Jak poslat zprávu přes datovou schránku: aktuální postup krok za krokem

Od 27. srpna 2026 se k Datovým schránkám přihlašuje přes doménu datovka.gov.cz. Digitální a informační agentura dokončila přesměrování na novou adresu, takže starší návody s jinou přihlašovací adresou mohou být matoucí. Samotné odeslání zprávy se ale zásadně nezměnilo: portál stále vede uživatele přes výběr adresáta, náležitosti zprávy a její obsah. Aktuální vstupní stránku najdete na oficiálním portálu Datové schránky.

Co si připravit před odesláním

Než začnete, připravte si dokument, který chcete odeslat, a pokud možno také přesný název nebo ID datové schránky příjemce. U úřadů bývá vhodné zkontrolovat identitu adresáta ještě na jeho oficiálním webu, zejména pokud existuje více podobně pojmenovaných institucí.

Datová schránka je určena k prokazatelné elektronické komunikaci. Podle Digitální a informační agentury má úkon provedený datovou schránkou stejné právní účinky jako listinný dokument s podpisem, takže ve většině běžných případů není potřeba dokument ještě samostatně opatřovat elektronickým podpisem. Existují však situace, kdy zvláštní právní předpis nebo konkrétní typ podání stanoví další požadavky. Pokud posíláte podání s významnými právními následky, ověřte podmínky přímo u příslušného úřadu. Základní vysvětlení je na stránce DIA – informace k datovým schránkám.

Jak poslat zprávu přes datovou schránku

Oficiální nápověda rozděluje vytvoření nové datové zprávy do tří částí: Adresát, Náležitosti zprávy a Obsah zprávy. Prakticky se vyplatí postupovat takto.

1. Přihlaste se na datovka.gov.cz

Otevřete datovka.gov.cz a zvolte dostupný způsob přihlášení. Portál podporuje například Identitu občana, Mobilní klíč eGovernmentu a přihlášení jménem a heslem; podle nastavení účtu mohou být dostupné i další možnosti.

Pokud máte přístup k více účtům nebo více datovým schránkám, před psaním zprávy si zkontrolujte, ze které schránky právě jednáte. To je důležité například tehdy, když stejná osoba používá soukromou schránku a zároveň schránku podnikající fyzické osoby nebo firmy.

2. Zvolte „Napsat zprávu“

Po přihlášení otevřete funkci NAPSAT ZPRÁVU. Oficiální nápověda uvádí, že se tím otevře průvodce pro vytvoření nové datové zprávy. Rozpracovanou zprávu lze v průběhu přípravy uložit a později se k ní vrátit, což je užitečné u složitějších podání.

Popis aktuálního tříkrokového průvodce je v oficiální nápovědě k sestavení a odeslání zprávy.

3. Vyberte správného adresáta

V prvním kroku vyhledejte datovou schránku příjemce. U úřadu můžete vyhledávat podle názvu a v řadě případů také podle dalších identifikačních údajů. Pokud přesné ID schránky znáte z důvěryhodného zdroje, použijte ho – tím výrazně snížíte riziko záměny.

Před pokračováním zkontrolujte celý název instituce nebo osoby. Nestačí, že název „vypadá správně“. Například finanční, městské nebo jiné správní orgány mohou mít více pracovišť a více datových schránek.

4. Vyplňte náležitosti zprávy

Ve druhém kroku doplňte údaje obálky zprávy. Rozsah polí se může lišit podle typu komunikace a adresáta. Prakticky je vhodné vyplnit předmět tak, aby příjemce okamžitě poznal, čeho se podání týká, například „Doplnění podkladů – číslo jednací XY“ nebo „Žádost o poskytnutí informace“.

Pokud máte od úřadu přidělené číslo jednací, spisovou značku nebo jiný identifikátor, uveďte jej do příslušného pole, pokud je k dispozici, případně do názvu nebo obsahu dokumentu. Pomáhá to správnému přiřazení dokumentu na straně příjemce.

5. Připojte dokument nebo vytvořte textovou přílohu

Ve třetím kroku připojíte obsah. Datová zpráva musí podle aktuální nápovědy obsahovat alespoň jednu přílohu. Portál umožňuje také napsat jednoduchou textovou zprávu přímo v rozhraní; systém ji převede na PDF soubor nazvaný „textová zpráva.PDF“. Tato možnost se hodí například na mobilu, když nepotřebujete připravovat samostatný dokument.

Součet připojených příloh nesmí u jedné datové zprávy přesáhnout 100 MB. Portál podporuje řadu běžných formátů včetně PDF, DOCX, XLSX, JPG, PNG, XML, ZIP a dalších. Systém kontroluje nejen příponu, ale také skutečný obsah souboru, takže pouhé přejmenování nepodporovaného souboru na jinou příponu nepomůže. Aktuální seznam formátů a omezení je na stránce Sestavení přílohy – oficiální nápověda ISDS.

U ZIP a ASiC archivů platí dodatečná omezení, například na vnořování a strukturu obsahu. Pokud portál přílohu odmítne, řiďte se chybovou hláškou a nepokoušejte se omezení obcházet.

6. Před odesláním všechno zkontrolujte

Nejdůležitější kontrola je jednoduchá: správný odesílatel, správný adresát, správné přílohy. Otevřete si přiložený soubor ještě před odesláním a ověřte, že jde skutečně o finální verzi a ne například o pracovní koncept, prázdný formulář nebo dokument s citlivými údaji určenými jiné instituci.

Pokud posíláte podání s pevnou lhůtou, nespoléhejte na to, že kontrolu provedete až později. Po odeslání již zprávu nelze běžným způsobem stáhnout zpět z cizí datové schránky.

7. Klikněte na „Odeslat zprávu“

Hotovou datovou zprávu odešlete tlačítkem ODESLAT ZPRÁVU. Po úspěšném odeslání portál zobrazí potvrzení a zpráva se objeví mezi odeslanými. Oficiální postup odeslání popisuje nápověda k odeslání sestavené datové zprávy.

Komunikace s orgány veřejné moci prostřednictvím datové schránky je běžně zdarma. Pokud však používáte soukromoprávní Poštovní datovou zprávu mezi subjekty mimo běžnou komunikaci s úřady, mohou se uplatnit jiné podmínky a poplatky. Portál před odesláním placené zprávy zobrazuje informaci o ceně.

Jak ověřit, že byla zpráva opravdu doručena

Samotné hlášení „zpráva byla odeslána“ není totéž jako pozdější informace o doručení. Po odeslání otevřete sekci Odeslané zprávy a vyberte konkrétní zprávu. V detailu můžete sledovat údaje o dodání a doručení a otevřít doručenku.

Oficiální nápověda rozlišuje stav Dodáno, kdy byla zpráva vložena do datové schránky adresáta, a stav Doručeno, kdy nastaly právní účinky doručení podle příslušných pravidel. U některých zpráv může dojít k doručení přihlášením adresáta, u jiných po uplynutí zákonné lhůty. Podrobnosti jsou v oficiální nápovědě k doručenkám.

Pro důležité podání si uložte doručenku a případně také samotnou zprávu v podporovaném exportním formátu. To je užitečné při pozdějším dokazování, co bylo odesláno, komu a kdy.

Nejčastější problémy při odesílání

Co je v roce 2026 nové a co zůstává stejné

Nejviditelnější aktuální změnou je nová jednotná adresa datovka.gov.cz, na kterou bylo finální přesměrování dokončeno 27. srpna 2026. To je důležité hlavně při používání starších návodů, záložek v prohlížeči nebo odkazů uložených v dokumentech.

Jádro odesílání však zůstává stejné: vybrat adresáta, vyplnit náležitosti, připojit obsah a zprávu odeslat. Limit velkoobjemové datové zprávy 100 MB je v systému zaveden od roku 2024 a aktuální nápověda ho nadále uvádí. Pro běžného uživatele tedy není potřeba učit se nový mechanismus odesílání – je důležitější používat aktuální doménu a před odesláním pečlivě zkontrolovat adresáta i přílohy.

Krátký kontrolní seznam před kliknutím na Odeslat

• Jste přihlášeni do správné datové schránky.
• Adresát odpovídá instituci nebo osobě, které chcete dokument poslat.
• Předmět jasně popisuje účel podání.
• Příloha je finální, čitelná a patří správnému příjemci.
• Součet příloh nepřekračuje povolený limit.
• Po odeslání zkontrolujete Odeslané zprávy a doručenku.

Pokud si nejste jistí technickou funkcí portálu, použijte oficiální nápovědu Datových schránek. U právně významných podání je navíc rozumné ověřit požadavky konkrétního úřadu, protože technické odeslání datové zprávy samo o sobě neříká, zda jste splnili všechny obsahové podmínky daného řízení.