Jak začít se seznamy Microsoft

Microsoft Lists je nejnovějším přírůstkem do stabilní aplikace Microsoft 365. I když vás název může svádět k tomu, abyste jej odepsali jako další iteraci Úkolů Outlooku, Úkolů nebo Plánovače, Seznamy jsou ve skutečnosti jedinečnou nabídkou, která je blíže Excelu než kterákoli z výše uvedených.

Seznamy využívající SharePoint a přístupné přes webové rozhraní lze považovat za pokus Microsoftu replikovat nízkokódová řešení, jako je Airtable . Podobá se více „aplikacím“ než tabulkovému procesoru a zároveň poskytuje uživatelům mnohem větší kontrolu než běžná aplikace se seznamy, jako je To-Do nebo její předchůdce Wunderlist.

Sílu Lists skutečně oceníte pouze tím, že ji uvidíte v akci. Za předpokladu, že máte platné předplatné, aplikace se zobrazí v šuplíku aplikace Office 365 – má pestrobarevnou ikonu s teplou paletou.

Začněte kliknutím na výrazné tlačítko „Nový seznam“. Vyplatí se věnovat chvíli náhledu výchozích šablon, protože ilustrují způsob, jakým mají být seznamy používány.

Vezměte si například výchozí nástroj pro sledování problémů. Využívá rozložení založené na mřížce, které je někde mezi tabulkovým procesorem a běžnou aplikací pro výpisy. Dále je tu Asset Manager, který je ještě vizuálnější – obsahuje obrázky a řadu barevných informačních čipů.

Nový seznam můžete spustit ze šablony kliknutím na „Použít šablonu“. Můžete také vytvořit seznam od začátku, což bude vyžadovat použití rozhraní ve stylu SharePointu k nastavení vlastních polí. Je možné importovat i excelovou tabulku, čímž se dále zmenšuje propast mezi seznamy a konvenčními desktopovými aplikacemi.

Ať už svůj seznam vytvoříte jakkoli, budete mu muset dát název, popis, barvu a ikonu. Po nastavení se otevře seznam s prázdným slate.

Údaje můžete přidat kliknutím na tlačítko „Nový“ v levém horním rohu. Zobrazí se formulář, který vám umožní přidat novou položku do seznamu. Pole ve formuláři budou odpovídat polím nakonfigurovaným v seznamu.

Když provádíte více doplňků najednou, můžete přepnout do zobrazení mřížky z levého horního rohu. Tím se vše na obrazovce změní na upravitelné pole, velmi podobné tabulce. Pomocí tohoto rozhraní můžete rychle spravovat data ve svém seznamu.

Svá data můžete exportovat do excelové tabulky pomocí tlačítka na horním panelu nástrojů. Další možností je nechat si zasílat upozornění e-mailem nebo SMS při každé změně údajů v seznamu – klikněte na ikonu tří teček ("...") nahoře a poté na "Upozornit mě". Dialog, který se zobrazí, vám poskytne komplexní možnosti, které vám umožní vybrat si, na co budete upozorněni a kdy a kam budou upozornění doručována.

Tím je naše první prohlídka seznamů dokončena. V budoucích článcích se podíváme na vytváření a úpravy seznamů, správu dat v seznamech a prozkoumáme různé možnosti zobrazení dostupné v aplikaci. Za zmínku také stojí, že Lists lze integrovat do mnoha dalších nástrojů společnosti Microsoft, včetně Power Apps, Automate a Microsoft Teams, což vám umožní používat službu jako centrální úložiště vašich informací.