Вътрешен клиент за незабавни съобщения (IM): Сигурна организационна комуникация

Комуникацията и смислените взаимодействия са това, което прави една организация по-ефективна. Без взаимодействие на членовете, съответното работно място трудно може да предложи благоприятен бизнес резултат. Комуникациите и споделянето на информация между служителите обаче изискват среда, която може да изпълни целта на ефективна организационна комуникация, както и споделяне на важни данни и полезни актуализации. Няколко организации използват IM клиенти като WhatsApp и Skype Chat, за да помогнат на членовете си да общуват индивидуално в групи. Въпреки това, много от тях не осъзнават опасностите, които хостваните в интернет клиенти за IM представляват за организация и свързаната информация, споделена в тези клиентски приложения на трети страни, които се хостват на външни сървъри.

За да се справят с тези проблеми, е важно организациите да намерят начин да защитят както своите организационни данни и информация за служителите, така и други чувствителни файлове и информация, които споделят на предпочитания от тях клиент за IM. Нека видим как вътрешният клиент за IM може да бъде по-добро и по-сигурно решение за улесняване на незабавната комуникация между членовете в офис пространство.

Как вътрешните мигновени съобщения се различават от приложенията за IM от трета част?

Източник на изображението: Canadian Business

Клиенти за IM на трети страни като Hangouts, WhatsApp и Skype ви позволяват да общувате и споделяте информация, като ви предлагат носител за трансфер между подателя и получателя. Този носител са центровете за данни на съответния IM клиент, където се съхраняват всички данни и чатове, които споделяте в приложението. По принцип всички файлове, които споделяте, организационните стратегии, които обсъждате, и цялата информация, която предавате, използвайки този клиент за IM, се прехвърлят към сървърите на IM клиенти и се съхраняват там под формата на база данни.

Това излага тази информация на риск от кражба и отвличане. Друго притеснение, повдигнато от много рецензенти, е, че данните ще трябва да преминат през публичните мрежи, а в Интернет никой не може да каже с увереност, че тези данни няма да бъдат прихванати от хакери и любопитни правителства, които могат да ги злоупотребяват.

От друга страна, вътрешните клиентски приложения за IM работят само за вашето офис пространство. За разлика от сървърите на клиентски приложения за IM на трети страни, вътрешните месинджъри са свързани само с вашата офис мрежа. Това означава, че данните, споделени между подателя и получателя в такива клиентски приложения за IM, се предават през сървъра, който е инсталиран във вашето работно местоположение. Това ви позволява да съхранявате споделените си данни в рамките на вашата организация на доверен сървър, който не е свързан към обществена мрежа.

Трябва да се прочете:-

Клиенти за незабавни съобщения (IM): защо не са подходящи... Приложенията за незабавни съобщения са навсякъде в мрежата и в нашите мобилни телефони, което улеснява комуникацията. Но колко добре тези IM...

Как работят вътрешните IM клиенти?

Процесът е почти същият като при клиентските сървъри за IM на трети страни, макар и с малки разлики. Първо, сървърът за IM тук е във вашия собствен офис, вместо в корпорацията на собственика на някое друго приложение за IM на трета страна. Това прави вас или всяко друго назначено лице в ИТ администрацията на вашата организация, администратор-администратор на вашия вътрешен клиент за IM. Сега, за да използва клиентското приложение за IM, на съответния потребител ще бъде предоставено специално генерирано потребителско име и парола (които могат да бъдат променени по-късно).

След като паролата бъде въведена, вътрешният сървър ще зареди директно акаунта на потребителя със списъка с членове, работещи в организацията, което ще формира вашия персонализиран списък с приятели в офиса. Останалата част от процеса е абсолютно същата. Подателят въвежда съобщение, което се предава на вътрешния сървър и след това се прехвърля към получателя. И всичко това се прави за секунди, така че никога да не овладеете цялото предаване, което ви позволява да давате и получавате незабавни отговори.

———————>

Вътрешното клиентско приложение за IM, работещо на вътрешен сървър, свързан към частна мрежа, ви позволява да съхранявате данните си в рамките на стените на вашето работно място. Но това не е всичко, което ви предлага вътрешният месинджър.
Какви предимства предлагат вътрешните, хоствани клиенти за IM срещу приложения за IM на трети страни

Защо една организация трябва да използва вътрешен клиент за IM спрямо лесно и свободно достъпен месинджър на трета страна? Ето списък с всички плюсове, които биха ви помогнали да разберете защо месинджърите на трети страни, въпреки функциите, които предлагат, не са подходящи за организации:

1. Споделянето на информация става по-безопасно

Информацията за пакетите, която споделяте във вътрешно приложение за IM клиент под формата на изображение или документ, се предава само през офис мрежата и се съхранява на сървър там, преди да бъде предадена на приемника. Тъй като споделените данни остават във вашата собствена мрежа и сървъри и не са с корпорация на трета страна, не е нужно да се притеснявате за възможността от неоторизиран достъп или злоупотреба с информация.

Трябва да се прочете:-

Сблъсъкът на титаните за незабавни съобщения: WhatsApp v/s Snapchat WhatsApp е свързан с изпращане на текстови съобщения, а Snapchat ви позволява да споделяте забавни истории с приятелите си. Ето някои плюсове и...

2. Вие, като собственик, имате контрол и наблюдение върху споделената информация

Като собственик на бизнес със сигурност не бихте искали някой да обработва неправилно организационните данни или да споделя неоторизирани файлове в чат. Не можете да предполагате нищо в това отношение за IM клиент на трета страна; обаче, използването на вътрешен месинджър, работещ на офис сървър, ще ви позволи да поддържате редовна проверка на информацията и данните, които постоянно се споделят през приложението. Това ще ви помогне да избегнете разпространението на реч на омраза и неетична комуникация в рамките на организацията.

3. Самопредпочитано управление на база данни

Източник на изображението: MitchJ

Вместо да оставяте вашата сървърна база данни, събрана от цялата дейност на клиента за IM, на трета корпорация, вътрешен месинджър ще ви позволи да поддържате тази база данни в рамките на офиса. След това можете да накарате вашите ИТ специалисти да организират базата данни по ваш избор, което също би направило извличането и съхранението на данни по-управляеми. Тези организирани данни могат да се използват допълнително в ретроспекция, за да служат на организационни интереси за изследователски цели.

4. Можете да запазите данните си защитени с всеки от предпочитаните от вас методи за защитна стена

Източник на изображението: The Washington Post

При приложенията за IM на трети страни трябва да разчитате на разработчиците на клиента и корпоративните собственици за сигурността на сървърите. Един единствен недостатък от тяхна страна може да доведе до пробив и може да остави данните ви незащитени и уязвими извън вашия контрол. Въпреки това, вътрешният сървър може да бъде защитен от всяка защитна стена, която изберете като собственик, и може да бъде защитен при вашите собствени правила и условия. По този начин можете да решите колко сигурни искате да предпазите сървърите си от злонамерен и шпионски софтуер атаки.

5. Вашите данни са ваши за използване

Източник на изображението: Puter Pros

Клиентите на трети страни за IM могат да използват вашите данни и да продават информация, получена от тях, на дигитални рекламодатели и търговци, за да им помогнат да набавят потребители в замяна на комисионни или директни плащания. Въпреки че много от подобни дейности са забранени от закона, клиентите на IM се отдават на такива дейности до известна степен и това също с ваше разрешение (което вие давате, като приемате посочените от тях условия).

Въпреки това, като имате вътрешно приложение за IM, с пълен администраторски контрол, вие можете да изберете свои собствени правила и условия и да премахнете всички възможности за неоторизирано и неуместно използване на вашите данни.

6. Няма проблем с пространството, докато не ви свърши в базата си

Източник на изображението: IBI Times

Всяко клиентско приложение за IM има ограничено облачно пространство, посветено на един конкретен акаунт. Освен това или трябва да изберете отделни облачни и уеб услуги на трети страни, или да платите за допълнително пространство. Но когато става въпрос за вътрешни клиенти за IM, пространството е ограничено само ако решите да не го разширявате. В сървърите са инсталирани специални твърди дискове. За да позволите повече данни да се съхраняват на сървъра, винаги можете да имате повече специални дискове или устройства с по-голямо дисково пространство, инсталирани в сървъра. По този начин винаги можете да съхранявате все повече и повече дневници за чат на вашия сървър за IM без проблеми с плащането за допълнително пространство.

Трябва да се прочете:-

10 най-добри инструмента за комуникация в екип - Екипно сътрудничество... Ако също така вярвате, че „Работата в екип е важна за успеха на всички бизнеси“, тогава започнете да използвате инструменти за групова комуникация и...

7. Контрол върху промените в приложението за IM

Корпорациите на трети страни могат да вземат предвид общия интерес на потребителите, докато правят промени и надстройки на своите клиенти за IM. Въпреки това, наличието на вътрешно приложение за IM клиент ви позволява да имате пълна власт над неговите потребителски политики, актуализации и ограничения. Можете да зададете всичко това според изискванията на вашия бизнес и организационни цели и следователно да кодирате съответния месинджър в съответствие с постиженията на вашите бизнес интереси. Това означава, че няма ненужни надстройки, нежелани (в зависимост от употребата на вашия бизнес) функции и свобода от ограничени условия и правила на потребителското споразумение.

8. Предназначен само за организационна употреба

Вътрешен клиент за IM би бил нещо, което би работило само в офис системи. Тъй като ще бъде свързан към офис сървъри и мрежи, човек не може да го използва дистанционно за лична комуникация. Това ще ви позволи да имате отделно специално клиентско приложение за IM за вашата бизнес и организационна комуникация, което също ще бъде задължително инсталирано на всеки компютър, който се използва. Тъй като е ограничено до офис системи и списък с приятели, включващ само членове на организацията, съответното клиентско приложение за IM ще бъде изцяло посветено само на вашите бизнес комуникации и споделяне на информация и няма да има намеса на лични контакти и лична комуникация в бизнес IM ап.

9. Пълно участие

Вътрешно клиентско приложение за IM ще установи обща среда за комуникация между членовете, която ще бъде достъпна от разпределените системи. Освен това ще бъде отделно от приложенията за IM на трети страни с отдалечен достъп и следователно ще бъде отворено само за комуникация в офиса. По този начин той ще се използва от всички членове задължително, тъй като това ще остане единственото място за събиране на всички организационни актуализации и разбиране с колеги.

С бързо нарастващата скорост на комуникация, незабавните съобщения са важен начин да получите свързан офис. Тя позволява на работната група да комуникира помежду си незабавно, да споделя данни и файлове, да получава отговори и отговори почти незабавно. След като казахме това, важно е да запомните, че надпреварата за скорост не означава, че правим компромис със сигурността и неприкосновеността на организационните данни. Има множество последствия от използването на услуга на трета страна, като най-важният от тях е фактът, че те са собственост и се контролират от трета страна!

Организациите ще трябва да се свързват с обществени мрежи, за да имат достъп до сървъри на трети страни, за своите вътрешни комуникации. С нарастващите опасения за поверителността и сигурността и разпуснатото отношение на тези доставчици на комуникационни услуги от трети страни е наложително да изберем правилната среда за вътрешна комуникация. Изпробвайте самостоятелно хостван клиент за незабавни съобщения днес!