Věci, které potřebujete vědět, než si najmete virtuální asistentku

Možná jste už slyšeli o virtuálních asistentech. Navzdory tomu, jak často se název pozice používá, jen velmi málo lidí ví, co virtuální asistent je nebo dělá. Mohlo by to být něco, na co byste se měli podívat, pokud se cítíte trochu zavaleni administrativními aspekty svého podnikání, pokud víte, že daňové období by bylo nekonečně jednodušší, kdybyste si celý den vedli lepší záznamy, ale nemáte čas nebo pokud vám e-maily a interakce se zákazníky zabírají tolik času, že se nemůžete dostat ke skutečné práci, kterou musíte dělat.

Následující text prozkoumá několik věcí, které musíte o virtuálních asistentech pochopit, než se rozhodnete si nějakého najmout. Asistenti samozřejmě dokážou pomoci s nekonečným množstvím věcí. Během náborového procesu se nezapomeňte zeptat asistentů nebo agentur, co by vám mohli navrhnout vzhledem k tomu, co vědí o vaší firmě. Možná vám bude odhaleno několik skvělých nápadů na zefektivnění.

Obsah

• 1 Co je virtuální asistentka?
• 2 Ujasněte si povinnosti
• 3 Udělejte z komunikace prioritu

Co je virtuální asistentka?

Stručně řečeno, virtuální asistent je administrativní asistent, který podporuje vaši společnost na dálku. Možná jste je slyšeli nazývat online sekretářky (ale nepoužívejte tento termín, pokud to nedělají, protože to vypadá trochu zastarale) nebo online asistenti. Dělají veškerou práci, kterou dělá tradiční sekretářka, ale nevyžadují žádný prostor ve vaší kanceláři nebo dílně.

Některé agentury vám umožňují najmout si virtuálního asistenta podle potřeby, pokud potřebujete pomoc někdy, a ostatní ne. Jednou z největších výhod virtuálních asistentů je, že mohou výrazně zkrátit dobu odezvy vašich zákazníků – v dnešním okamžitém digitálním světě může doba odezvy způsobit nebo zničit podnikání.

Ujasněte si povinnosti

Bez ohledu na to, na jakou pozici najímáte, pokud je to na dálku, musíte mít jasný přehled různých povinností, které očekáváte. Virtuální práce není jako práce v kanceláři; nebudete moci vidět svého zaměstnance; budete moci pouze zkontrolovat, zda byly věci provedeny nebo ne a jak dobře.

Jasné povinnosti vám a vašim budoucím zaměstnancům pomohou lépe se dohodnout na ceně virtuální asistentky předem. Také si všichni uvědomí, jaké povinnosti jsou jejich a které patří někomu jinému.

Udělejte z komunikace prioritu

Podobně jako ve výše uvedeném bodě, pokud zaměstnanec pracuje virtuálně, chcete mít jistotu, že jste nastavili jasné komunikační linky, aby se v doručené poště nic neztratilo. Mnoho lidí, když poprvé začnou pracovat se vzdálenými kolegy, zkouší příliš mnoho forem zasílání zpráv – budou mít sdílený dokument, který si každý aktualizuje, chytrou aplikaci (nebo dvě), firemní e-mail, telefonní čísla, přibližovací hovory… atd.

Vyberte si jeden nebo dva způsoby komunikace a držte se jich. Vzhledem k příliš velkému množství míst, kde lze kontrolovat zprávy nebo aktualizace, všichni zúčastnění riskují, že jim něco důležitého unikne.

Výše uvedené body by vám měly pomoci nasměrovat vás správným směrem, pokud jde o najímání virtuálního asistenta. Je důležité si uvědomit, že i když je zaměstnanec vzdálený, stále jste ze zákona povinni zajistit, aby jeho pracovní prostředí bylo bezpečné a splňovalo zdravotní normy. Možná budete muset zahrnout školení o správném nastavení domácí kanceláře, mimo jiné, abyste se ujistili, že jste provedli náležitou péči.