Jak používat MyAnalytics v Office 365 k lepší správě času při práci na dálku

Chcete-li používat Microsoft Analytics:

Spusťte MyAnalytics z Office.com.

Prohlédněte si své statistiky v oblastech Focus, Wellbeing, Network a Collaboration.

Práce z domova může být náročná, zvláště když je kolem vás celá domácnost. Efektivní time management je kritický, pokud chcete zvládnout svůj den a zároveň zachovat rozumnou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.

MyAnalytics od Microsoftu je méně známým členem rodiny Office 365. MyAnalytics může poskytnout informace, které vám pomohou pochopit, jak trávíte čas. Sleduje vaši aktivitu a zapojení v jiných aplikacích Office 365 a poté analyzuje, jak můžete zlepšit své zaměření, pohodu, vytváření sítí a spolupráci.

MyAnalytics není k dispozici ve všech plánech Office 365 a může být deaktivován správcem. Pokud je k dispozici, zobrazí se ve spouštěči aplikací na webu Office.com (možná bude nutné nejprve kliknout na „Všechny aplikace“).

Domovská stránka MyAnalytics rozděluje vaše aktuální statistiky do čtyř hlavních sekcí aplikace: Focus, Wellbeing, Network a Collaboration. Maximalizací své efektivity ve všech čtyřech oblastech můžete zvýšit svou šanci na produktivní práci a přitom si na konci dne stále odpočinout a odpočinout si.

Zaměřit se

Sekce Zaměření posuzuje, kolik času se během dne věnujete. Doba soustředění se vztahuje k době bez rozptylování, ve které hluboce pracujete s maximální produktivitou.

MyAnalytics identifikuje vaše časová období soustředění podle toho, kolik času jste měli v kalendáři, mínus vaše období „Spolupráce“. Spolupráce se počítá jako jakýkoli hovor, který odešlete, odeslaný e-mail nebo schůzka, které se účastníte. Události ve vašem kalendáři bez účastníků se za spolupráci nepovažují.

MyAnalytics zobrazuje sloupcový graf znázorňující, kolik času jste věnovali soustředění za poslední měsíc. Pokud zelené pruhy nejsou dostatečně vysoké, možná trávíte nadměrný čas řešením rušivých vlivů. MyAnalytics vám může pomoci tím, že do vašeho kalendáře automaticky naplánuje 1–2hodinový časový úsek pro zaměření, čímž zajistíte, že budete mít prostor, který potřebujete k práci.

Pohoda

Pohoda považuje váš život mimo práci. Oznámení v reálném čase jsou jedním z charakteristických rysů digitálního věku, ale mohou být také jednou z největších hrozeb pro volný čas.

MyAnalytics ukazuje, jak často mimo pracovní dobu spadáte do přesčasů nebo odpovídáte na pracovní e-mail. Dokončení jakékoli „významné činnosti“ po práci nebo o víkendu způsobí, že ztratíte jeden ze svých „klidných dnů“.

Pravidelná práce přesčas nebo kontrola pracovních upozornění může být hlavním přispěvatelem ke stresu a syndromu vyhoření. MyAnalytics vám může pomoci vizualizovat množství času navíc, které věnujete, což vám může poskytnout jasnější obrázek o tom, jak si udržujete rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.

Síť

Obrazovka Síť ukazuje, jak komunikujete s ostatními lidmi, ať už uvnitř vaší organizace nebo externě. Můžete vidět svůj vztah ke kontaktům, kolik času s nimi trávíte spoluprací a kolik lidí je aktivních ve vaší síti.

To je užitečné zejména pro obchodníky, kde velikost sítě může přímo odpovídat prodejnímu úspěchu. V širším měřítku vám pomůže identifikovat, s kým mluvíte, což je zvláště důležité, pokud jste vedoucí týmu. Pokud člen týmu nebyl v poslední době aktivní ve vaší síti, možná je čas poslat přátelskou zprávu, abyste viděli, jak postupuje.

Spolupráce

Spolupráce je poslední částí. Umožňuje vám zjistit, kolik času trávíte na schůzkách, telefonováním nebo odpovídáním na e-maily.

MyAnalytics sleduje počet hovorů, e-mailů a zpráv, kterých jste se za poslední měsíc zúčastnili. Tyto poznatky pak můžete použít ke změření toho, jakou část dne strávíte spoluprací s ostatními.

Důsledky těchto statistik budou pravděpodobně záviset na vaší roli ve vaší organizaci. Prodejce nebo vedoucí pracovník může trávit většinu svého času spoluprací s jinými jednotlivci, zatímco od spisovatele, designéra nebo vývojáře lze očekávat, že využije více času na soustředění. Vždy pamatujte na to, že „ideální“ hodnoty pro jednoho jednotlivce mohou pro jiného vypadat radikálně jinak.

Analýza vašich pracovních vzorců

Pokud se potýkáte s prací na dálku, začněte přemýšlením o tom, jak trávíte svůj den. Poté se přihlaste do MyAnalytics a podívejte se na její zprávy. Možná zjistíte, že několik malých změn, jako je omezení času, který strávíte v e-mailech, bude znamenat velký rozdíl ve zvýšení množství práce, kterou uděláte.

Sekce MyAnalytics jsou ze své podstaty propojené a je důležité mezi nimi najít rovnováhu. Chcete-li maximalizovat statistiky Focusu, budete pravděpodobně potřebovat snížení Collaboration; je však nerealistické zcela vyřadit Collaboration.

Místo toho zkuste zvážit – s pomocí MyAnalytics –, kolik času na spolupráci je nutné. Jednou snadnou opravou může být vyčlenění „mezních hodin“ (například před obědem nebo po obědě) na odpovídání na e-maily, což vám poskytne delší čas na blokování produktivity ráno nebo odpoledne.