Jak přidat sledování změn do nabídky pásu karet aplikace Excel

Po nedávných aktualizacích softwaru pro určité verze aplikace Microsoft Excel v létě 2017 společnost Microsoft přidělila sledování změn jako starší funkci. Pro usnadnění použití jej můžete přidat na panel nástrojů Rychlý přístup a sledovat každý soubor. Případně můžete přidat pás karet Excel vytvořením nové skupiny a přidat ji do této nové skupiny.

Stejně jako u aplikace Word aktualizoval Microsoft svůj program zahrnutím nové funkce spoluvytváření, aby umožnil sdílení sešitů online a historii změn mezi spolupracovníky, vrstevníky, přáteli, rodinou atd. Sdílené sešity byly navrženy tak, aby uživatelům umožňovaly přistupovat a upravovat společně, jakmile obdrží schválení.

Řekněme, že jste například požádali někoho o korekturu nebo spolupráci na projektu Excel s vámi. Je to docela přímočarý mechanismus, protože Excel vám virtuálně umožňuje označovat pravopisné chyby (a má kontrolu pravopisu), vkládat komentáře na okraj atd. elektronicky a relativně podobně jako v dokumentu Word.

Jedinou výjimkou, kterou je třeba vzít na vědomí, je, že Excel zvýrazní změněné buňky, zatímco ve Wordu zaznamenáte změny slov a vět. Než však začneme, je třeba vzít v úvahu dvě věci.

Pokud váš list aplikace Excel obsahuje tabulku, funkce Sledování změn odmítne pracovat v tabulce. Chcete-li povolit použití, budete muset v sešitech povolit „ Sledovat změny “ tak, že nejprve vyberete již existující tabulku, poté vyberete „ Záložka Návrh “ a poté zvolíte „ Převést na rozsah “. Pokud potřebujete úpravy od jiných uživatelů, sešity budou muset být sdíleny ve vzájemně dostupném umístění.

Vzhledem k tomu, že se verze liší s ohledem na úroveň aktualizací, nemusí být možné tuto funkci zobrazit na výchozím pásu karet. Ale nebojte se. Jednoduše sami přidejte tlačítko „ Sledovat změny “ do nabídky pásu karet podle následujících kroků:

V nabídce pásu karet klikněte pravým tlačítkem myši prakticky kamkoli a vyberte vyskakovací možnost „ Přizpůsobit pás karet “.

V dialogovém okně „ Přizpůsobit pás karet “ přetáhněte myš na cestu „ Vybrat příkazy z “ v pravém panelu: měla by se objevit „ rozbalovací nabídka/seznam “, ze které budete muset vybrat buď „ Všechny příkazy “ nebo možnost „ Příkazy nejsou na pásu karet “.

Z paralelního příkazu „ Přizpůsobit pás karet “ vstoupíte do rozbalovací nabídky. To samo o sobě by mělo být již ve výchozím režimu nastaveno na „ Main Tabs “ (tj. rolovací seznam umístěný pod ním by měl předem zobrazovat hlavní karty). Po tomto ověření klikněte v seznamu na znaménko + umístěné vedle „ Recenze “ a pokračujte kliknutím na volbu „Nová skupina“ pod seznamem. Výsledkem bude přidání nové skupiny do sekce „ Recenze “.

Poté, chcete-li tuto nově vytvořenou skupinu přejmenovat, jednoduše klikněte pravým tlačítkem myši na řádek „ Nová skupina “, změňte ji na to, jak ji chcete pojmenovat, a pokud si to přejete, můžete dokonce přidat ikonu. Pro názornost to změníme na „ Sledovat změny “. (Excel sám za vaše jméno přidá štítek „ Vlastní “, pouze pokud jde o tento seznam.) Pokud na „ Skupinu XYZ “ kliknete a přetáhnete ji , můžete ji přemístit do jiné oblasti v seznamu recenzí.

Jakmile budete mít zvýrazněnou skupinu sledování změn, pokračujte výběrem dvou příkazů ze seznamu příkazů dostupného na levé straně:

• " Zvýraznit změny "
• " Přijmout/odmítnout změny "

Chcete-li přesunout každý z příkazů do skupiny, musíte kliknout na tlačítko „ Přidat “.

Všimnete si, že jakmile je Nová skupina nyní na pásu karet. Dále musíte:

Stiskněte příkaz „ Zvýraznit změny “.

Zobrazí se „ Sledovat změny při úpravách “, klikněte myší a zkontrolujte jej. Opakujte pro „ Zvýraznění změn na obrazovce “.

Pro dokončení klikněte na „ OK “.

Po dokončení těchto úkolů bude každá změna provedená v požadované excelové tabulce sledována a zvýrazněna pomocí jedinečného indikátoru modrého ohraničení a v levém horním rohu malého modrého trojúhelníku, který se objeví v upravených buňkách. Program dále vyhovuje uživatelské přívětivosti a přiděluje jinou barvu pro identifikaci použití platformy pro více uživatelů.

Pokud navíc najedete kurzorem myši na již upravenou buňku, získáte přístup k následujícímu:

• datum
• Autor
• Čas, kdy byl změněn doc
• Vyskakovací souhrn sledovaných změn ke kontrole před přijetím trvale provedených revizí.

Měli byste si uvědomit, že pouze nejnovější změny budou archivovány a uvedeny v tomto vyskakovacím souhrnu.

Nyní, poté, co každý potenciální redaktor/účastník dokončí svou část, můžete přejít k přijetí/odmítnutí navrhované změny části úkolu.

• Klikněte na „ Review “ v horní části nabídky „ Ribbon “ a klikněte na příkaz „ Accept/Reject “.
• Jakmile vyskakovací okno aplikace Excel znovu potvrdí funkci příkazu „ Uložit sešit “, klikněte na „ OK “.
• Excel označí původní upravenou buňku a současně vedle tohoto zvýraznění zobrazí dialogové okno Vybrat změny pro „ Přijmout nebo odmítnout “.
• Budete informováni o všech aktuálních změnách provedených v zobrazeném seznamu. Z výše uvedeného si můžete vybrat preferovanou upravenou verzi nebo můžete zůstat u původní. Vyberte si, co vám dává smysl. Jakmile se rozhodnete, klikněte na „ Přijmout “ a vyberte ze seznamu nejlepší verzi.
  Pokud však máte pocit, že žádná z uvedených verzí není podle vašich představ, opakujte proces, ale nahraďte jej kliknutím na možnost „ Odmítnout “. Po rozhodnutí se po tomto příkazu kurzor automaticky přesune na další upravenou buňku pro další zpracování.
• Pokud se změna, pro kterou se rozhodnete, musí provést celou tabulku (například všechny ampersandy se změní na určitý formát), klikněte na tlačítko „ Přijmout vše “. Pomocí tohoto příkazu jsou všechny vybrané úpravy v daném okamžiku opraveny a přijaty.
• Nyní se možná budete chtít vrátit k vypnutí funkce „ Sledování změn “. Chcete-li tak učinit, vraťte se do skupiny „ Review Group “ a přejděte ke skupině „ Track Changes “. Klikněte na „ Zvýraznit změny “ a jednoduše zrušte zaškrtnutí dříve zaškrtnutého políčka „ Sledovat změny při úpravách... “