La pandèmia del Coronavirus ha comportat nous reptes, sobretot pel que fa a treballar des de casa. Pot ser especialment difícil quan tens un equip que intenta treballar junts en un projecte. La col·laboració virtual s'ha convertit en la nova normalitat en l'entorn de treball modern, ja que els equips intenten treballar des de diverses ubicacions o fins i tot continents.
Google Docs és una magnífica eina de col·laboració que és flexible per al treball en equip i es pot accedir fàcilment, fins i tot des dels telèfons intel·ligents. Però amb aquesta flexibilitat, encara hi ha una necessitat d'integració del correu electrònic. Els correus electrònics s'han convertit en una eina bàsica de comunicació empresarial. S'envien diversos correus electrònics a la paperera i alguns és millor arxivar-los. Mentre es treballa amb eines de corroboració, alguns canvis poden ser necessaris per a altres membres de l'equip. Aquesta funció pot ser útil per fer un seguiment de les invitacions a reunions, enviar els horaris per correu electrònic i molt més.
Integració del correu electrònic a Google Docs
Google té algunes funcions per ajudar-vos a combinar els vostres documents de Google i els vostres correus electrònics. Per a la primera opció, seguiu els passos següents.
Activa la creació de documents
Inicieu sessió al vostre Gmail i feu clic a la icona en forma d'engranatge que hi ha a la part superior dreta. Després d'això, feu clic a Configuració. A prop del centre superior, feu clic a la pestanya Labs i desplaceu-vos lentament cap avall. Feu clic a Activa al costat per crear un document. Després d'això, deseu els canvis fets. Així que la propera vegada que vulgueu desar el vostre correu electrònic a Google docs, feu clic al botó més. Aquest botó es troba a la part superior central del tauler de lectura de missatges. A continuació, feu clic a Crea un document. S'obrirà una pestanya, i des d'allà és molt fàcil editar o desar. Fins i tot podeu exportar a pdf o altres formats de fitxer.
Document adjunt de Google
La segona opció que teniu és fer clic a la pestanya Fitxer al document de Google, desplaceu-vos cap avall i obtindreu l'opció "Correu electrònic com a fitxer adjunt". Un cop seleccioneu aquesta opció, apareixerà un correu electrònic emergent tal com es mostra al diagrama següent. Aquí teniu l'opció d'afegir l'adreça de correu electrònic del membre al qual voleu enviar el document, també teniu el privilegi d'introduir un missatge al cos abans de compartir el document. Aquesta integració ha estat facilitada per Google. El compte de Gmail utilitzat per accedir als documents de Google s'utilitzarà per enviar el correu electrònic.
També es pot integrar i convertir documents de Google en correus electrònics afegint una extensió de Google Chrome des de la botiga web de Chrome i, a continuació, seleccioneu l'extensió. Després de descarregar l'extensió de Google, afegiu-la. A continuació, veureu un botó que diu "Obre a Gmail". Un cop feu clic a aquest botó, apareixerà una finestra emergent que indica "Estem convertint el document de Google al correu electrònic". Després d'això, rebràs una confirmació que el teu document de Google s'ha enviat com a correu electrònic de Gmail o de l'aplicació de Google.
Extensió de Chrome
També es pot integrar correus electrònics amb Google Docs afegint una extensió de Chrome per editar correus electrònics a Google Docs, podeu obtenir l'extensió de Chrome. Aquesta extensió ofereix el luxe d'editar correus electrònics a Google docs. Un cop descarregueu l'extensió, feu clic a Afegeix una extensió.
Un cop obriu la comprovació del correu electrònic i feu clic a la icona "Edita a Google Docs" al correu electrònic de l'aplicació de Google o a Gmail. És possible que rebeu una notificació que us demani que autoritzeu l'accés a Google Drive. Seleccioneu l'opció d'afegir un compte de Google Drive. Això serà crucial quan vulgueu desar correus electrònics a la vostra unitat de Google després d'editar-los als documents de Google. Aquesta funció és útil, sobretot quan esteu treballant en un projecte amb un gran equip.
Gaudeix d'un flux de treball més fàcil i corroborat
Aquestes són algunes de les poques maneres d'integrar documents i correus electrònics de Google. Podeu gaudir de les funcions addicionals i optimitzar la vostra productivitat treballant sense problemes i col·laborant en línia amb altres equips de projecte.