Jak uložit zprávu z datové schránky do počítače: přílohy, ZFO a kontrola

V datové schránce máte rozhodnutí, výzvu nebo jiný důležitý dokument a chcete si ho uložit do počítače. Otevřete zprávu, stáhnete PDF a máte pocit, že je hotovo. Jenže samotná příloha není totéž jako celá datová zpráva a neobsahuje všechny údaje o jejím odeslání a doručení.

Pro běžné čtení často stačí stáhnout přílohu. Pro archivaci důležité komunikace je rozumné uchovat také datovou zprávu ve formátu ZFO a podle potřeby doručenku. Je to důležité i proto, že běžné zprávy nezůstávají v datové schránce navždy.

Nejdřív si ujasněte, co chcete uložit

1. Přihlaste se pouze přes oficiální portál

Otevřete oficiální Klientský portál datových schránek a přihlaste se způsobem, který používáte. Tento návod popisuje webové prostředí ISDS; názvy prvků se mohou v budoucích verzích měnit, proto při rozdílu dejte přednost aktuální nápovědě provozovatele.

Po přihlášení se přijaté zprávy běžně zobrazují jako první. Později se k nim dostanete přes položku „Datová schránka“ a „Přijaté zprávy“. Oficiální nápověda tento postup popisuje v části Přijaté datové zprávy.

2. Otevřete zprávu, kterou chcete uložit

V seznamu přijatých zpráv klikněte na požadovanou položku. Otevře se detail zprávy s údaji o obálce a se sekcí „Přílohy“. Pokud potřebujete uložit jen dokument, který vám úřad poslal, právě sekce příloh je nejrychlejší cesta.

Nespoléhejte na to, že zprávu budete mít ve schránce trvale. Oficiální nápověda uvádí, že pokud nepoužíváte Datový trezor, doručené datové zprávy se standardně mažou po 90 dnech od doručení přihlášením. Podrobnosti jsou v nápovědě k mazání datových zpráv.

3. Pokud potřebujete jen přílohu, použijte „Stáhnout“

V detailu zprávy najděte sekci „Přílohy“. U konkrétního souboru použijte odkaz „Stáhnout“. Prohlížeč soubor uloží do nastavené složky pro stahování nebo se zeptá, kam ho chcete uložit. Přesné chování závisí na vašem prohlížeči a jeho nastavení.

U běžných formátů, například PDF, lze podle ISDS kliknutím na název nejprve otevřít náhled. Náhled ale není archivace. Pokud chcete mít soubor opravdu ve svém počítači, použijte stažení. Oficiální postup je popsán v nápovědě k přílohám doručené zprávy.

4. Má zpráva více příloh? Stáhněte je jako ZIP

Pokud datová zpráva obsahuje více než jednu přílohu, nemusíte soubory ukládat po jednom. Oficiální portál umožňuje stáhnout všechny přílohy společně v ZIP archivu. V detailu zprávy otevřete „Další možnosti“ a použijte volbu „Stáhnout všechny přílohy v ZIP archivu“.

ZIP je praktický pro přenos a uložení více souborů, ale není náhradou za celou datovou zprávu v ZFO. Obsahuje přílohy, nikoli nutně všechny informace, které potřebujete pro kompletní elektronickou archivaci zprávy.

5. Pro archivaci celé zprávy dávejte přednost ZFO

ZFO je formát, do kterého se datové zprávy exportují z ISDS. Oficiální portál umí dříve uložený soubor ZFO znovu načíst přes položku „Otevřít .ZFO“. Při načtení portál kontroluje neporušenost zprávy a podmínky její dlouhodobé průkaznosti.

To je zásadní rozdíl proti pouhému stažení PDF přílohy. Příloha je dokument uvnitř zprávy; ZFO reprezentuje uloženou datovou zprávu. Pokud jde o dokumentaci, kterou můžete potřebovat i po vymazání původní zprávy z online schránky, uchování ZFO je bezpečnější archivní postup než spoléhat pouze na vytištěný náhled.

Podrobnosti k otevírání uložených souborů jsou v oficiální části Načtení uložené datové zprávy.

6. U důležité komunikace uložte také doručenku

Doručenka není příloha dopisu. Obsahuje informace o doručování datové zprávy – například kdy byla podána, dodána a doručena. V detailu zprávy lze doručenku zobrazit a přes nabídku „Více“ uložit. Aktuální nápověda ISDS uvádí možnost uložit doručenku jako PDF nebo ZFO; oba formáty obsahují digitální podpis a jsou obsahově rovnocenné.

Pozor na častou záměnu: ZFO doručenky neobsahuje přílohy původní datové zprávy. Pokud tedy chcete archivovat celý případ, uložte samotnou zprávu/přílohy a doručenku podle toho, co potřebujete. Postup popisuje oficiální nápověda k doručenkám.

Proč nestačí zprávu jen vytisknout do PDF?

Tisk nebo „tisk do PDF“ může být praktický pro čtení, ale neměl by být zaměňován za uchování původní elektronické datové zprávy. Oficiální přehled možností dlouhodobého uchovávání výslovně upozorňuje, že vytištěná kopie nemá stejné právní účinky jako dokument v elektronické podobě.

Potřebujete-li listinný dokument se zachováním právních účinků, existuje autorizovaná konverze. To je jiný proces než obyčejný domácí tisk. Přehled variant nabízí oficiální informace k dlouhodobému uchovávání datových zpráv.

Co dělat, když už zprávu ve schránce nevidíte?

Nejprve ověřte, zda nepoužíváte Datový trezor nebo jinou archivaci. Standardní ISDS má pravidla pro automatické mazání zpráv a běžná zpráva může po uplynutí příslušné doby z aktivní schránky zmizet. Digitální a informační agentura upozorňuje, že zprávy smazané z běžného ISDS již správce nemusí být schopen obnovit.

Jiná situace je Datový trezor: jeho aktuální služba nabízí u smazaných zpráv z trezoru možnost obnovy až dva měsíce po jejich vymazání. To se ale nesmí zaměňovat s automaticky smazanou zprávou ze standardního úložiště ISDS. Pokud tedy důležitou zprávu ještě vidíte, nejjednodušší řešení je nečekat a stáhnout ji.

Jak otevřít ZFO později

Soubor ZFO nemusíte převádět na PDF jen proto, abyste ho později zobrazili. Klientský portál obsahuje příkaz „Otevřít .ZFO“ v hlavní liště. Portál může sloužit jako prohlížeč i pro ZFO, které nepochází z právě přihlášené schránky.

Oficiální nápověda uvádí také externí aplikace pro práci se ZFO. Pokud ale nechcete instalovat další software, možnost načtení souboru přímo v klientském portálu je praktická cesta. U dlouhodobé archivace sledujte také platnost elektronické pečeti a časových razítek; portál u načtené zprávy umožňuje zobrazit informace o elektronické pečeti a u relevantních dokumentů řešit přerazítkování.

Jak si soubory v počítači uspořádat

Samotné stažení je jen první část archivace. Pokud máte více úředních zpráv, vytvořte si složku podle roku nebo agendy a soubory pojmenovávejte tak, abyste poznali jejich obsah bez otevírání. Neměňte však obsah ZFO souboru; u archivního originálu je důležité zachovat jeho integritu.

Praktická složka k jednomu případu může obsahovat ZFO zprávy, stažené originální přílohy, doručenku a případně pracovní kopie dokumentů. Zálohu důležitých dat uchovávejte i mimo jediný disk počítače.

Kontrola po stažení: máte opravdu všechno?

1. Otevřete složku, do které prohlížeč soubory uložil.
2. Zkontrolujte, že se stáhla každá potřebná příloha a že její velikost není nulová.
3. Otevřete běžnou přílohu, například PDF, a ověřte, že je čitelná.
4. Pokud archivujete celou zprávu, ověřte ZFO přes „Otevřít .ZFO“ v klientském portálu.
5. U důležitého doručování zkontrolujte, že máte uloženou i doručenku.
6. Pokud jste použili ZIP, rozbalte jej a ověřte, že obsahuje všechny očekávané přílohy.
7. Vytvořte záložní kopii důležitých souborů na jiném bezpečném úložišti.

Nejčastější chyby při ukládání datových zpráv

• Uložení pouze náhledu v prohlížeči. Náhled není totéž jako stažený soubor.
• Záměna přílohy za celou datovou zprávu. PDF příloha a ZFO zprávy mají jiný účel.
• Záměna doručenky za zprávu. Doručenka obsahuje informace o doručení, nikoli přílohy původní zprávy.
• Čekání příliš dlouho. Standardní zprávy v ISDS podléhají pravidlům automatického mazání.
• Pouze papírový tisk. Prostý tisk není ekvivalentem původního elektronického dokumentu.

Stručně: nejbezpečnější postup pro důležitou zprávu

Pokud potřebujete jen dokument pro běžnou práci, stáhněte přílohu pomocí odkazu „Stáhnout“. Je-li příloh více, využijte ZIP. U zprávy, kterou chcete archivovat jako celek, uchovejte ZFO a u důležitého doručení také doručenku. Nakonec soubory skutečně otevřete a zkontrolujte – teprve tím ověříte, že se uložení podařilo.

Nejdůležitější je neodkládat archivaci s představou, že datová schránka funguje jako trvalý e-mailový archiv. Pro dlouhodobé uchování používejte vlastní bezpečnou archivaci nebo službu určenou k dlouhodobému uchovávání.