Jak automaticky odstranit staré e-maily v Gmailu

Správa e-mailu může být těžká věc. V pracovním prostředí je nutné udržovat uspořádanou doručenou poštu, aby byla zachována efektivita. Přeplněná e-mailová schránka může být poměrně velkou bolestí, zvláště když jste nuceni procházet horami starších e-mailů, které už možná nepotřebujete. Kdysi mohly tyto starší e-maily sloužit svému účelu, ale od té doby se staly dalšími překážkami při hledání konkrétního e-mailu. Doručená pošta plná nevyžádané pošty vám může skutečně ubrat na možnosti spravovat vaši e-mailovou knihovnu, a přestože existuje mnoho způsobů, jak zabránit tomu, aby se vaše e-maily dostaly na další seznamy nevyžádané pošty – doporučujeme posílat e-maily anonymně – stále musíte vymazat staré spamy, které si našly cestu do vaší doručené pošty.

Abyste se vyhnuli spoustě času, nedoporučoval bych pokoušet se ručně mazat všechny vaše starší e-maily. Místo toho se díky pomoci filtrů budete moci těchto e-mailů zbavit mnohem rychleji. Vytvořením filtru můžete odstranit staré zprávy na základě zadaného časového rámce. Jediný problém s používáním filtrů vidím v tom, že se vztahují pouze na nově přijaté zprávy. V budoucnu můžete použít filtry, abyste zajistili, že k nahromadění nedojde podruhé, ale co teď s těmi e-maily, které zaplňují vaši doručenou poštu?

Automatické mazání starých e-mailů v Gmailu

Existuje několik věcí, do kterých byste se měli ponořit, pokud jde o to, jak se zbavit těch starších, již nepotřebných e-mailů, které trápí vaši schránku Gmailu. Ukážu vám, jak nastavit vaše filtry, použít je pro budoucí použití a zbavit se všech současných starých e-mailů pomocí doplňku Gmail, Email Studio .

Nastavení filtrů

Nejprve si nastavíme filtry .

Začít:

1. Přihlaste se ke svému účtu Gmail pomocí požadovaných přihlašovacích údajů.
2. Najděte ikonu ozubeného kola . Toto je nabídka Nastavení Gmailu a najdete ji v pravém horním rohu okna. Klikněte na tuto ikonu a poté z rozbalovací nabídky vyberte Nastavení .
3. Klikněte na kartu Filtry a poté klikněte na Vytvořit nový filtr .
4. Do pole Obsahuje slova zadejte následující – starší_než:x , kde „x“ je časový rámec zpráv, které chcete smazat. Bude to číslo následované písmenem. Následující písmena se budou týkat časového rámce. Budete muset použít „d“ pro dny, „w“ pro týdny a „m“ pro měsíce. Příkladem by bylo starší_než:3d, pokud byste chtěli smazat e-maily starší než tři dny.
5. Dále klikněte na tlačítko Vytvořit filtr s tímto vyhledáváním .
6. Kliknutím na políčka Vymazat a Použít filtr zaškrtněte políčka.
7. Nakonec klikněte na Vytvořit filtr a uvidíte, jak se všechny vaše starší e-maily podle právě nastaveného data přesunou z doručené pošty do složky koše.

Když jsou zprávy v Gmailu smazány, nezmizí okamžitě. Místo toho je najdete ve složce Koš. To znamená, že tyto e-maily se budou stále započítávat do vaší celkové datové kapacity. Chcete-li se jich zbavit úplně, můžete buď počkat, až je Gmail po 30 dnech automaticky smaže, nebo je smazat všechny nyní sami. Chcete-li to provést, klikněte na složku Koš a poté klikněte na odkaz Vysypat koš nyní .

Filtr pro budoucí smazání (opětovná aplikace)

Titulek tohoto článku se zabývá automatickým mazáním. Filtry bohužel nelze spouštět automaticky. Budete se muset vrátit a znovu použít filtr na vaši aktuální doručenou poštu.

Postup opětovného použití filtru:

1. Vraťte se zpět do Nastavení kliknutím na ikonu ozubeného kolečka v pravém horním rohu okna Gmailu a výběrem Nastavení z rozbalovací nabídky.
2. Klepněte na kartu Filtry .
3. Protože jste již filtr vytvořili dříve, můžete nyní kliknout na Upravit , které se nachází vedle daného filtru. Pokud jste dříve vytvořili více filtrů, můžete snadno najít ten, který chcete, protože se zobrazí kritéria pro každý filtr.
4. Klikněte na Pokračovat v části, která se zobrazí s vašimi kritérii vyhledávání. Bude to obrazovka podobná té, která se objevila, když jste nastavili původní filtr.
5. Znovu zaškrtněte políčko vedle možnosti Použít filtr také na .
6. Tentokrát pro aktivaci filtru klikněte na Aktualizovat filtr . Všechny vaše starší e-maily nastavené na zadaný časový rámec budou nyní přesunuty do složky Koš .

Email Studio

Email Studio přichází s šikovnou funkcí, která automaticky odstraní všechny vaše starší e-maily od určitého odesílatele nebo e-maily umístěné v konkrétní složce. Vestavěná funkce Auto-Purge vám pomůže udržet vaši poštovní schránku Gmail mnohem organizovanější, což povede k efektivnějšímu pracovnímu prostředí.

Pomocí aplikace Email Studio můžete archivovat a použít „Označit jako přečtené“ na všechny e-maily aktuálně ve vaší doručené poště, které tam byly déle než tři měsíce. Umožňuje také trvale odstranit všechny e-maily ze složek Koš a Spam automaticky po dvou dnech. Jako další bonus navíc funkce Auto-Purge obsahuje funkci odhlášení e-mailu, která vám může pomoci snadno odstranit vaši e-mailovou adresu z jakéhokoli z těchto otravných seznamů příjemců newsletterů. Doplněk je také schopen mnohem více, ale mám pocit, že již zmíněné zdůrazňují přesně to, co pro tento článek potřebujeme.

Základní balíček je zdarma k použití, ale pro maximální využití produktu je nabízena prémiová verze za roční cenu 29 USD. Upgrade vám umožní vytvořit několik sad pravidel čištění a zahrnuje plánovač e-mailů, přeposílání a automatickou odpověď.

Nastavte a povolte automatické čištění v Gmailu

Je zřejmé, že první věc, kterou budete muset udělat, je stáhnout a nainstalovat doplněk Email Studio . Jakmile toho dosáhnete, uvidíte ikonu Email Studio na pravém postranním panelu, když otevřete kteroukoli z vašich e-mailových zpráv Gmail.

Chcete-li jej použít:

1. Otevřete doplněk Email Studio a přihlaste se pomocí svého účtu Gmail.
2. Zobrazí se seznam možností. Z těchto možností vyberte nástroj Vyčištění e-mailu .
3. Poté klikněte na Přidat nové pravidlo , abyste vytvořili pravidlo (něco jako to, co jste udělali s Filtry ) .
4. Nastavení pravidla má dvě části – budete muset zadat podmínku a poté akci. Myslete na „příčinu a následek“. Akce se spustí, jakmile bude splněna zadaná podmínka.
5. Chcete-li nastavit podmínku, budete moci v Gmailu použít pokročilé parametry vyhledávání, jako je newer_than nebo has:attachment nebo větší_než . Použijte je, abyste našli přesnou shodu s e-maily Gmail, které chcete archivovat , odeslat do koše nebo přemístit do jiné složky.
6. Po vytvoření pravidla klikněte na tlačítko Uložit . Email Studio bude nyní fungovat na pozadí a každou hodinu bude provádět kontrolu běhu a provádět zadanou akci, když e-mail splňuje podmínky s ním spojené. Nebudete muset dělat vůbec nic ručně.