Quan estàs en el negoci, gestionar documents de vegades pot ser el mal de la teva existència. Des de fitxers grans fins a innombrables correus electrònics, haver de treballar amb tanta informació pot ser difícil de gestionar, sobretot quan teniu terminis que us volen des de totes direccions diferents.
El problema és que hi ha tantes eines al mercat que prometen ajudar-vos però que fan més mal que bé. Aquí teniu algunes maneres senzilles d'ajudar a reduir els nivells d'estrès i estalviar diners gestionant els vostres documents de manera eficaç.
Continguts
Beneficis d'una gestió documental eficient
Programar, gestionar i fins i tot organitzar tasques o documents és molta feina. Hi ha nombrosos proveïdors de serveis que poden treure'l del vostre plat, però quins són els avantatges d'utilitzar una gestió documental eficient?
Quins són alguns passos senzills per ajudar-vos a gestionar millor els vostres documents?
La gestió de documents no és una tasca fàcil. Amb l'arribada d'Internet, ara tenim una gran quantitat d'informació i una gran quantitat de comunicació a la nostra disposició. Tot està en línia, des de baixar pel·lícules fins a comprar queviures. Per això, la gestió dels vostres documents s'ha tornat més dif��cil que mai.
Hi ha diverses eines/programari per gestionar diversos documents que utilitza una empresa diàriament. Per als documents habituals, tenim un sistema de gestió de documents, mentre que un sistema de gestió de contractes és el més adequat per a documents específics com ara contractes. Tanmateix, aquests senzills passos són efectius per a totes les formes de documents.
1. Establiu el vostre procediment de gestió de fitxers
Moltes empreses tenen molts documents dels quals han de fer un seguiment en qualsevol moment, però no tenen ni idea del bé que els fan un seguiment i molt menys què fer-hi per accedir fàcilment quan sigui necessari. El primer que han de fer totes les empreses és establir un procediment per gestionar els documents.
Això s'aconsegueix creant directrius i processos específics que voleu seguir en la vostra gestió documental. Cal dedicar temps a explicar acuradament els documents que s'han de conservar. els documents necessaris diàriament, quant de temps s'ha de conservar un document o quan s'ha de descartar.
2. Dissenyar un pla d'arxiu i una programació
Per tenir èxit en la gestió dels vostres documents, seguiu un pla de fitxers i un calendari. Això crearà coherència i us ajudarà a ser més productiu al vostre negoci. Tant si esteu treballant en un problema per a un client com si esteu enviant una factura a un client, totes aquestes coses haurien d'anar a les carpetes. Els fitxers s'han d'afegir al programa que utilitzeu per gestionar documents tan sovint com sigui possible.
3. Organitzeu els fitxers existents
Organitzar els fitxers existents és una bona manera de començar a gestionar els vostres documents. Tant si voleu comprar programari com si no, és important organitzar primer els documents existents.
Això us donarà una idea sobre quins components del sistema de gestió de documents voleu i què faran exactament per vosaltres.
També us ajudarà a saber si necessiteu programari o només podeu confiar en paper i llapis per gestionar els vostres documents.
4. Eliminar els fitxers obsolets i redundants
Normalment, tothom té uns quants fitxers als seus ordinadors que estan obsolets o ja no són necessaris. Malauradament, però, aquests fitxers tendeixen a acumular-se en gran nombre. És molt important que us desfeu de les versions anteriors i esbrineu on teniu còpies redundants desades . També és important evitar desar els mateixos fitxers una i altra vegada.
5. Fer plans d'emmagatzematge i eliminació
Per gestionar correctament els vostres documents, heu de determinar què és important i què es pot arxivar temporalment després d'un període de temps adequat. És per això que hauríeu de fer plans d'emmagatzematge i eliminació perquè els vostres documents no només surtin.
6. Assegureu-vos un manteniment regular
És important tenir un manteniment periòdic dels documents comercials, com ara els drets de propietat i els registres dels contractes. Aquests documents solen acumular-se ràpidament i, per tant, seria difícil trobar-los quan els necessiteu. Per tant, és necessari disposar d'un sistema organitzat per gestionar els vostres documents empresarials.
Amb gairebé tothom treballant amb ordinadors avui en dia i el creixement dels telèfons mòbils, la importància d'una gestió de documents ben organitzada i segura és de cabdal importància. Però gestionar els vostres fitxers serà una cosa que tots ens trobarem. És important tenir les eines adequades al seu lloc i la vostra informació emmagatzemada de manera segura.
És possible que ni tan sols us adoneu del fàcil que és perdre informació o que actualment l'estàs emmagatzemant al lloc equivocat. Hi ha molts tipus diferents d' eines de gestió disponibles per ajudar-vos a emmagatzemar correctament els vostres fitxers. Per tant, cal vigilar a mesura que el vostre negoci creix per assegurar-vos que esteu tractant tots els aspectes del vostre negoci de manera eficaç, inclòs el tractament dels vostres fitxers.
De vegades, quan esteu treballant a Chrome, no podeu accedir a determinats llocs web i apareix un error "No s'ha pogut trobar l'adreça DNS del servidor a Chrome". Aquí teniu com podeu resoldre el problema.
Com canviar la vostra contrasenya al servei de streaming de vídeo de Netflix mitjançant el vostre navegador preferit o l'aplicació d'Android.
Si voleu desfer-vos del missatge Restaura les pàgines a Microsoft Edge, tanqueu el navegador o premeu la tecla Esc.
L'enllaç profund és la tècnica de redirecció d'usuaris de tendència. Obteniu informació sobre els enllaços profunds aquí per utilitzar-los per fer créixer el trànsit del vostre lloc web o de l'aplicació.
La RA és la següent gran cosa d'Internet per a l'entreteniment, la feina o els negocis. Apreneu el núvol de RA en detalls per convertir-vos en un usuari informat.
Utilitzeu Microsoft Edge Drop i compartiu fàcilment fitxers i missatges entre dispositius seguint aquests passos senzills per a principiants.
Vegeu com de fàcil és desar i compartir rutes a Google Maps al vostre ordinador i al vostre Android. Fes una ullada a aquests passos per a principiants.
M'agrada mantenir entretinguts els meus veïns canviant la meva xarxa Wi-Fi per diferents noms divertits. Si busqueu idees per a un nom Wi-Fi divertit, aquí
Gmail és sens dubte un dels millors serveis de correu electrònic disponibles avui dia, oferint una sèrie de funcions impressionants que fan que la comunicació sigui més eficient i
Tenir un nom d'usuari de Discord és essencial per diversos motius, ja que serveix com a identificador únic a la plataforma i us permet interactuar amb altres
