Jak stáhnout zprávu z datové schránky: přílohy, ZIP i ZFO krok za krokem

Potřebujete si uložit rozhodnutí, výzvu nebo jiný dokument z datové schránky a nevíte, zda máte stáhnout přílohu, celou zprávu nebo soubor ZFO? Pro začátečníka je nejdůležitější rozlišit dvě věci: příloha je samotný dokument, například PDF nebo DOCX, zatímco datová zpráva zahrnuje také údaje o odesílateli, adresátovi a doručení. Pokud chcete jen číst nebo vytisknout dokument, většinou stačí stáhnout přílohu. Pokud chcete uchovat elektronický originál zprávy pro pozdější ověření, má smysl uložit celou zprávu ve formátu ZFO.

Postup níže vychází z aktuální oficiální nápovědy systému Datových schránek ověřené v září 2026. Rozhraní se může v detailech měnit, proto se řiďte především názvy funkcí v aktuálním portálu.

Co si připravit před stažením zprávy

Stačí zařízení s internetovým prohlížečem, přístup do své datové schránky a místo, kam chcete soubor uložit. Přihlásit se můžete způsobem, který běžně používáte. Pro samotné stažení není nutná speciální aplikace.

Je ale dobré předem vědět, co chcete získat:

• Jednu přílohu: například rozhodnutí v PDF, tabulku XLSX nebo jiný dokument.
• Všechny přílohy: pokud jich zpráva obsahuje více, portál je umí stáhnout společně jako ZIP.
• Celou datovou zprávu: pro uchování originálu včetně obálky a metadat je vhodný formát ZFO.
• Doručenku: samostatný doklad o událostech doručování; tu nezaměňujte s celou zprávou.

Oficiální nápověda Datových schránek popisuje práci s přílohami v části Přílohy doručené datové zprávy a práci s uloženými soubory ZFO v obecné nápovědě portálu.

Krok 1: Přihlaste se do Datových schránek

Otevřete oficiální portál na adrese mojedatovaschranka.cz a přihlaste se. Jakmile jste uvnitř, přejděte do části s přijatými zprávami, pokud chcete stáhnout dokument, který vám někdo poslal. U vlastní dříve odeslané zprávy postupujete obdobně přes seznam odeslaných zpráv.

Pokud máte více datových schránek nebo více rolí, zkontrolujte, že jste v té správné. Některé přílohy navíc nemusí být dostupné uživateli, který nemá oprávnění číst příslušný typ zprávy.

Krok 2: Otevřete zprávu, kterou chcete uložit

V seznamu přijatých zpráv vyberte konkrétní položku podle odesílatele, předmětu nebo data. Kliknutím otevřete detail zprávy, tedy obrazovku se základními údaji a seznamem příloh.

Pro začátečníka je užitečné zkontrolovat také ID zprávy a datum doručení, zvlášť pokud máte několik podobných písemností. Předejdete tím tomu, že si uložíte starší nebo jinou verzi dokumentu.

Krok 3: Stáhněte konkrétní přílohu

V detailu zprávy najděte sekci Přílohy. Oficiální nápověda uvádí, že kliknutí na název u běžných typů souborů, například PDF, může otevřít náhled přímo v portálu. Pokud chcete soubor uložit do počítače nebo mobilu, použijte odkaz nebo tlačítko Stáhnout u dané přílohy.

Prohlížeč soubor obvykle uloží do složky Stažené soubory, případně se zeptá, kam ho chcete uložit. U mobilu může být soubor dostupný v aplikaci Soubory nebo ve správci stažených souborů.

Má zpráva více příloh?

Nemusíte je stahovat jednu po druhé. Aktuální oficiální nápověda uvádí, že pokud zpráva obsahuje více souborů, lze přes Další možnosti použít funkci Stáhnout všechny přílohy v ZIP archivu. Výsledkem je jeden ZIP soubor, ze kterého později jednotlivé dokumenty rozbalíte.

To je praktické například u zprávy, která obsahuje rozhodnutí, přílohovou tabulku a doprovodný dokument. ZIP ale představuje jen balíček příloh; není totéž co originální datová zpráva.

Krok 4: Ověřte, že se soubor skutečně uložil a dá se otevřít

Po stažení otevřete složku se staženými soubory a zkontrolujte název, typ a velikost dokumentu. Pak soubor otevřete v odpovídající aplikaci. PDF lze obvykle otevřít přímo v prohlížeči nebo běžném PDF prohlížeči; kancelářské dokumenty potřebují kompatibilní aplikaci.

Pokud se místo dokumentu stáhl ZIP, nejprve ho rozbalte. Pokud se soubor neotevře, nestahujte hned náhodné programy z neznámých webů. Nejprve ověřte příponu souboru a použijte důvěryhodnou aplikaci pro daný formát.

Kdy nestačí příloha a je lepší uložit celou zprávu jako ZFO

ZFO je formát, ve kterém lze uchovat datovou zprávu jako elektronický celek. Oficiální nápověda jej popisuje jako podepsané XML ve formátu CAdES. Oproti samostatnému PDF nebo jiné příloze zachovává zprávu spolu s jejími daty a je vhodnější pro archivaci originálu.

Pokud je vaším cílem dlouhodobě uchovat průkazný elektronický originál, hledejte v detailu zprávy možnosti pro uložení celé zprávy, nikoli jen příloh. Přesný vzhled menu se může měnit, ale oficiální systém potvrzuje export celé zprávy do ZFO. Uložený ZFO soubor lze později načíst přímo v portálu přes položku Otevřít .ZFO. Portál při načtení kontroluje neporušenost zprávy a podmínky dlouhodobé průkaznosti.

Více k dlouhodobému uchování originálu uvádí oficiální přehled Možnosti dlouhodobého uchovávání datových zpráv.

Nezaměňujte ZFO zprávu a ZFO doručenku

Doručenka obsahuje informace o tom, kdy byla zpráva podána, dodána a doručena. Je důležitá například tehdy, když potřebujete doložit okamžik doručení. Není to však totéž co celá datová zpráva s jejími přílohami.

Oficiální nápověda výslovně uvádí, že podepsaná ZFO doručenka neobsahuje přílohy zprávy. Doručenku lze uložit samostatně v PDF nebo ZFO. Pokud tedy chcete archivovat důležitý úřední dokument, ukládejte minimálně samotnou přílohu a podle účelu také celou zprávu a případně doručenku.

Podrobnosti jsou v části Doručenky v oficiální nápovědě.

Proč je dobré zprávu stáhnout včas

Standardní datová schránka není automaticky trvalý archiv. Podle aktuální nápovědy se doručené datové zprávy bez služby Datový trezor standardně ukládají po dobu 90 dnů od doručení přihlášením; po uplynutí této doby jsou ze schránky automaticky odstraněny. U systémových zpráv platí odlišné pravidlo.

Pokud důležitý dokument potřebujete i za několik měsíců nebo let, nespoléhejte na to, že bude stále v běžném seznamu zpráv. Můžete ho uložit na svůj počítač nebo jiné médium, využít placený Datový trezor, případně bezplatný Archiv v Portálu občana. Oficiální Portál veřejné správy popisuje obě možnosti na stránce Archivace datových zpráv.

Časté chyby při stahování datové zprávy

1. Uložíte jen PDF a myslíte si, že máte celou datovou zprávu

PDF je obvykle jen příloha. Pro běžné přečtení nebo tisk to může být úplně dostačující, ale neobsahuje automaticky všechny informace, které jsou součástí originální datové zprávy.

2. Zaměníte náhled za stažení

Kliknutí na název PDF může otevřít náhled v portálu. Pokud chcete dokument uchovat mimo schránku, použijte přímo funkci Stáhnout a poté ověřte, že soubor existuje ve vašem zařízení.

3. Stáhnete ZIP a předpokládáte, že jde o ZFO

ZIP s více přílohami je jen archiv souborů přiložených ke zprávě. ZFO je formát celé elektronické zprávy. Oba soubory mají jiný účel.

4. Necháte důležité zprávy pouze ve schránce

Běžná zpráva může po uplynutí standardní doby uložení ze schránky zmizet. Důležité písemnosti proto archivujte včas.

5. Přejmenujete příponu souboru ručně

Změna názvu například z „.zfo“ na „.pdf“ nepřevede formát. Pokud potřebujete PDF, pracujte s PDF přílohou nebo použijte odpovídající oficiální postup. Příponu ZFO ponechte beze změny.

Jak otevřít ZFO, které už máte uložené

Nemusíte kvůli tomu hledat neznámou aplikaci na internetu. Klientský portál Datových schránek umí uloženou zprávu nebo doručenku ve formátu ZFO znovu načíst. V hlavní liště použijte položku Otevřít .ZFO a vyberte soubor uložený v zařízení. Oficiální nápověda potvrzuje, že takto lze otevřít i ZFO, které nepochází z právě přihlášené schránky.

Na Windows lze ZFO otevřít také některými externími aplikacemi, ale pro běžnou kontrolu je portál Datových schránek jednoduchá možnost bez nutnosti instalovat další software.

Rychlá kontrola: stáhli jste správnou věc?

Na závěr si položte tři otázky: otevře se stažený soubor bez chyby, odpovídá jeho název a obsah správné zprávě a potřebujete pouze dokument, nebo také originální zprávu a údaje o doručení? Pokud jste soubor fyzicky uložili mimo datovou schránku a zvolili formát podle svého účelu, je postup dokončen.