horním rohu buňky a zobrazí upozornění, když na ni najedete myší.

Pokud jste zvolili možnost „Odmítnout zadání“, lidé také obdrží vyskakovací upozornění a nebudou moci uložit neplatné položky.

Použití barev k řazení dat v rozevíracím seznamu

Pokud si chcete usnadnit procházení listu a přidat některé barvy do rozevíracího seznamu, můžete použít „Podmíněné formátování“.

1. Vyberte buňky obsahující rozevírací seznam, který chcete mít v určité barvě.
2. Klikněte pravým tlačítkem a vyberte „Podmíněné formátování“ a poté vyberte „Jedna barva“ nebo „Barevná škála“.
3. V sekci „Styl formátování“ vyberte barvu nebo měřítko.
4. Klikněte na „Hotovo“ (nebo „Přidat další pravidlo.“ )

Co dalšího můžete dělat s ověřováním dat?

Kromě přidávání rozevíracích seznamů do listů můžete ověřování dat použít k dalším účelům, včetně:

1. Sledování budoucích úkolů. Při ověřování dat vyberte možnost „data“, nastavte podmíněné formátování, jak je vysvětleno výše, a nastavte jej tak, aby se všechny položky, které obsahují konkrétní datum, automaticky zešedly.
2. Nastavení hodnot na zaškrtávací políčka. Když přidáte zaškrtávací políčka do rozevíracího seznamu, můžete jim přiřadit hodnoty jako „ano“ nebo „ne“.
   1. V nabídce Data vyberte Ověření dat.
   2. V části Kritéria vyberte „Zaškrtávací políčko“.
   3. Vyberte „Použít vlastní hodnoty buněk“ a zadejte „ano“, „ne“ nebo cokoli chcete.
3. Zabránění ostatním lidem, aby si zahrávali s vašimi skripty nebo vzorci. Pomocí možnosti „Odmítnout zadání“ uzamkněte všechny buňky, které chcete zachovat nedotčené.

Udělejte rozdíl s rozevíracími seznamy

Díky možnosti vkládat rozevírací seznamy, ověřovat data a mnoho dalšího jsou Tabulky Google skvělou bezplatnou alternativou k aplikaci Microsoft Excel. Ověření dat vám pomůže omezit hodnoty v buňce na rozsah nebo seznam položek, které můžete definovat, změnit nebo odstranit podle svých potřeb. Zatímco vaši spoluhráči mohou vkládat svá data a přispívat do vašeho projektu, můžete jim zabránit, aby ve sdíleném listu dělali nepořádek.